De case gaat over hoe Ambassadors met Payhawk het zoeken naar bonnetjes en onduidelijk uitgavenbeheer voorgoed heeft opgelost door medewerkers eigen betaalkaarten en een geautomatiseerd declaratieproces te geven.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Ambassadors, een creatief productiebedrijf uit Amsterdam, had te maken met versnipperd en handmatig uitgavenbeheer, waarbij bonnetjes regelmatig ontbraken en processen veel tijd kostten. Door de implementatie van Payhawk, met individuele betaalkaarten en een app voor het registreren van uitgaven en bonnetjes, is het proces gedigitaliseerd en beter beheersbaar geworden. Dit zorgt voor meer overzicht, minder handmatig werk en een efficiëntere verwerking van uitgaven.
Beschrijf de complexiteit en/of risico's in/van het ict-project
De complexiteit en risico’s in de beginsituatie van het ict-project bij Ambassadors lagen vooral bij het ontbreken van een gestructureerd uitgavenbeheer. Bonnetjes raakten kwijt, transacties waren onduidelijk en het finance-team was afhankelijk van een gedeelde Excel-sheet en gezamenlijke creditcards. Dit leidde tot tijdverlies, frustratie, onvolledige overzichten en het risico op fouten of fraude. Medewerkers moesten vaak geld voorschieten of wachten op toegang tot een creditcard, wat de efficiëntie en het eigenaarschap belemmerde. Het ontbreken van een centrale, digitale oplossing vergrootte de kans op administratieve fouten, vertraagde processen en zorgde voor een gebrek aan realtime inzicht in uitgaven.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
Ambassadors realiseerde met Payhawk een efficiënter en overzichtelijker uitgavenbeheer. Medewerkers kregen eigen betaalkaarten met instelbare limieten, waardoor zij direct hun bonnetjes konden uploaden via de app. Dit zorgde voor meer eigenaarschap, minder administratieve rompslomp en directe koppeling van declaraties. Het finance-team bespaart wekelijks zeker twee uur doordat het najagen van bonnetjes en het uitpluizen van onvolledige overzichten verleden tijd is. De implementatie verliep snel en soepel, waardoor Ambassadors nu meer tijd, controle en vertrouwen binnen het team ervaart.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
De innovatieve kracht van het ict-project bij Ambassadors zit in de integratie van automatische herinneringen, realtime inzicht en directe koppeling van uitgaven aan individuele medewerkers via een centrale app. Door het gebruik van eigen zakelijke betaalkaarten met automatische blokkades bij het niet tijdig uploaden van bonnetjes, wordt eigenaarschap gestimuleerd en administratieve discipline afgedwongen. De combinatie van deze functies zorgt ervoor dat processen niet alleen efficiënter verlopen, maar ook dat medewerkers direct verantwoordelijkheid nemen voor hun uitgaven. De snelle implementatie en het volledig digitaliseren van het uitgavenbeheer tonen aan dat Ambassadors met Payhawk een vooruitstrevende, toekomstbestendige oplossing heeft gekozen die traditionele werkwijzen doorbreekt.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
Payhawk onderscheidt zich als leverancier door een snelle en soepele implementatie, duidelijke communicatie en het nakomen van beloften. Binnen drie weken na contractondertekening was het systeem volledig operationeel bij Ambassadors. De begeleiding en uitleg van Payhawk gaven het finance-team direct vertrouwen in de oplossing. Alles werkte zoals vooraf beloofd, waardoor scepsis snel verdween en het team nu profiteert van een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en toekomstbestendige oplossing.