Voor een advocatenkantoor is het cruciaal dat alle dossiers compleet zijn. Een flinke uitdaging in een omgeving waar ‘heel, heel erg veel’ wordt gemaild en informatie elkaar snel opvolgt. “Met Mimecast vinden we die e-mail gelukkig razendsnel weer terug”, aldus Jos Meuwissen, ICT-manager bij Boels Zanders Advocaten.
Boels Zanders is een fullservice advocatenkantoor met 140 medewerkers en kantoren in Venlo, Eindhoven en Maastricht. Dagelijks behartigen onze advocaten en ondersteuning de belangen van (internationale) ondernemers, bestuurders en hun organisaties in het mkb en grootbedrijf, (semi)overheid en non-profitinstellingen.
“De juridische dienstverlening bevat een brede dienstverlening vanuit arbeidsrecht, bestuursrecht, familierecht, ondernemingsrecht en vastgoedrecht”, licht Jos Meuwissen toe. Daarnaast heeft Boels Zanders specifieke sector/brancheteams voor onder andere Zorg, Onderwijs, Brightlands, Compliance, Food & Agri en Privacy. Wij doen eigenlijk alles, behalve strafrecht.”
Onderscheid door innovatie
De afgelopen jaren is het advocatenkantoor sterk gegroeid en merkt het een toename in concurrentie. “Er zijn heel veel partijen in de markt die bijvoorbeeld een contract kunnen opstellen. Dat is een redelijk standaard proces geworden. Daarom is het belangrijk dat je jezelf onderscheidt door innovatie.”
Als voorbeeld van die innovatie noemt de ICT-manager de portals die Boels Zanders voor zijn cliënten opzet. “Deze portals bevatten de opgestelde contracten en zijn bijvoorbeeld verbonden met een aantal websites op het gebied van rechtspraak. Komt er een uitspraak voorbij die impact heeft op een contract, dan ontvangen de cliënt en de advocaat daar een melding van. In onderlinge afstemming kunnen ze het contract vervolgens afstemmen op de actualiteit.”
Transitie naar de cloud
De cloud speelt een belangrijke rol in de innovatieve aanpak van Boels Zanders. “We willen onze data altijd en overal kunnen benaderen, zowel online als offline. De cloud maakt dat mogelijk”, aldus Meuwissen. “Je kunt ook meeliften op de innovaties van de cloudleverancier.”
De transitie naar de cloud betekende voor Boels Zanders onder andere een migratie van Exchange on-premise naar Microsoft Office 365. Zo’n migratie is niet zonder gevaren, weet ook Meuwissen. Zo kunnen grote hoeveelheden waardevolle bedrijfsgegevens verloren gaan. Ook bestaat het risico dat mailsystemen offline gaan waardoor de productiviteit en prestaties worden aangetast.
“Als Mimecast-gebruiker konden we gelukkig gebruikmaken van de tooling die deze e-mailsecurityspecialist biedt om een overstap naar Office 365 vlekkeloos te laten verlopen”, aldus Meuwissen. De ‘Exchange To Office 365 Migration Tool’ van Mimecast zorgt tijdens een migratie onder andere voor gegevensintegriteit, een continue toegang tot e-mail en bescherming tegen cyberdreigingen.
Mimecast M2A
Mimecast is voor Boels Zanders een bekende partij. Het advocatenkantoor vertrouwt al bijna tien jaar op de oplossingen van Mimecast, onder andere voor het filteren van e-mail op spam en virussen. “Wij hebben in die jaren nog nooit een besmetting gehad”, zegt systeembeheerder Robin Steeghs vol overtuiging. “Het spamfilter houdt bijna alles tegen, en nooit het verkeerde.”
De e-mailsecurity maakt deel uit van de M2A-bundel van Mimecast. Die biedt naast antivirus en antispam een oplossing voor de continuïteit van de e-mailvoorziening. Als de e-mail er bijvoorbeeld door een storing bij de cloudprovider uit ligt, neemt Mimecast het over. “Daarnaast is voor ons de archivering van e-mail erg belangrijk”, vertelt Meuwissen.
“Bij ons wordt er veel, heel erg veel gemaild. Het is daarbij belangrijk dat dossiers volledig zijn en blijven, en dat in- en uitgaande e-mailberichten aan de dossiers worden toegevoegd”, vertelt de ICT-manager. Mailtjes die bij een advocaat binnenkomen, worden met behulp van een slimme plugin in Outlook automatisch toegevoegd aan een lopend dossier. “Helaas komt het weleens voor dat een e-mailtje per ongeluk is verwijderd. Dan biedt Mimecast de oplossing.”
Razendsnel zoeken
Al in 2011 nam Boels Zanders Mimecast in de arm voor de archivering van alle e-mail. Is een collega een bericht kwijt, dan gaan de vier ICT-medewerkers van het advocatenkantoor op zoek in het archief. Mimecast biedt daarbij de garantie dat een e-mail binnen zeven seconden wordt teruggevonden, ongeacht de omvang van de inbox. Mimecast biedt zijn clouddiensten bovendien aan met een beschikbaarheid van honderd procent.
“Het is indrukwekkend hoe snel de zoekfunctie van Mimecast werkt”, vindt Steeghs. “Zelfs als je op zoek bent naar meerdere e-mailberichten van zes of zeven jaar geleden, heeft Mimecast ze razendsnel gevonden. Ik begrijp niet hoe het kan, maar ik vind het geweldig. En je krijgt ook de data waar je om hebt gevraagd.”
Ook nu Boels Zanders de stap heeft gemaakt naar de cloud zorgt Mimecast voor de archivering van de e-mail. Meuwissen: “We moesten de routering even aanpassen, en daarna werkte het allemaal weer als vanouds. In al die jaren dat we gebruikmaken van Mimecast hebben we nog nooit last gehad van een storing.”
