SER als ECM-leverancier gecertificeerd volgens de internationale norm voor records management. De Doxis4 iECM-suite is succesvol gecertificeerd volgens de internationale norm ISO 16175-2 (‘Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office environments’) en de Nederlandse NEN 2082.
SER is met Doxis4 de eerste Duitse ECM-leverancier die voldoet aan de bijna 300 industriële vereisten voor documenten onderhevig aan retentie.
De deskundigen van de onafhankelijke certificeringsautoriteit Van Bussel Document Services bevestigen in hun auditrapport dat de Doxis4 productsuite, bij juist gebruik, voldoet aan de eisen van de internationaal toepasselijke ISO 16175-2 standaard voor records management en de Nederlandse NEN 2082.
“Doxis4 is een geïntegreerde content management suite die goed geschikt is voor het modelleren, verwerken, archiveren en bewaren van records en hun metagegevens”, aldus Dr. Geert-Jan van Bussel, chief auditor.
Doxis4 voldoet aan de industriële vereisten
ISO 16175-2 beschrijft in totaal 275 eisen onafhankelijk van functie, industrie en technologie. Dit omvat bijvoorbeeld de definitie van processen, de voorwaarden waaronder informatie wordt vastgelegd en beheerd, bewaar- en verwijderingsregels en de ondersteuning van conforme werkprocedures.
“Dankzij de certificering kunnen Doxis4 gebruikers er zeker van zijn dat ze voldoen aan alle vereisten voor het beheer van informatie die onderworpen is aan retentie, ongeacht welke media voor het maken en/of opslaan worden gebruikt”, stelt Klaus Eulenbach, Managing Director van SER Software Technology GmbH en Head of Development van de SER Group.
De NEN 2082 bevat 155 eisen en wensen in acht functionele categorieën voor informatie- en archiefmanagement: opnemen; ordenen, klasseren en beschrijven; beheren, onderhouden en volgen; beschikbaar stellen; selecteren en verwijderen; documenteren van gebeurtenissen en beheeractiviteiten (‘tracking’, ‘audit trails’); ondersteunende functionaliteiten (als werkstroombesturing, rapporteren, autorisatie, authenticatie en encryptie, e.d.); en tenslotte het beheren van de instrumenten van informatie- en archiefmanagement zelf. De organisatorische functionele eisen in NEN 2082 moeten kunnen worden gerealiseerd door elk softwarepakket, waarin archief wordt gegenereerd of opgenomen. Dat zijn dus software oplossingen in bedrijfsprocessen (zoals ERP, GIS, EIS, CAD, CMS, e.d.), kantoorautomatiseringsoplossingen en web services (oplossingen op basis van ‘cloud computing’). De functionele eisen kunnen modulair en flexibel worden toegepast in de praktijk. Ze zijn van toepassing op alle informatie, die in systemen voorkomt en waarvan is vastgesteld dat het dient ter verantwoording en bewijs.
