De werkkostenregeling (WKR) is begin dit jaar van kracht geworden en zorgt voor nieuwe uitdagingen binnen organisaties. Dit vereist een gedetailleerde administratie, waar mobiele declaratie-apps bij kunnen helpen. Inmiddels zijn er ook alternatieven zoals Simpled Card, een betaalpassensysteem met app dat de administratieve last van de WKR aanzienlijk verzacht.
De beste manier om de werkkostenregeling tegemoet te treden is door de declaratieproblematiek volledig te mijden en betaalpassen te gaan gebruiken. Zakelijke uitgaven kunnen dan door het personeel zelf worden gedaan met een pas van de zaak en vereisen geen verrekening achteraf. Je kunt echter niet aan elke werknemer een eigen bankpas of creditcard verstrekken. Dit vereist immers veel administratieve rompslomp voor het openen van een rekening. Daarnaast is het een grote verantwoordelijkheid voor de werknemer, die onnodige uitgaven kan doen of zelfs kan frauderen met zijn declaraties. Een alternatief is de online dienst Simpled Card van het gelijkknamige bedrijf, dat onlangs werd genomineerd voor de Fintech Award. Je kunt hiermee als bedrijf zelf bankpassen en creditcards uitgeven, maar dan sneller en goedkoper.
Uitgaven verantwoorden
De passen van Simpled Card zijn in feite volwaardige betaalpassen waarmee zowel online als bij pinautomaten betaald kan worden. Het voordeel is dat de werkgever de bestedingsruimte zelf real-time kan bepalen en flexibel en ad hoc betaalpassen kan meegeven aan zijn personeel. Hiermee wordt de administratieve beheerlast als gevolg van de WKR al verminderd, maar de werkgever moet de uitgaven natuurlijk ook verantwoorden.
Hiervoor introduceert Simpled Card een mobiele app, waarmee gebruikers van de pas de kassabonnen van hun uitgaven kunnen fotograferen en uploaden. Hierdoor worden zowel de transactiegegevens als de facturen/bonnen direct in de bedrijfsadministratie opgenomen. Slimme software zorgt er vervolgens voor dat de gemaakte kosten op de juiste administratieve manier worden verwerkt, conform de nieuwe werkkostenregeling. Dit maakt Simpled Card een toegankelijke oplossing voor het faciliteren van allerlei zakelijke uitgaven. Het gebruiksgemak en de volledige controle maken Simpled Card geschikt voor het beheren en administreren van cliëntgelden, maar het is ook een moderne vervanger voor de ouderwetse kleine kas.
