In diagnostische centra worden voor één cliënt vaak meerdere afspraken bij verschillende afdelingen of specialismen ingepland. Dat is tijdrovend en resulteert veelal in een onhandige planning voor cliënten. Hierdoor moeten ze soms lang wachten of zelfs terugkomen op andere dagen. Om het plannen makkelijker te maken voor cliënten en diagnostische centra, introduceert softwareontwikkelaar helpLine een nieuwe planmodule voor afsprakenreeksen.
Hereward Burgers, directeur van helpLine, licht toe waarom deze nieuwe module een groot logistiek probleem oplost. “Met Serviceware hebben we planningsprocessen voor veel (zorg)organisaties al enorm verbeterd. Alleen bij diagnostische centra lag nog een uitdaging: het plannen van een serie afspraken voor één cliënt bij meerdere ‘loketten’. Daar spelen we nu op in met een nieuwe tool in ons planning- en serviceplatform: de ‘Planning Suggestion Engine’. De module geeft automatisch meerdere suggesties voor een klantvriendelijke afsprakenreeks.”
Planning vaak complex en tijdrovend
Diagnostische centra bieden een breed scala aan onderzoeken waarop artsen hun behandeling baseren. Denk aan bloedtesten, echo’s, röntgenfoto’s, endoscopie etc. Maar ook aan een fietstest om je conditie in kaart te brengen. Vaak vraagt een arts meerdere onderzoeken en tests aan voor een patiënt. Dit resulteert in een reeks van afspraken.
Als telefonistes deze ‘treintjes’ van meerdere afspraken handmatig moeten inplannen, is dat vrij complex en tijdrovend. Er staan dan algauw drie of vier schermen open, voor elk type onderzoek één. De spreekuurplanmodule maakt de afspraakopties automatisch inzichtelijk, voor alle disciplines tegelijk. Dat spaart dus niet alleen tijd voor de cliënt en het diagnostisch centrum; het maakt het plannen zelf ook veel efficiënter.
Automatisering met spreekuurplanmodule
De spreekuurplanmodule uit Serviceware werkt eenvoudig en neemt alle variabelen mee om de afspraken en onderzoeken zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Denk aan de ruimtes, het aantal afspraakmogelijkheden, de verschillende testtypes, de beschikbaarheid van medisch personeel, et cetera. En de module houdt rekening met de wensen en beschikbaarheid van de cliënt. Vervolgens doet de Planning Suggestion Engine automatisch suggesties voor de best passende afspraken. De cliënt krijgt de afspraken door via SMS, e-mail of per brief.
In de toekomst is het voor diagnostische centra ook mogelijk om de module via internet toegankelijk te maken voor patiënten zodat ze zelf hun voorkeuren kunnen aangeven en de afsprakenreeks direct online kunnen reserveren.
Sneller en klantvriendelijker
Dankzij de nieuwe spreekuurplanmodule van helpLine wordt het inplannen van afspraken bij een diagnostisch centrum veel klantvriendelijker. Bovendien worden klanten sneller geholpen zonder onnodige wachttijd. Dit leidt tot een hogere klanttevredenheid én de diagnostische centra kunnen efficiënter werken.
