Ruim vijftig scholen in Noord-Holland Noord – verenigd in drie stichtingen – werken al geruime tijd samen. Om de banden verder aan te halen zijn zij in de zomer van 2017 naar één gezamenlijk kantoor in Anna Paulowna verhuisd. Hier werken de besturen en stafmedewerkers van drie onderwijsstichtingen samen: Stichting Kopwerk (25 scholen), Surplus (25) en Schooltij (5) en de stichting Kappio, verantwoordelijk voor een groot aantal kinderdagverblijven, buitenschoolse- en tussenschoolse opvang en peuterscholen (47 locaties) in de wijde regio. Onderling werken de stichtingen en scholen intensief samen om de kwaliteit van leren en opvoeden zo goed mogelijk vorm te geven. Met als motto “lokaal wat kan en centraal wat wint”. Zo willen ze groot zijn in kleinschaligheid.
Het doel: één centraal telefoonsysteem dat alles aankan
Voor de vaste telefonie in het nieuwe kantoor wilden de stichtingen één systeem, dat centraal beheerd wordt en waar al het zakelijk telefoonverkeer binnenkomt. Ouders en leerlingen bellen gewoon naar hun eigen school. Het nieuwe telefoonsysteem moest schaalbaar en flexibel zijn om flexwerken mogelijk te maken; eerst intern en op termijn ook om thuiswerken te faciliteren. De schaalbaarheid is belangrijk omdat de scholen actief zijn in een krimpregio en vooral omdat het aantal scholen dat aanhaakt bij het centrale telefoonsysteem door de tijd heen groeit. Het begon in 2017 met acht scholen, maar zodra bestaande telefonieabonnementen van andere scholen aflopen, gaan ook zij gebruikmaken van het centrale systeem. “Wij willen dat zoveel mogelijk bundelen op één plek”, zegt Lex Dral, stafmedewerker Onderwijs & ICT van Stichting Surplus. “Dat is efficiënter en goedkoper, terwijl de centrale voorziening ook een verbetering is in stabiliteit, kwaliteit en flexibiliteit.”
De oplossing: cloud-telefonie van NFON
Om de juiste oplossing te vinden voor dit centraal systeem overlegden de stichtingen met Zetacom dat als sinds 2010 werkt voor Stichting Kopwerk. Zetacom wist de stichtingen van de voordelen van cloud-telefonie te overtuigen. De migratie naar de cloud is in de zomervakantie doorgevoerd. Voor de 45 medewerkers van het stafkantoor – nooit allemaal gelijktijdig aanwezig – zijn dertig flexibele werkplekken gerealiseerd met vaste telefoons (NFON-gecertificeerd). Iedere medewerker kan met zijn eigen pincode inloggen op een werkplek. Hierdoor wordt nu een stuk flexibeler gewerkt. Een engineer van Zetacom zorgde voor de plaatsing van toestellen bij de acht scholen die direct vanaf het begin deelnamen en ondersteunde de gebruikers bij de overstap.
Grote vooruitgang voor gebruikers
De nieuwe voorziening bevalt heel goed. Dat beamen ook de twee medewerkers die het meeste te maken hebben met het systeem: de vaste telefonistes en receptionistes Ria van den Berg (van Stichting Kopwerk) en Susan van der Zee (Stichting Surplus). “Wij kwamen na de migratie tijdens de zomervakantie van 2017 echt in een gespreid bedje terecht. Zo voelde het”, typeert Van den Zee. “Wij kunnen alle telefoontjes nu perfect centraal verwerken.” Van den Berg: “We zijn er flink op vooruitgegaan. Het systeem is stabiel en onze nieuwe telefoontoestellen met display geven ons veel overzicht. We kunnen mensen eenvoudig in en uit de wacht zetten om door te verbinden. Wij houden daarbij goed zicht op de mensen die in de wacht staan.” Van de Zee: “Wij raken nu nooit meer bellers ‘kwijt’. Dat gebeurde in het verleden soms wel. Dat was heel vervelend.”
De eenvoud in het gebruik is een duidelijk pluspunt, maar het systeem biedt ook veel mogelijkheden. Van den Berg: “Het systeem kan heel veel. Daardoor is het flexibel in te richten voor de specifieke wensen in onze organisatie. Als dat eenmaal gebeurd is, werkt het voor ons heel eenvoudig.” In het centrale besturingssysteem kunnen de gebruikers en voicemailinstellingen beheerd worden. “Alleen hele specifieke aanpassingen die wij niet regelmatig doen, roepen wel eens vragen op. Hoe werkt dat ook alweer? Met zo’n vraag bellen we de helpdesk van Zetacom en dan is het zo opgelost. Dat is ook heel prettig.”
Stabiel en efficiënt werken
Alle medewerkers waarderen ook de stabiliteit van het telefoonsysteem. Van der Zee: “We hebben nog nooit een storing gehad. Dat heb ik in het verleden wel regelmatig meegemaakt als de VoIP-verbinding van het oude systeem even wegviel. Dat is heel vervelend. Met het systeem van NFON is het gelukkig heel steady.”
Alle voordelen samen maken een groot verschil. Met efficiency en stabiliteit voor de scholen, flexibiliteit voor alle gebruikers en meer gemak en efficiëntie voor de telefonistes. “Wij kunnen nu beter ons werk doen: efficiënter, met minder handelingen en we kunnen sneller doorverbinden. Echt ideaal!”, aldus Van der Zee.
Plannen
Uit het complete OnderwijsTotaal aanbod van Zetacom (voor telefonie, internet, Wi-Fi en security) maken de Noord-Hollandse scholen nu alleen gebruik van telefonie. Het bredere pakket is volgens Dral ook waardevol, kijkend naar de toekomstige plannen van de stichtingen. “We denken ook al na over nieuwe stappen. Bijvoorbeeld over de uitbreiding van ons telefoonsysteem met mobiele telefonie en meer mogelijkheden voor thuiswerken. Dan worden we nog flexibeler. Dan is het heel prettig als je één vaste partner hebt, waarmee je in gesprek kunt over alle gewenste oplossingen voor de specifieke behoeftes van onze organisatie op het gebied van ICT.”
