Sysmex verwerkt facturen met 20/20 vision

Ruud Janssen, EMEA-projectmanager bij Sysmex Nederland & Belgium, vertelt over de keuze voor de software van 20/20 vision voor het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces.

Vóór het gebruik van 20/20 vision werden verschillende afdelingen en medewerkers van Sysmex Nederland en Sysmex Belgium, leverancier van medische en analytische apparatuur, belast met het handmatig verwerken en goedkeuren van facturen. Het proces moest geprofessionaliseerd worden. 20/20 Vision bleek hiervoor de ideale oplossing. Janssen legt uit: 'Wij dachten genoeg overzicht te hebben, maar het inkoop- en factuurverwerkingsproces op papier was verre van optimaal. Het inkoopproces en de hierbij behorende afhandeling van de facturen verliep langzaam, er was geen eenduidige werkwijze binnen de vier business units en de werkdruk voor het bij elkaar krijgen van alle relevante documenten voor één factuur was groot.'

Door het vele papierwerk had Sysmex geen zicht in de status van een factuur. Veelal werden inkooporders naar leveranciers verstuurd zonder de paraaf van de directie. Het gevolg hiervan was bijvoorbeeld afwijkende bestellingen zonder de juiste goedkeuring. Het inkoopproces, van bestelling tot afhandeling, moest anders.

Initieel dacht Sysmex het verwerken van facturen te kunnen oplossen met het scannen en herkennen van de facturen. Voortschrijdend inzicht leerde dat de complexiteit en het grote aantal facturen vroeg om een oplossing die met het vereenvoudigen van de processen winst zou gaan opleveren. 'Een gezamenlijke analyse met het hoofd administratie leerde dat functiescheiding en budgetbewaking essentiële onderdelen moeten zijn bij het professionaliseren van het inkoopproces', zegt Janssen. Sysmex heeft daarom gedurende het project de eisen en wensen bijgesteld. De uiteindelijke keuze viel op de volledige Budget2Pay-oplossing van 20/20 vision gekoppeld aan AMF Bedrijfssoftware van Microsign. 'De combinatie 20/20 vision en AMF past goed bij ons.' Eind maart 2014 is Sysmex Benelux overgestapt van AMF Bedrijfssoftware naar SAP versie 6. Vanaf dit moment maakt Sysmex gebruik van 20/20 vision geïntegreerd met het SAP systeem.

Het digitaliseren van het gehele proces van budgettering tot aan betaling maakte de betrokkenen bewust van de te behalen winsten. Efficiëntie en een betrouwbaar proces binnen geheel Sysmex, inclusief de buitenlandse vestigingen. Bij alle business units direct inzicht in het actuele budget. Tenslotte een afname van de foutmarge bij het coderen van facturen. Functiescheiding bij bestellen en goedkeuren van de factuur maakt het proces tevens audit-proof. 'Wij zijn nu in staat om de gehele betaalbatches in één uur tijd gereed te hebben voor betaling. In het verleden duurde dat soms wel twee middagen', zegt Janssen met een brede glimlach.