Thuiswerken is geen tijdelijke regeling meer. Ruim de helft van de Nederlandse werkenden werkt weleens vanuit huis en dat aandeel is volgens het CBS sinds 2022 nagenoeg gelijk gebleven. Werkgevers mogen daar onbelast aan meebetalen, en in 2026 staat die thuiswerkvergoeding op 2,45 euro per thuisgewerkte dag. Dat bedrag dekt de koffie en de stroom, maar niet de inrichting van de werkplek zelf. Dit zijn zeven dingen die daar wel onder kunnen vallen.
1. De thuiswerkvergoeding zelf
De onbelaste vergoeding van 2,45 euro per dag is bedoeld voor de extra kosten die thuiswerken met zich meebrengt, zoals verwarming, elektriciteit, water en koffie. Je kunt hem per gewerkte dag uitkeren of een vaste maandelijkse vergoeding afspreken op basis van een vast thuiswerkpatroon. Combineren met een reiskostenvergoeding voor dezelfde dag mag niet.
2. Een bureaustoel
Dit is de post waar het vaakst discussie over ontstaat, omdat een stoel niet onder de thuiswerkvergoeding valt maar onder de arbovoorziening. Voor arbovoorzieningen geldt een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling, mits de voorziening voortvloeit uit het arbobeleid en de werknemer geen eigen bijdrage betaalt.
In de praktijk kiezen veel organisaties voor een vaste selectie waaruit medewerkers mogen kiezen, zodat inkoop en administratie behapbaar blijven. Wie kijkt naar wat er in dat segment beschikbaar is, ziet dat het aanbod bureaustoelen voor thuisgebruik de laatste jaren flink is uitgebreid.
3. Een bureau op de juiste hoogte
Een stoel zonder passend bureau lost weinig op. De hoogte van het werkblad bepaalt de stand van polsen en schouders, en een eettafel is voor de meeste mensen net te hoog. Zit-sta-bureaus vallen ook onder de arbovoorziening, al is de winst daarvan vooral dat mensen vaker van houding wisselen en niet dat staan op zichzelf beter is.
4. Beeldscherm, toetsenbord en muis
Voor beeldschermwerk gelden aanvullende eisen uit het Arbobesluit. Een los scherm op ooghoogte, een los toetsenbord en een muis maken het verschil tussen laptopwerk en een werkplek. Dit is bovendien de goedkoopste categorie van de hele lijst, en degene die het snelst merkbaar is voor de nek.
5. Verlichting
Een onderschatte post. Werken met een scherm tegen een raam of onder een enkele plafondlamp levert reflecties en spanning rond de ogen op. Een bureaulamp met instelbare lichtsterkte is voor weinig geld te regelen en valt binnen dezelfde vrijstelling.
6. Internet en telefonie
Kosten voor een internetabonnement en zakelijk telefoongebruik kunnen onder voorwaarden onbelast worden vergoed, mits ze noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het werk. Dit is de post waar de fiscale regels het meest gedetailleerd zijn, dus stem hem af met de salarisadministratie voordat je hem in een regeling zet.
7. Een keer laten meekijken
De goedkoopste maatregel is geen aanschaf. Een korte werkplekcheck, digitaal of via een foto, laat zien of de spullen die er al zijn goed staan afgesteld. Veel klachten komen niet voort uit gebrekkige middelen maar uit een stoel die nooit is ingesteld en een scherm dat twintig centimeter te laag hangt.
Bij 365BureauStoel zien ze dat werkgevers die zo’n check vooraf doen daarna gerichter inkopen, omdat ze weten welke onderdelen bij hun mensen daadwerkelijk ontbreken.
Waarom het de moeite waard is om vast te leggen
Wat je vergoedt is uiteindelijk minder bepalend dan of het is vastgelegd. Een regeling die op papier staat voorkomt willekeur tussen afdelingen, maakt duidelijk waar een medewerker recht op heeft en is aantoonbaar bij een controle. Het scheelt bovendien een hoop losse aanvragen die anders bij een leidinggevende terechtkomen die daar geen kader voor heeft. Voor organisaties die hun mensen structureel deels thuis laten werken is dat geen administratieve last maar een manier om er niet elke maand opnieuw over te hoeven praten.
