Hoe laat je een organisatie probleemloos groeien van 200 naar 500 medewerkers, zonder dat hr flink moet meegroeien? Eetgemak Groep realiseerde dit huzarenstukje met behulp van slimme automatisering. Zo pakte de cateraar dat aan.
Eetgemak Groep bereidt verse en voedzame maaltijden voor voornamelijk ouderenzorg, ziekenhuizen en de psychiatrie. Ook leveren ze aan hotels en restaurants die kampen met drukte of onderbezetting. Bedrijfsonderdeel Food4Care focust zich specifiek op voeding gericht op patiëntherstel, terwijl onderdeel Eetkomeet kinderopvangcentra bedient. Vers voor Thuis levert maaltijden aan consumenten.
Complexe operatie
Het maken van een goede planning en urenregistratie is door al die verschillende doelgroepen complex. Het koken van alle maaltijden gebeurt bovendien in twee shifts, voor de dag en de avond/nacht. Daarnaast worden twee ziekenhuizen gedurende de gehele dag bediend, en naast koks en keukenpersoneel bestaat het team uit medewerkers voor onder andere logistiek en support.
Die complexiteit zorgde in het verleden soms voor verwarring en discussies tussen medewerkers en de hr-afdeling. Bijvoorbeeld over verlof of gewerkte uren. “We werkten per locatie met planners en stelden de urenregistratie en planning op in Excel-sheets”, stelt Daniël Wolffensperger, hr-directeur bij Eetgemak Groep. “Dat werkt prima zolang je een klein bedrijf bent. Maar bij ons werd het vanwege onze forse groei een dagtaak. We moesten slimmer gaan werken.”
Dyflexis
Voor die automatisering koos het bedrijf voor de workforce-managementsoftware van Dyflexis. Daarmee is volgens Wolffensperger de urenregistratie inzichtelijk. “Medewerkers kunnen eenvoudig in- en uitklokken. Naast de gewerkte uren liggen nu ook verlofdagen duidelijk vast.” Voor de planners is er ook het nodige veranderd. Het bedrijf werkte voorheen met allerlei planners op locatie. Bij de ziekenhuizen is dat nog steeds het geval. Op andere locaties hebben ze er nu voor gekozen dat een afdelingshoofd van Eetgemak Groep of een directe assistent verantwoordelijk is voor de planning. “Hr kan dat namelijk zelf niet doen”, vertelt Robin Dijkhuizen, hr-adviseur bij het bedrijf. “We hebben namelijk te maken met veel zaken waar we rekening mee moeten houden, zoals productiepieken. De afdelingen hebben daar zelf het beste zicht op.”
De hr-afdeling is nu wel verantwoordelijk voor de accordering van de planningen en urenregistratie. Dijkhuizen: “Wij zetten de geregistreerde uren immers om naar verloonbare uren. Dankzij automatisering is dat proces nu eenvoudiger en minder foutgevoelig.”
Einde aan complexe verloning
Een juiste verloning van de uren was volgens Wolffensperger voorheen een complexe operatie. “We zijn werkzaam in meerdere branches en hebben te maken met maar liefst vier verschillende CAO’s”, legt Wolffensperger uit. “Daarnaast kennen we tien verschillende groepen die onregelmatigheidstoeslagen krijgen. De hoogte van deze toeslagen is afhankelijk van wanneer een medewerker in dienst is gekomen en welke arbeidsvoorwaarden we in de contracten hebben opgenomen. Ook voor de oproepdienst gelden weer andere afspraken.”
Aan die situatie heeft Eetgemak Groep een einde gemaakt, dankzij een koppeling tussen Dyflexis en Polaris, een hr- en salarisoplossing waar het bedrijf al gebruik van maakte. Alle urenregistraties met een financieel gevolg worden ingelezen in Polaris. Wolffensperger: “We kunnen hiermee het variabele gedeelte van het salaris matchen met alle vaste looncomponenten. Daarmee realiseren we een correcte verloning per medewerker”, aldus Wolffensperger.
In control
De samenwerking met Dyflexis is hecht. “Zo helpen ze ons met het realiseren van koppelingen met andere applicaties. Dat is vaak lastiger dan het lijkt.” Die koppelingen zijn waardevol, want daarmee realiseren we een stuk selfservice. De systematiek voor het verloningsproces is onlangs gewijzigd. Daar waar Dyflexis dit proces voorheen helemaal had ingericht, kunnen we nu zelf wijzigingen aanbrengen”, aldus de hr-directeur.
Wolffensperger: “Voorheen moesten we een mail sturen voor het doorvoeren van veranderingen, nu kunnen we het zelf inrichten. En daar waar we bij Dyflexis toeslagen zelf kunnen beïnvloeden en finetunen, kunnen we bij Polaris hetzelfde op looncomponentniveau doen. Daardoor hebben we grip op het proces en zijn we in control, al is er nog wel een finale toetsing nodig ter controle. Dat levert niet alleen tijdswinst op, maar zorgt ook voor betrouwbaarheid. Een programma maakt in de basis geen fouten. Dat kun je ondanks de beste bedoelingen niet over de mens zeggen.”
