Alfa Accountants & Adviseurs richt op kernactiviteiten en bespaart op ICT-kosten

Alfa Accountants en Adviseurs is een adviesorganisatie voor het midden- en kleinbedrijf op het terrein van accountancy, belastingen, bedrijfskundige zaken en wat daarmee verband houdt. De oorsprong van het bedrijf ligt in de agrarische sector. Alfa is nog steeds sterk vertegenwoordigd in deze branche, maar bedient ook vele klanten in sectoren als automotive, bouw, retail en recreatie.

 Alfa heeft een hoofdkantoor in Wageningen, 34 regiokantoren en werkt met 800 professionals die over het land zijn verspreid. De regiokantoren zijn resultaatverantwoordelijk en vulden in de jaren negentig zelf hun eigen automatiseringsomgeving in met uiteenlopende hard- en softwaresystemen. Bij het beheer hiervan waren in totaal meer dan dertig mensen betrokken. Het beheer van deze sterk gedecentraliseerde computerondersteuning vroeg steeds meer middelen en inspanningen. De kosten liepen op en het werd steeds moeilijker om het overzicht te bewaren. Alfa zocht daarom naar een oplossing om de ICT-diensten te centraliseren en daarmee kosten te besparen. De oplossing van het beheerprobleem werd bij Qwise gevonden, zodat de specialisten van Alfa zich nu kunnen concentreren op hun kernactiviteiten: accountancy en bedrijfsadvies.

Naar standaardisatie

Rond de millenniumwisseling startte Alfa al met het introduceren van een standaard ICT-omgeving voor alle regiokantoren. Een grote schoonmaak onder de uiteenlopende platforms en infrastructuren volgde. Het Citrix / Windows platform werd voor iedere vestiging tot norm verheven en er werden snelle lijnen geïnstalleerd voor de onderlinge datacommunicatie. "Deze maatregelen maakten de situatie al een stuk overzichtelijker," meent Joop Wien, stafmedewerker ICT bij Alfa Accountants en Adviseurs. "Voorstellen om het hele beheer van data en applicaties elders onder te brengen, werden evenwel in eerste instantie door de regionale directies afgewezen, omdat zij zelf de controle over de computersystemen wilden behouden. Dat veranderde allemaal nadat we in 2004 een pilot project succesvol afsloten."

Aan het pilot project namen zes regiokantoren deel. Alle applicaties en data gingen op systemen van een extern datacenter draaien, verbindingslijnen werden opgewaardeerd en thin clients in de vestigingen waren voldoende om het werk te kunnen blijven doen. "De proef was succesvol en de deelnemers realiseerden zich dat het grote voordelen heeft als je je geen zorgen over het beheer hoeft te maken," zegt Joop Wien. "Er is toen voor gekozen om de IT-omgeving te centraliseren in een extern datacenter en het beheer te outsourcen. Echter, bood de leverancier destijds te weinig garanties voor continuïteit en ondersteuning. Om die reden werd de samenwerking na een klein jaar stopgezet."

Qwise neemt verantwoordelijkheid

Vervolgens ging Alfa op zoek naar een organisatie die wèl alle gewenste garanties kan geven. Eén van de voorwaarden van Alfa is dat alle applicaties en data in een extern datacenter draaien en dat er een tweede datacenter achter de hand is, waarop vrijwel onmiddellijk kan worden overgeschakeld als het eerste datacenter uitvalt. Bovendien wil Alfa ook het hele systeembeheer, inclusief dat voor de kernapplicaties en de kantoorautomatisering, uitbesteden. Op die manier kan er beter worden ingezoomd op de core business van de organisatie. Er werd in 2006 een tender uitgeschreven, waaruit Qwise als beste tevoorschijn kwam en die nu verantwoordelijk is voor het ‘alive and kicking' brengen en houden van de totale ICT-omgeving. De datacenter faciliteiten worden bij twee verschillende providers ingehuurd: één als actief centrum en de tweede als schaduwcentrum. Qwise is verantwoordelijk voor het beheer van de data, applicaties en infrastructuur. In Qwise vond en vindt Alfa een echte specialist op het gebied van server based computing die ook nog eens down-to-earth en realistisch is in de advisering en uitvoering van complexe ICT-projecten.

Als voorbereiding op de opbouw van een nieuwe centrale ICT-omgeving zijn Alfa en Qwise met een driedaagse 'heidesessie' begonnen, op die manier konden er snel stappen gemaakt worden. De eisen en wensen van Alfa moesten worden vertaald naar technische oplossingen en ICT-functionaliteit. Er werd precies nagegaan wat beide partijen van elkaar verwachten. Het totale eisenpakket voor het Service Level Agreement werd in kaart gebracht en op realiteit getoetst. Cruciaal hierbij waren de afspraken die met derden werden gemaakt, waaronder de datacenters, de aanbieder van de glasvezel lijnverbindingen en de leveranciers van hard- en software. Nadat die afspraken helder waren en er overeenstemming was over het functioneel en technisch ontwerp, is Qwise de omgeving gaan opbouwen. Wien: "Daar komt heel wat bij kijken, maar na een aantal maanden hard werken en een spannend migratieweekend zijn toch echt alle kantoren, inclusief het hoofdkantoor, overgeschakeld op de nieuwe, gecentraliseerde en geoutsourcte omgeving. Daarna functioneerde deze oplossing al gauw naar volle tevredenheid."

Partnership

In de nieuwe constructie bespaart Alfa op zowel hardware- als beheerkosten. Het ICT-team binnen de Alfa organisatie telt drie professionals, die zijn belast met functioneel beheer. Zij kijken met name naar nieuwe mogelijkheden die dankzij ICT-oplossingen mogelijk zijn, zodat de medewerkers van Alfa de dienstverlening naar hun klanten kunnen verbeteren. Paul Zeldenthuis, Manager Business Unit Outsourcing bij Qwise, vertelt: "Het hele technische en operationele beheer verzorgt Qwise, die bovendien ook regelmatig de Alfa organisatie wijst op mogelijkheden voor verdere inhoudelijke of infrastructurele verbeteringen."

"Het kennisniveau rond onze ICT-omgeving ligt door de genomen maatregelen nu op een veel hoger plan dan voorheen. Door de praktische beheerproblemen buitenshuis te leggen, hebben wij intern de ruimte gekregen om de ICT heel nauwgezet en dienstbaar aan te laten sluiten op onze kernactiviteiten. Daarbij voorziet het partnership met Qwise erin dat we elkaar steeds aanspreken op mogelijkheden om nóg verder te verbeteren, zowel op het vlak van ICT-beheer als waar onze core business betreft," besluit Joop Wien.