De case gaat over hoe Epona, een internationaal softwarebedrijf, haar gefragmenteerde financiële processen heeft getransformeerd naar één geïntegreerd, schaalbaar en geautomatiseerd financieel ecosysteem met Payhawk en Novutech NetSuite, waardoor realtime inzicht, controle en efficiëntie zijn gerealiseerd.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Epona heeft samen met Payhawk en Novutech NetSuite haar financiële processen gestroomlijnd door uitgaven, facturen en abonnementen te centraliseren in één geïntegreerde omgeving. Door de koppeling tussen Payhawk en NetSuite zijn transacties, documentatie en goedkeuringen beter op elkaar afgestemd en digitaal verwerkt. Dit vermindert handmatig werk en geeft meer inzicht in financiële processen over meerdere entiteiten.
Beschrijf de complexiteit en/of risico’s bij het doorvoeren van deze organisatietransformatie
De complexiteit en risico’s in de beginsituatie van het ict-project bij Epona lagen vooral in de gefragmenteerde financiële processen over meerdere landen en entiteiten. Elke vestiging gebruikte eigen lokale systemen, wat consolidatie, realtime inzicht en compliance bemoeilijkte. Uitgavenbeheer was inefficiënt: fysieke creditcards, ontbrekende bonnetjes, en goedkeuringen via verschillende tools leidden tot administratieve last, risico op fouten en gebrek aan controle. De internationale groei vergrootte deze uitdagingen, omdat lokale wet- en regelgeving, verschillende valuta en uiteenlopende processen moesten worden samengebracht in één geïntegreerd systeem. Het ontbreken van een centrale, geautomatiseerde workflow vergrootte het risico op dataverlies, compliance-issues en inefficiëntie.
Beschrijf de gerealiseerde waarde van deze organisatietransformatie voor de interne of externe klant
Door de implementatie van Payhawk en NetSuite, begeleid door Novutech, heeft Epona een volledig geïntegreerd financieel ecosysteem gerealiseerd waarin uitgavenbeheer, factuurverwerking en goedkeuringen in één workflow plaatsvinden. Dit levert directe voordelen op: geen ontbrekende bonnetjes meer doordat elke transactie automatisch wordt gekoppeld aan bewijsstukken, realtime inzicht en controle over alle entiteiten wereldwijd, en een aanzienlijke tijdsbesparing door geautomatiseerde factuurverwerking. Abonnementskosten zijn nu centraal inzichtelijk, compliance is geborgd en het finance-team kan zich richten op waardevolle taken in plaats van administratieve rompslomp. De schaalbare infrastructuur ondersteunt internationale groei zonder extra administratieve last.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van deze organisatietransformatie
De originaliteit en innovatieve kracht van het ict-project bij Epona zit in de naadloze integratie van Payhawk met NetSuite, waardoor een centraal, geautomatiseerd financieel ecosysteem is ontstaan. Uniek is dat uitgaven, kaartbetalingen en facturen automatisch en realtime worden verwerkt en gecodeerd in NetSuite, zonder handmatige tussenkomst. Hierdoor verdwijnen traditionele knelpunten zoals het zoeken naar bonnetjes en het handmatig verwerken van facturen. De combinatie van lokale expertise van Novutech en de automatiseringslaag van Payhawk zorgt ervoor dat Epona in alle landen met één uniforme, schaalbare oplossing werkt. Dit stelt het finance-team in staat om direct inzicht te krijgen in alle financiële data, compliance te waarborgen en administratieve processen drastisch te vereenvoudigen. De innovatieve kracht zit vooral in het volledig systeemgedreven karakter van de financiële operatie, waarbij technologie repetitieve taken overneemt en ruimte creëert voor strategisch financieel management.
Beschrijf de rol van de interne of externe leverancier(s) bij deze organisatietransformatie
Novutech onderscheidt zich als externe leverancier door haar internationale dekking en lokale expertise in de markten waar Epona actief is. Dankzij consultants in Denemarken, Nederland en Portugal kon Novutech NetSuite wereldwijd uitrollen en direct samenwerken met Payhawk voor een naadloze integratie. Hierdoor werd NetSuite het centrale zenuwstelsel van de financiële operatie, met Payhawk als automatiseringslaag. Novutech’s kracht ligt in het bouwen van een geïntegreerd ecosysteem dat realtime inzicht en controle biedt over alle entiteiten, zonder complexiteit. Door systemen optimaal te verbinden, stelt Novutech finance-teams in staat zich te richten op strategische taken in plaats van administratie, en ondersteunt het schaalbare groei zonder extra administratieve last.