De kersverse fusiegemeente Alphen aan den Rijn heeft in sneltreinvaart de implementatie gerealiseerd van het zaaksysteem van Green Valley. In iets meer dan vier maanden is het systeem geïnstalleerd, zijn alle gebruikers opgeleid en zijn er zes e-diensten in de lucht gebracht. Een puike prestatie, zeker voor een gemeente die vanaf 1 januari 2014 gefuseerd is van drie naar één gemeente.
Het was een enorme uitdaging die de verantwoordelijke stuurgroep van de fusiepartners Alphen aan den Rijn, Boskoop en Rijnwoude zich in het voorjaar van 2013 gesteld had: binnen een tijdsbestek van negen maanden via een Europese procedure een nieuwe zaaksuite kiezen en op de allereerste ‘echte’ werkdag van de gloednieuwe fusiegemeente direct zaakgericht werken. ‘Vanaf het prilste begin hadden we er alle vertrouwen in dat het zou gaan lukken’, zegt Ron Meijer, cio van Alphen aan den Rijn. ‘En toen we begonnen met de implementatie ging het echt leven en zagen we dat we stap voor stap dichterbij het doel kwamen.’
Samenwerking, vertrouwen en commitment
Zoals bij elk project, kwam het resultaat niet zonder slag of stoot. Meijer zegt hierover: ‘We hebben uiteraard een paar tegenslagen gehad. Dat is onvermijdelijk in een dergelijk project. We hebben echter enorm goed samengewerkt met Green Valley en zijn implementatiepartner Daadkracht, waar nodig tijdig bij kunnen sturen en vooral enorm veel uren gedraaid en inzet getoond. De samenwerking, het onderlinge vertrouwen en het commitment in het hele team, feitelijk bestaande uit medewerkers van wel vijf verschillende organisaties (de drie fusiegemeenten, de productleverancier en de implementatiepartner) was subliem.’
Vanaf maandag 6 januari is de gemeente live met zes volledig gedigitaliseerde e-diensten. Meijer stelt dat het erg wennen is voor gebruikers om zowel met een nieuw systeem te werken als ook op een nieuwe manier – zaakgericht. De eerste resultaten zijn echter al heel goed. ‘We zien nu direct hoeveel aanvragen we ontvangen en hoeveel we er afhandelen binnen welke tijd. We hebben realtime inzicht in waar we norm- en streeftijden niet dreigen te halen en kunnen daar direct actie op zetten. Het doel voor 2014 is om meer processen zaakgericht af te handelen en om meer aan kanaalsturing te doen. Het streven is om medio 2015 gemeentebreed zaakgericht te werken.’
Naadloze aansluiting
De nieuwe honderdduizend-plus gemeente is ook blij met de naadloze integratie van het zaaksysteem met de front-office applicaties. ‘Het digitale loket en het cms zijn ook door Green Valley geleverd. De combinatie die er nu staat is één geïntegreerd geheel. We hoeven ons dus niet bezig te houden met koppelingen tussen het front- en het midoffice en het ‘aansturen’ van twee leveranciers’, zegt Meijer. ‘We kunnen ons volledig focussen op waar het echt om draait: het verbeteren van de dienstverlening en het zo efficiënt mogelijk inrichten van de klantgerichte processen.’
