Zaakgericht Werken gemeente Steenwijkerland

MvR & Partners, specialist in digitaliseringsprojecten en de invoering en begeleiding daarvan bij (semi)-overheidsorganisaties, is ervaren én bekend met de GreenValley midoffice werkomgeving. Zij zijn dan ook geselecteerd om de gemeente Steenwijkerland bij de implementatie van Zaakgericht Werken (ZGW) te begeleiden en ondersteunen.
De ondersteuning van MvR had in eerste aanleg betrekking op de capaciteit om het project (mede) te begeleiden en te ondersteunen bij de implementatie, het inrichten, het gebruiksklaar maken en het opleiden van de medewerkers.

Cultuuromslag
“Primaire doelstelling van ZGW is meer klantgericht te (kunnen) werken”, vertelt Jilke Marinus, intern projectleider ZGW bij Steenwijkerland. “ZGW is dus geen doel! We hebben echter niet (altijd en overal) de gewenste capaciteit voor dergelijke projecten in huis.”
Steenwijkerland werkt met GreenValley’s midoffice systeem en vanuit die organisatie had men al goede ervaringen met MvR & Partners. De voortvarendheid waarmee zij aan het werk gingen, sprak zeer aan.
“Uiteraard ook de communicatie rondom het hele project”, vervolgt Marinus, “want het ZGW is nog altijd voor velen een behoorlijke cultuuromslag. De eerste stappen verliepen vervolgens voortvarend en steeds meer medewerkers zagen de voordelen. Al snel kwamen allerlei waardevolle aanvullingen en opmerkingen uit de organisatie zelf. Hét moment voor de volgende stap: de doorontwikkeling van het ZGW met e-dienstverlening en e-formulieren.”

Zelfstandigheid
Volgens Marinus draait het bij Zaakgericht Werken vooral om zelfstandigheid en eigen initiatief van de medewerkers: “Er wordt van je verwacht dat je vanuit de werkvoorraad, bijvoorbeeld de zaaktypengroep van jouw afdeling, zelf je klussen oppakt en afwerkt volgens de juiste procedures. Altijd met het belang van de klant in het achterhoofd. In dat bewustwordingsproces heeft MvR een belangrijke rol gespeeld en een grote toegevoegde waarde getoond.”
Voor het maken van de juiste keuzes in e-formulieren en welke e-dienstverlening het eerst aan te pakken, heeft de ervaring van MvR eveneens een belangrijke rol gespeeld. “We hebben gekozen voor die processen en formulieren waar de inwoners heel direct betrokken zijn”, aldus Marinus.

Behoefte als maatwerk invullen
De organisatie is heel alert geworden. “Als iemand achter elkaar een aantal ondersteuningsmiddelen aanvraagt in het kader van de WMO, kun je wellicht beter een ‘keukentafelgesprek’ arrangeren. Dan kun je vraag en aanbod sneller op elkaar afstemmen en maatwerk afleveren”, aldus Marinus. “Het doel van een gemeentelijke organisatie is toch om er voor de inwoners en ondernemers te zijn? Dankzij de steun van MvR & Partners kan dat.”
“Zaakgericht Werken, met de doorontwikkeling van e-dienstverlening en e-formulieren, zorgt ervoor dat de gemeentelijke organisatie een stuk transparanter wordt”, stelt Meike Mulder, partner MvR & Partners. “Zeker nu Steenwijkerland de aansluiting met mijnoverheid.nl gaat realiseren en met de aansluiting op mijngemeente.nl daarna weer een volgende stap gaat zetten.”