OeverZaaijer architectuur en stedenbouw behoort tot de top tien van architectenbureaus in Nederland. Naast het creëren van mooie ontwerpen is OeverZaaijer ook in staat deze ontwerpen bouwkundig helemaal uit te werken en tot een goed einde te brengen. Daarvoor heeft het bureau zo’n zestig personen in dienst, afhankelijk van de lopende projecten. Het staat daarbij vooral bekend om complexe projecten, onder andere voor Friesland Campina, Akzo en Endemol. In 2013 is het architectenbureau van Exact AEC overgestapt op de PSA-oplossing binnen Exact Synergy.
OeverZaaijer werd opgericht in 1990 en is al jaren een toonaangevend bureau. Victor Frequin, zakelijk directeur bij OeverZaaijer, vertelt over de ontwikkelingen in de markt: ‘Naast stedenbouwkundige en nieuwbouw-opgaves, is transformatie van bestaande gebouwen een hele belangrijke nieuwe taak geworden. Denk bijvoorbeeld aan het transformeren van een kantoorgebouw tot woningen. Ook al zou je graag nieuwe dingen willen ontwerpen, er ligt nu eenmaal een maatschappelijke verplichting om ook iets met de bestaande gebouwen te doen. Daarbij moet je ook heel goed kijken naar de kosten: afbreken en opnieuw bouwen versus transformeren. Dit zijn zeer ingewikkelde zaken waarbij wij multidisciplinair naar de situatie kijken: creatief en bouwkundig, maar dus ook financieel en marketinggericht. En daar worden soms ook andere disciplines voor ingehuurd. Al met al zeer complex.’
Synergy houdt ons op het pad
Om goed met deze complexiteit om te kunnen gaan, besloot OeverZaaijer in 2013 van Exact AEC over te gaan op de PSA-oplossing binnen Exact Synergy. Dit in combinatie met de al bestaande financiële administratie in Exact Globe. Na een aantal jaar werken met Exact AEC ontstonden er nieuwe behoeftes voor OeverZaaijer. Ook was de urenadministratie een uitdaging, dat deden ze voor 2013 nog handmatig.
Frequin licht toe: ‘Het aandeel van ict in de moderne bedrijfsvoering wordt in het algemeen steeds groter, dat is een gegeven. We kunnen niet meer zonder en dat moet je als bureau goed organiseren. Of je het nu hebt over onze boekhouding, facturatie, crm of urenregistratie, we hebben daarvoor intelligente it-systemen nodig. Daarnaast is het belangrijk de grote mate van complexiteit te managen en een systeem als Synergy houdt ons wat dat betreft op het pad. Het maakt onze complexiteit grijpbaar en bestuurbaar.’
Alles centraal in één systeem
Frequin vervolgt: ‘De veranderende processen leiden ertoe dat we ook steeds meer behoefte hebben aan informatie en documentatie in één centraal systeem. En dat begint allemaal met het leveren van input daarvoor. Iedere medewerker zal zijn of haar informatie daar op de juiste manier in moeten gaan zetten. Dit is erg belangrijk voor ons om ook in de toekomst aansluiting te houden met de behoeftes van onze klanten. Het systeem zal ons hele bureau steeds meer gaan leiden. En dit moet nog wel meer gaan groeien, maar dat positieve sneeuwbaleffect is gaande. Als iedereen – van directie tot projectleiders tot secretariaat- – digitaal werkt, dan zal alles steeds sneller en makkelijker gaan.’
Effectiever documenteren
OeverZaaijer is lid van de BNA, de Brancheorganisatie van Nederlandse Architecten. Deze heeft voor klantrapportages een vooraf bepaalde structuur vastgelegd voor standaardisatie in de branche. En deze structuur ‘De Nieuwe Regeling’ (DNR) zit ook in de PSA-oplossing verwerkt. Frequin: ‘Die structuur zit bij ons verankerd in het systeem. En de echte winst van onze oplossing zit hem ook in de mate waarin we de informatie geaggregeerd kunnen aanbieden voor facturen of overzichten. We kunnen nu veel sneller en beter documenteren naar onze opdrachtgevers toe, bijvoorbeeld als het gaat om de urenoverzichten. Dat moet gewoon allemaal klantproof zijn en dat is het nu ook.’
OeverZaaijer heeft bij de implementatie van PSA sterke betrokkenheid vanuit de organisatie gecreëerd. Dat is een cruciale succesfactor geweest. Er werd daarvoor een externe projectleider ingezet om de kwaliteit en doelen te bewaken. Daarbij zijn OeverZaaijer en Exact in het traject ook steeds als partners opgetrokken. Frequin over de invoering van de oplossing: ‘Ik kijk terug op een goed proces. Wij maken graag gebruik van de kennis en kunde van Exact, want ict is niet ons vak. En ja, soms gaat er ook wel eens wat mis. Maar dan is het belangrijk dat dat goed en snel wordt opgelost.’ Frequin sluit af met een blik op de toekomst: ‘Ik zou graag een app willen om altijd en overal toegang te hebben tot onze projectinformatie. En we willen nog gaan kijken met Exact naar de planningsmodule en het integreren van ons kwaliteitshandboek in Synergy.’
