Overheidsinformatie bijeen in digitale bibliotheek

Netwerkvorming biedt de mogelijkheid tot integratie van databestanden en -systemen van bibliotheken en archieven van ministeries en het Rijksarchief. De toegankelijkheid van overheidsinformatie wordt daardoor groter.

Dit blijkt uit een studie van het projectbureau voor informatiemanagement NBBI. Sinds begin dit jaar is het NBBI onderdeel van TNO/STB (Studiecentrum voor Technologie en Beleid). Het NBBI constateerde dat een geïntegreerde toegang tot verschillende soorten bronnen van overheidsinformatie mogelijk is. We spreken dan van een 'digital library'.
Een dergelijke toegang is mogelijk als gebruik wordt gemaakt van algemeen aanvaarde standaarden voor het opslaan, distribueren, terugvinden, ophalen en presenteren van informatie. Het motto hierbij is eenduidigheid. De keuze van standaarden is van het grootste belang om betrouwbare en stabiele systemen te realiseren. Zonder standaardisatie in de opslag van documenten is het niet goed mogelijk deze informatie terug te vinden en op te halen. De beschrijving van elektronische documenten is belangrijk ondermeer om de originele stukken later terug te vinden en op te halen. Voor de beschrijving van digitale documenten, de metadata, is een aantal standaarden ontwikkeld waaruit een keuze dient te worden gemaakt.

Inzichtelijkheid

Bij de keuze voor de vorm waarin documenten worden gepresenteerd, speelt ook de gebruiker een rol. Deze moet aan kunnen geven op welke kenmerken hij zou willen zoeken en welke informatie hij op het scherm dan wel op papier getoond zou willen zien.
In een elektronische omgeving waarin overheidsdocumenten van verschillende herkomst worden aangeboden, krijgt de gebruiker te maken met uiteenlopende documenten die volgens een bepaalde standaard zullen moeten zijn beschreven. Volgens het NBBI zal de presentatie van deze documentbeschrijvingen zeer goed moeten worden georganiseerd, evenals de presentatie van de documenten zelf, en de onderdelen van die documenten. Deze presentatie is voor te stellen als een landkaart van documenten en hun virtuele locaties.
Het NBBI benadrukt dat het om meer gaat dan alleen een handige menu-structuur voor het bedienen van de software. Voor de gebruiker is deze inzichtelijkheid van de documentpresentatie van groot belang. In de gebruikersinterface zal met name aandacht moeten zijn voor de opties die de gebruiker heeft. Duidelijk dient te zijn welke documenten in welke vorm, op welke wijze en eventueel tegen welke kosten kunnen worden getoond.

Digital library

Het NBBI raadt aan de elementen te specificeren die in de 'digital library' moeten worden opgenomen, zoals de documenten, de documentbeschrijvingen en de 'servers' met verschillende functies. Verder moet worden geprobeerd de meest geschikte standaarden te identificeren die gelden voor de opslag, communicatie en beschrijving van digitale documenten. Vervolgens moet een aantal gebruikers in een zo vroeg mogelijk stadium worden betrokken bij het ontwerp. Ook gebruikers die weinig ervaring hebben in het zoeken van informatie uit netwerken van bronnen, moeten hierbij worden ingeschakeld. Verder wordt aanbevolen eerst een aantal prototypes te bouwen en stap voor stap de 'digital library' te verbeteren.