Een Agile aanpak heeft bij UMCG Amulancezorg geleid tot de oplevering binnen een jaar van het Elektronisch Vakbekwaamheiddossier Ambulance Zorg (EVA), dat alle personele en vakbekwaamheidsgegevens van het ambulancepersoneel bevat. Belangrijk voor het slagen van het project was de inbreng van integratietechnologie in de vorm van een enterprise service bus. Die zorgt voor het verweven van data en processen uit verschillende domeinen.
UMCG Ambulancezorg is een zelfstandige dochter van het Academisch Medisch Centrum Groningen. Ze verzorgt vanuit dertien ambulanceposten de ambulancezorg in de regio Drenthe. UMCG Ambulancezorg is mede-aandeelhouder in Ambulancezorg Fryslân en verzorgt voor deze organisatie alle facilitaire ondersteuning en hrm-activiteiten. Onder de vlag van UMCG Ambulancezorg werken in Drenthe en Friesland ongeveer 260 medewerkers.
Bij de organisatie viel in 2011 het besluit om de vaardigheden van de ambulancemedewerkers frequenter te meten. Een toets één keer in de vijf jaar was tot op dat moment gebruikelijk. Dat moest vaker gebeuren. Echter de instrumenten voor het volgen van de competentieontwikkeling van de medewerkers hadden allemaal hun eigen vorm van verslaglegging. Het gevolg was veel verspreide informatie, die vanwege het ontbreken van samenhang, vaak moeilijk was terug te vinden. Een pasklare oplossing was niet voor handen. Er zat niet anders op dan van scratch af een systeem te bouwen. Het kreeg de naam Elektronisch Vakbekwaamheiddossier Ambulance Zorg (EVA)
Diverse overlegsessies met de betrokken medewerkers resulteerden in een pakket van eisen, formeel vastgelegd in een functioneel ontwerp (FO) van tachtig bladzijden. Via een informele aanbestedingsprocedure vond dit boekwerk zijn weg naar een achttal potentiële leveranciers. Bij de beoordeling werd een grote waarde toegekend aan de kwalitatieve aspecten.
Agile/Scrum methodiek
Netbasics uit Barneveld kwalificeerde zich als beste om de specificaties uit het FO om te zetten naar een werkende oplossing. Zij introduceerden de Agile/Scrum methodiek binnen UMCG Ambulancezorg. Daartoe vertaalden ze het in processchema’s uitgewerkte FO naar een ontwikkeltraject, opgeknipt in ’sprints’. Die ‘sprints’ omvatten een aantal cycli van elk zes weken van bouwen, testen en opleveren van operationeel werkbare modules. Juist deze Agile/Scrum aanpak droeg bij aan de betrokkenheid van alle lagen binnen de organisatie bij de realisatie van het project.
En de vaart bleef er in. In het zogenaamde ‘sprintoverleg’ werd steeds de voorafgaande fase geëvalueerd met de functioneel verantwoordelijke medewerkers, alvorens nieuwe functies met andere medewerkers af te stemmen op de volgende sprint . Na vier weken bouwen werd een functionele module online gezet voor de acceptatietest van een week, waarna nog een week resteerde voor de finale oplevering.
Belangrijk voor het slagen van het project was ook de inbreng van integratietechnologie in de vorm van een enterprise service bus (esb) door PK uit Assen. In EVA zijn transparant voor alle participanten data en processen met elkaar verweven via een esb. De onderliggende technologie ensemble/caché heeft zich internationaal bewezen bij omvangrijk systeemintegratietrajecten. Door het gebruik van het integratieplatform is EVA gemakkelijk te voeden met broninformatie uit andere systemen binnen het hr-domein (Exact Synergy). Maar ook databases van daarbuiten laten zich via de esb raadplegen.
Managers, personeelsbegeleiders, de medisch manager ambulancezorg en opleidingscoördinatoren en de medewerkers zelf, hebben vanuit EVA alle informatie direct bij de hand, terwijl ze voorheen gegevens moesten halen uit allerlei Excel-sheets of uit email, dan wel andere systeemgebonden databases. Telkens moesten ze ergens anders inloggen. De keuze voor een integratieplatform maakt het mogelijk om de functionaliteit van EVA verder uit te breiden, bijvoorbeeld met een roostermodule. Daarvoor is nu een standaardoplossing gekozen die koppelt via de esb. Deze combinatie staat een medewerker van UMCG Ambulancezorg toe om een opleiding uit de opleidingscatalogus te selecteren en het tijdstip waarop hij of zij deze gaat volgen in een nog niet gepubliceerd werkrooster vast te leggen.
Functionaliteit toevoegen
Op deze manier is telkens nieuwe functionaliteit van andere systemen aan het esb toe te voegen zonder dat de hele structuur van de informatievoorziening binnen UMCG Ambulancezorg op de schop moet. Alle systemen blijven namelijk gewoon afzonderlijk functioneren. Zo zijn bijvoorbeeld de voertuigen van UMCG Ambulancezorg voorzien van ’blackboxes’ die de details van het rijgedrag tijdens de rit vastleggen. Een volgende stap kan zijn om die data naar EVA te ontsluiten om ze in het jaargesprek mee te nemen. Op deze manier zijn ook de ritprestaties aan EVA te koppelen vanuit de brondatabase, zodat is na te gaan of een chauffeur boven of onder een bepaalde norm presteert. Een ander belangrijke indicator in EVA betreft de registratie van het aantal voorbehouden handelingen van de verpleegkundige.
De voortgang van het EVA-project wordt door Machiel de Vink, projectleider bij UMCG Ambulancezorg, als vloeiend bestempeld. De efficiencyvoordelen die zich nu al openbaren, zijn momenteel nog niet gemeten. In kwantitatieve grootheden laat het succes van EVA zich dan ook nog niet uitdrukken. Maar dat de competenties van de 260 uitvoerende medewerkers een stuk sneller ter tafel komen, staat al wel vast. Een manager kan bij wijze van spreken een kwartier voor aanvang beginnen met de voorbereiding van een jaargesprek. Dat is weliswaar niet gebruikelijk, maar de inzichtelijkheid van EVA staat het wel toe.
