Solipsis is spil in IT-omgeving Total Exotics

Operationeel directeur Ron van der Vloed is sinds de oprichting van Total Exotics in augustus 2010 bij het bedrijf betrokken. 'We zijn volgens het self starting principe van moederbedrijf Total Produce Group opgericht. Onze eerste klanten bevonden zich binnen de Group en dat genereerde meteen een bepaalde flow van producten. Al snel werd ook de interesse gewekt van externe klanten.' Op dit moment heeft Total Exotics achtien vaste medewerkers in dienst en werkt het dagelijks met een pool van maximaal dertig flexkrachten.

Hoge kwaliteitsnormen

Total Exotics exporteert en levert business-to-business aan groothandel, importhandel en retail in Scandinavië, Duitsland en Nederland. 'Wij importeren onze producten vanuit alle continenten, waarvan Afrika en Zuid-Amerika de twee belangrijkste zijn', aldus Van der Vloed. '60 procent is mango's en avocado's en de overige 40 procent betreft exotische groenten zoals sugarsnaps en mangetout (oftewel peultjes).'

De toegevoegde waarde van Total Exotics zit onder meer in de rijping- en verpakkingsconcepten die aan de hoogste kwaliteitsnormen voldoen. 'We verkopen producten rechtstreeks vanaf de bron, los of verpakt, gerijpt of ongerijpt. Per week staan 125 pallets in de rijpkamers zodat de mango's en avocado's 'ready to eat' bij de klant kunnen worden aangeleverd; naar wens verpakt in een van onze merken of private label. Wij hebben de hele keten, van bulkimport tot en met het op klantspecifieke wensen rijpen, verpakken en distribueren 100 procent onder controle.'

'Ontzorgen' is belangrijk

Ict speelt binnen de bedrijfsvoering van Total Exotics een cruciale rol. Van der Vloed: 'Zonder ict is deze zaak niets; dan ligt alles plat. Maar dat is eigenlijk altijd al zo geweest binnen deze branche. Van productie tot en met orderingeving, maar ook alle logistieke processen verlopen via ict en dan vooral via de branchespecifieke software die op de systemen draait. Sinds twee maanden zijn we operationeel met Microsoft Dynamics NAV en Foodware SI via onze vaste softwareleverancier Schouw Informatisering. Foodware is branchespecifieke software voor alle logistieke en financiële transacties die veel wordt toegepast binnen de aardappelen, groenten en fruit (AGF)-sector en andere levensmiddelenbranches.'

'Solipsis Managed Services is een van de vaste ict-partners van Schouw en zo is ook het contact met hen tot stand gekomen. Na een grondige inventarisatie hebben zij onze ict-structuur van A tot Z ingericht en geleverd. Maar ook het beheer, zowel hardware- als softwarematig, hebben we volledig aan hen uitbesteed. Solipsis Managed Services is niet alleen verantwoordelijk voor de ict-omgeving van het inkoop/verkoopkantoor maar ook van de verschillende productielijnen. Zo zijn de terminals in de loodsen volledig geïntegreerd.'

Optelsom van efficiency

Zaken die normaal een interne ict-beheerder zou doen, zijn nu volledig onder regie van Solipsis Managed Services. Intern heeft Total Exotics dus helemaal geen ict-afdeling meer. Het vaste partnership met Schouw Informatisering ziet Van der Vloed als belangrijk voordeel. 'Solipsis Managed Services en Schouw kennen elkaar en dat versterkt de efficiency. De structuur en de processen zijn duidelijk. Er is een aantal vaste contactpersonen bij mij bekend in geval van een storing of voor bijvoorbeeld de aanschaf van nieuwe hardware. Ook de servicedesk werkt prima en reageert vlot op storingen. Solipsis Managed Services heeft voor de melding van storingen zelf de procedures opgesteld op basis van ITIL. Bij lichte storingen, zoals een kapot beeldscherm of een kapotte muis kunnen de medewerkers zelf rechtstreeks contact opnemen. Als het gaat om grotere storingen of de aankoop van nieuwe hardware dan verloopt het altijd via mij.'

Total Exotics bestaat nu bijna vier jaar en heeft in korte tijd een flinke groei doorgemaakt. Van der Vloed: 'We zijn letterlijk uit ons jasje gegroeid zodat we met ons inkoop/verkoopkantoor zijn verhuisd naar een pand iets verderop in de straat. Op de oude locatie bevindt zich nu nog een kleine kantoorruimte en het warehouse. Dit is zeker niet ideaal en bovendien blijven we nog doorgroeien. We kijken dan ook uit naar een nieuw onderkomen waar productie, inkoop en verkoop weer samen onder één dak kunnen. Voor Solipsis Managed Services is hier een belangrijke taak weggelegd om dat ict-matig in te gaan richten. Dat vertrouwen is in de relatief korte tijd dat we nu samenwerken zeker al opgebouwd.'