Sneller online en offline verwerken van documenten met beveiligde digitale handtekeningen. Dat is het doel waar Herbalife zich voor gesteld ziet. Dat doel wil men bereiken met de inzet van Cosign van ARX.
Herbalife, opgericht in 1980, is een internationale beursgenoteerde organisatie met een eigen ontwikkeling en distributie van hoogwaardige producten ten behoeve van gewichtsbeheersing en persoonlijke verzorging. In 2013 bedroeg de netto-omzet 4,8 mijard dollar. Het bedrijf steunt de Herbalife Family Foundation en het Casa Herbalife programma om bij te dragen aan goede voeding voor kinderen. In de EMEA regio is Herbalife actief in bijna 52 landen. De Herbalife producten worden wereldwijd in meer dan negentig landen verkocht via een netwerk van onafhankelijke distributeurs.
Het hoofdkantoor van Herbalife is in de USA. In Venray is sinds 1998 het EMEA-distributiecentrum (EDC) gevestigd. Bijna tweehonderd medewerkers van het EDC zijn verantwoordelijk voor het verzenden van de producten aan individuele distributeurs binnen Europa en naar andere Herbalife distributiecentra over de hele wereld. Het EDC fungeert ook als centraal punt met betrekking tot douane en transportzaken, voorraadbeheer, facilitaire aangelegenheden en evenementenondersteuning voor alle Herbalife kantoren in de gehele EMEA-regio.
Information Services (IS) is een belangrijk onderdeel van de Herbalife organisatie; er wordt aanzienlijk geÏnvesteerd in geavanceerde technologieën en systemen. Het totale IS-team in EMEA bestaat uit ongeveer veertig medewerkers, bijna de helft van hen op het EDC in Venray en zij werken samen met IS collega’s over de hele wereld.
Betere klantenservice
Herbalife gebruikt Cosign van ARX al meer dan tien jaar voor het ondertekenen en beveiligen van documenten als onderdeel van een volledige suite van automatiseringsoplossingen. In 2009 is de Cosign Central-applicatie verhuisd naar het EMEA-datacenter in Venray om de applicaties op locatie te verwerken en te beheren. Dagelijks worden gegevens tussen het hoofdkantoor in de VS en het datacenter in Venray uitgewisseld. Daarbij worden de documenten automatisch ondertekend met gebruikmaking van Cosign. Een proces dat snel en goed verloopt.
Dave Dammertz, manager International Data Centers & Server Operations voor de EMEA regio bij Herbalife, vertelt: ‘We gebruiken de oplossing Cosign van ARX voor het ondertekenen van zowel elektronische als papieren (gescande) documenten nu al meer dan een decennium. Dagelijks gebruiken we het voor alle factuur gerelateerde documenten, met inbegrip van klantorders, facturen, picklists en inpaklijsten voor alle 52 EMEA-landen. Elke dag ontvangen we tussen de dertigduizend tot 45.000 documenten die worden gegenereerd in het datacenter in de VS, als batch worden gekopieerd voor EMEA en naar ons datacenter in Venray worden verzonden voor verdere verwerking.’
Veilige ondertekening van de documenten met digitale handtekeningen is belangrijk omdat het zorgt voor de geldigheid en van de handtekening de integriteit van het document. Het zorgt ook voor de naleving van regelgeving zoals SOX, C-TPAT en PCI. Het proces van batch ondertekening begint op een Windows-server waar een lijst wordt gegenereerd op basis van de nieuwe bestanden. Het automatische proces verplaatst en opent het pdf-bestand, tekent het document en sluit daarna het ondertekende document. Ten slotte wordt de ondertekende batch gearchiveerd en geïndexeerd voor de afdeling customer service zodat ze altijd de meest actuele en accurate informatie kunnen raadplegen. ‘Cosign is een belangrijke schakel in het dagelijks automatisering- en informatie-proces voor Herbalife’, constateert Dammertz.
Roy Rutten, senior systems analyst bij Herbalife EMEA, licht toe: ‘Het blijkt dat het proces in de loop van de jaren steeds sneller wordt. Bij ARX wordt duidelijk voortdurend doorontwikkeld. De verwerking van een vergelijkbare batch duurde een paar jaar geleden nog ongeveer anderhalf tot twee uur. Nu is de grote batch in iets meer dan een half uur, inclusief verplaatsing, opening, ondertekening en het sluiten van de bestanden, volledig verwerkt.’ Snel rekent hij uit dat er de avond daarvoor negentien pdf-bestanden per seconde werden verwerkt. Tegelijkertijd wordt geconstateerd dat veranderend koopgedrag er voor zorgt dat het aantal documenten dat dagelijks verwerkt moet worden een stijgende lijn heeft. Rutten: ‘Vroeger waren er veel kantoren waar producten werden opgehaald. Nu worden steeds meer bestellingen via het internet geplaatst. Het volume per order is vaak weliswaar kleiner, maar het aantal orders is groter. En dat is een trend die doorzet.’
Verder uitbreiden met Cosign
Naast het batch signing proces van Cosign is er sinds 2010 nog een tweede signing proces van Cosign bij Herbalife in gebruik. Digitale handtekeningen werden aan het proces toegevoegd met behulp van Cosign Sapi (Signature api). Dammertz: ‘Herbalife werkt met ‘members’ ofwel wederverkopers voor onze producten. In het verleden waren daar handgeschreven aanmeldformulieren voor. Dat aanmeldproces kan nu ook via het web. De aanmelding via de webpagina wordt via Cosign ondertekend. Daarna is er een ‘geldige’ ondertekening. Op dit moment wordt dat proces in een aantal landen ondersteund.’
Bij Herbalife wordt nu ook gekeken naar welke rol Cosign kan vervullen bij de interne processen voor inkoop en verkoop; de vervanging en versnelling binnen de workflow van het nu nog handmatig ondertekenen van die processen. ‘Implementatie van de ondertekeningprocessen is met ondersteuning van ARX altijd goed en snel gegaan’, benadrukt Rutten. ‘Voor ons is het jaarlijkse punt van aandacht het vernieuwen van het certificaat. Maar de ondersteuning vanuit ARX was nooit een probleem. Toch zijn we bij Herbalife blij dat de contactlijnen nu via de Benelux-vestiging van ARX nog korter zijn. Mogelijke downtime kunnen we zo minimaliseren.’ Dammertz vult aan: ‘De applicatie is goed doordacht en aan te raden. Als het proces loopt, dan loopt het goed… en het loopt gewoon!’
