Zoeken, bellen, wachten: zorgmedewerkers van Savant Zorg verloren dagelijks kostbare tijd aan het vinden van antwoorden. Samen met Ictivity en Workspace 365 bouwden zij Fanny Fazant: één AI-assistent boven alle systemen die direct betrouwbaar antwoord geeft.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
In de zorg telt elke minuut. Maar bij Savant Zorg, met 1.800 medewerkers op tientallen locaties en thuiszorg door de hele regio, gingen er dagelijks talloze minuten verloren aan iets dat niets met zorg te maken had: zoeken. Waar vind ik het protocol voor een blaaskatheter? Hoeveel ouderschapsverlof heb ik? Bij wie meld ik een defecte tillift? De gemiddelde zorgmedewerker werkt met zeven tot acht verschillende applicaties: van HR-systemen en facilitaire tools tot het ECD, het protocolsysteem en medicijntoepassingen. Medewerkers wisten vaak niet eens in welk systeem ze moesten zijn, laat staan bij welke afdeling. Het gevolg: eindeloos bellen, mailen en wachten. Deze verloren tijd ging rechtstreeks ten koste van de zorg voor cliënten.
Vanuit de werkvloer ontstond het idee voor een slimmere oplossing. Zorgprofessional Erik Verreijken won met dit concept een prijs bij de 'vijf minuten voor de zorg'-campagne van Ictivity. Dat gaf de impuls om samen met Ictivity en Workspace 365 de AI-assistent Fanny Fazant te ontwikkelen: één aanspreekpunt dat kennis uit alle domeinen bundelt. Wat Fanny Fazant onderscheidt van de tientallen AI-chatbots die nu op de markt verschijnen, is een bewuste architectuurkeuze. Geen bot per systeem, maar één overkoepelende kennislaag boven alle systemen. Medewerkers hoeven niet meer te bedenken of hun vraag bij HR, facilitair of ICT thuishoort. Ze typen hun vraag in via computer, tablet of mobiel, geïntegreerd in Savantplein (de digitale werkplek die ze al dagelijks gebruiken), en krijgen antwoord.
Technisch is Fanny Fazant gebouwd op het digitale gidsplatform van Workspace 365. Deze doorzoekt alle gekoppelde applicaties in real-time, zonder zelf klantdata op te slaan. De architectuur is bewust zo ingericht dat data alleen zichtbaar wordt op het moment dat erom gevraagd wordt: privacy by design.
Beschrijf de complexiteit en/of risico's in/van het ict-project
De uitdaging zit in het bouwen van een AI-assistent die je durft te vertrouwen in de zorg. Niet ‘zomaar’ een chatbot. De informatiekundige complexiteit is aanzienlijk. Fanny Fazant doorzoekt zeven tot acht verschillende applicaties per medewerker; van HR-systemen en facilitaire tools tot het protocolsysteem en medicijntoepassingen. Per bron is nauwkeurig bepaald wat wel en niet toegankelijk wordt gemaakt. Soms gaat het om één specifiek PDF uit een diepe mappenstructuur, soms om een hele documentenverzameling. Daarnaast zijn vertrouwde publieke bronnen (zoals apotheek.nl) toegevoegd als aanvulling op interne systemen.
Savant Zorg werkt met cliënten wiens gegevens tot de meest gevoelige categorieën behoren. De architectuur is daarom zo ontworpen dat er geen klantdata wordt opgeslagen: alles wordt live opgehaald en is alleen zichtbaar op het moment dat erom gevraagd wordt.
Tot slot is er de menselijke complexiteit. De oplossing moet werken voor 1.800 mensen in sterk uiteenlopende rollen: verpleegkundigen onderweg op de fiets, administratief medewerkers achter computers, met zeer verschillende niveaus van digitale vaardigheid. De drempel om Fanny Fazant te gebruiken moest daarom nul zijn.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
De toegevoegde waarde is tweezijdig. Aan de vraagkant krijgen zorgmedewerkers binnen seconden antwoord op vragen waarvoor ze eerder moesten zoeken, bellen en wachten. Een thuiszorgmedewerker die onderweg is naar een cliënt en twijfelt over een handeling, opent de app en heeft binnen een halve minuut het protocol. Die gewonnen tijd vertaalt zich direct naar meer handen aan het bed: de kern van waar het in de zorg om draait.
