De roep om het paperless office klinkt al sinds de opkomst van de pc. Toch is de printer niet verdwenen. Sterker nog: de printer is geëvolueerd. In de huidige hybride infrastructuur is de printomgeving uitgegroeid tot een integraal en beveiligd onderdeel van de digitale werkplek. Hoe beheer je die fysieke schakel in een wereld die volledig op cloud-architectuur draait?
Wie kijkt naar de huidige IT-omgeving, ziet een landschap dat gedomineerd wordt door cloud-provisioning, Zero Trust-beveiliging en verregaande automatisering. Toch is er in veel kantoren nog steeds die ene onmisbare fysieke aanwezigheid: de printer. Of liever gezegd: het multifunctionele smart edge device.
De transformatie van de printer
De perceptie dat printtechnologie stilstaat, is een hardnekkige misvatting. De afgelopen jaren is de printer getransformeerd van een lokaal aangesloten apparaat naar een intelligent netwerkpunt. Door de overstap naar serverless cloud printing – waarbij printopdrachten niet langer via wankele lokale printservers verlopen – is de IT-beheerder verlost van veel legacy-frustraties.
Daarnaast is security de grootste drijfveer voor vernieuwing geweest. In een tijd waarin elk endpoint een potentieel security-risico vormt, zijn printers uitgerust met geavanceerde authenticatiemethoden en firmware-integriteitchecks. Printen is geen analoog bijproduct meer, maar onderdeel geworden van de gecentraliseerde security-strategie.
De logistiek van de digitale werkplek
Als de hardware dan toch zo intelligent is geworden, waarom is het inkoopproces van de verbruiksartikelen in veel bedrijven dan nog zo ouderwets?
Hier wringt de schoen. Terwijl de software-uitrol via complexe MDM-oplossingen (Mobile Device Management) volledig geautomatiseerd verloopt, zien we dat de aanvoer van fysieke benodigdheden zoals papier en toner vaak nog adhoc wordt geregeld. Dit is een gemiste kans voor procesoptimalisatie. In een hybride werkomgeving, waar middelen verspreid zijn over centrale locaties en thuiswerkplekken, is er behoefte aan een supply chain die net zo schaalbaar is als de cloud.
Smart procurement als onderdeel van beheer
Efficiënt beheer gaat niet alleen over het patchen van software, maar ook over het stroomlijnen van de operationele kant van de werkplek. Het handmatig bestellen van papier is een administratieve taak die de IT-afdeling of facilitaire dienst onnodig belast.
Door gebruik te maken van professionele B2B-platformen kunnen organisaties dit proces integreren in hun bredere inkoopbeleid. Zo kun je bijvoorbeeld online A4 printpapier kopen via Viking. Het voordeel van een grote B2B inkooppartner is dat je direct alles wat je nodig hebt op kantoor kunt bestellen. Dit biedt grip op budgetten, zorgt voor inzicht in het verbruik en haalt de ad-hoc inkoop incidenten uit de workflow van de IT-servicedesk.
Inkoop professionaliseren en automatiseren
De printer is in het cloud-tijdperk niet overbodig geworden; hij heeft zijn plek gevonden in de digitale keten. Papier blijft een focus-tool voor verschillende werkzaamheden op kantoor.
Als IT-manager moet je inzien dat een optimale werkplek niet ophoudt bij de softwarelaag. Het gaat om de synergie tussen digitale infrastructuur en een strak georganiseerde fysieke supply chain. Door de inkoop van basisbenodigdheden te professionaliseren en automatiseren, creëer je rust in de organisatie en houd je focus op de digitale transformatie van het bedrijf.