Aan de antwoordkant worden ondersteunende afdelingen structureel ontlast. HR en facilitair ontvangen aanzienlijk minder operationele vragen en krijgen daarmee ruimte voor werk dat er echt toe doet: beleid, strategie, verbetering. De verschuiving is fundamenteel: van brandjes blussen naar vooruitdenken.
Ook voor onboarding is het effect groot. Waar zij eerder weken nodig hadden om te ontdekken hoe de organisatie in elkaar zit (welke systemen er zijn, welke procedures gelden, waar je moet zijn voor wat), geeft Fanny Fazant vanaf dag één snel antwoord.
Het laatste, maar minsten zo belangrijk effect: de stijging van de informatiekwaliteit. Antwoorden zijn correct, actueel en volledig en herleidbaar tot de bron.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
De innovatieve kracht zit in de bewuste keuze voor een overkoepelende AI-laag boven alle bestaande systemen, in plaats van losse AI-bots per applicatie. Waar veel organisaties kiezen voor AI-functionaliteit binnen individuele tools, sneed Savant Zorg het probleem bij de kern aan: medewerkers weten niet in welk systeem ze moeten zijn. Fanny Fazant elimineert die verwarring. Daarnaast is het concept bottom-up ontstaan. Niet bedacht aan een tekentafel, maar door een zorgprofessional die goed zicht heeft op waar tijd verloren gaat, en waar dus winst te behalen valt. Die herkomst garandeert dat de oplossing aansluit bij de werkelijke behoefte.
Technisch onderscheidt de oplossing zich doordat de architectuur zelf geen data opslaat. Alles wordt live opgehaald uit de bronsystemen en is alleen zichtbaar op het moment dat erom gevraagd wordt. Dat maakt de oplossing veilig en actueel. Geen synchronisatieproblemen, geen verouderde kopies, geen datalek-risico’s.
De integratie in de bestaande digitale werkplek (Savantplein) maakt het geen losstaand experiment, maar een structureel onderdeel van de dagelijkse werkwijze. Tot slot is de assistent ontworpen om te groeien: na HR, facilitair en zorgprotocollen liggen er al plannen om ook zorginhoudelijke AI-toepassingen, zoals diagnostische ondersteuning, te koppelen.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
Ictivity's missie is helder: tijd teruggeven aan de zorg. Die overtuiging was de drijvende kracht achter dit project. Als vaste IT-partner van Savant Zorg kent Ictivity de organisatie, de medewerkers en de dagelijkse uitdagingen op de werkvloer als geen ander. Vanuit die positie nam Ictivity de regie in het samenbrengen van de juiste partijen en het vertalen van een idee van de werkvloer naar een werkende oplossing.
Ictivity onderscheidt zich door de gebruiker centraal te stellen en daarmee de adoptie van IT-oplossingen te waarborgen. Samen met technologiepartner Workspace 365 vormden zij met Savant Zorg een hechte projectgroep waarin de werkvloer leidend was. Er werd meegelopen bij Savant, zorgmedewerkers werden geïnterviewd en bij ondersteunende diensten werd onderzocht wat de oplossing hen concreet zou opleveren. Die aanpak zorgde ervoor dat de oplossing niet alleen technisch sterk is, maar ook aansluit bij de dagelijkse praktijk.
Ictivity's expertise op het gebied van cybersecurity en informatiebeveiliging gaf het vertrouwen om met gevoelige informatie te werken, terwijl Workspace 365 de technische basis leverde waarop het digitale gidsplatform draait. De gedeelde visie van alle drie de partijen dat medewerkers het beste weten waar versnelling mogelijk is, vormt de basis voor een duurzame samenwerking die ook na de livegang doorgaat. Zo blijft Ictivity bouwen aan wat het belangrijkst is: meer tijd voor de zorg.