De planningsparadox bestaat niet. Er is juist sprake van een paradigmaverschuiving. Organisaties verleggen hun focus naar een nieuwe vorm van plannen die zeer effectief kan zijn: zelfplanning. Albert Schlangen, manager operations van Planbition, gaf hier op een recent seminar met een project voor de stichting Alpe d'HuZes een mooi voorbeeld van. Zelfplanning is efficiënt, maar zeker nog niet optimaal.
Binnen bedrijven is een verschuiving zichtbaar. Zo verdwijnen de traditionele hiërarchische modellen die we kennen uit het Taylorisme. Deze hiërarchische structuur maakt plaats voor een flexibelere variant, waarbij ook medewerkers inspraak hebben op onder andere de planning. Een onmiskenbare trend in hr-land is werknemers meer vrijheid geven.
Nadruk op flexibiliteit
Deze veranderingen vragen om een nieuwe manier van plannen, waarbij de nadruk ligt op flexibiliteit. Het aanbod van geschikt personeel is immers fors teruggelopen, waardoor planners bij het opstellen van een planning simpelweg minder mogelijkheden hebben. Plannen is dan ook niet langer aanbodgericht. ‘We zien een verschuiving van aanbodgericht naar vraaggericht en uiteindelijk vraaggestuurd’, zei Schlangen op het seminar.
Zelfplanning is een voorbeeld van een nieuwe en flexibelere vorm van plannen waarmee organisaties kunnen inspelen op de hedendaagse uitdagingen. Zelfplanning kan veel tijd en daarmee geld schelen. Een dergelijk systeem ontlast de planner en sluit beter aan op zowel de wensen als beschikbaarheid van de medewerker. Medewerkers kunnen zelf nauwkeurig aangeven welke dagen of dagdelen zij willen werken, waardoor een optimale bezetting kan worden gerealiseerd. Planbition is aan de slag gegaan met een zelfplanningstraject voor het goede doel Alpe d’HuZes, met verrassend goede resultaten.
Plannen tijdrovende klus
Alpe d’HuZes is sinds 2006 actief. De stichting maakte tussen 2006 en 2009 een planning voor ongeveer 150 vrijwilligers met behulp van Excel. De tevredenheid van vrijwilligers over deze planning was met een 8+ als cijfer groot, aangezien de planners persoonlijk contact onderhielden met de vrijwilligers. Dit vergt echter veel tijd, waardoor planners maar liefst vierhonderd uur kwijt waren aan het maken van de planning. Het aantal vrijwilligers was in 2010 echter al opgelopen naar vijfhonderd. Een planning maken voor deze groep is door een planningsbureau opgesteld. Hier is het bureau in totaal vijfhonderd tot zeshonderd uur aan kwijt geweest. De tevredenheid van de vrijwilligers was met 6+ flink teruggelopen.
Planbition is sinds 2011 verantwoordelijk voor het opstellen van de planning voor de vrijwilligers van Alpe d’Huzes. Het bedrijf heeft hierbij gekozen voor zelfplanning, waarbij vrijwilligers via een website zelf aangeven wanneer zij kunnen werken. Planbition geeft dus enkel aan op welke momenten nog mensen nodig zijn, waarna vrijwilligers zichzelf kunnen inschrijven voor deze momenten. Dit systeem blijkt veel tijd en daarmee geld te besparen. Ook is de tevredenheid van de vrijwilligers opvallend hoog.
Zelfplanning
Zowel in 2011 als in 2012 zijn maar liefst 2700 vrijwilligers voor stichting Alpe d’HuZes actief geweest, wat een forse groei is ten opzichte van de vijfhonderd vrijwilligers in 2010. Dankzij het zelfplanningssysteem is echter nog nooit zo weinig tijd besteed aan het opstellen van de planning. Planbition is in totaal tachtig uur kwijt geweest aan de planning en bespaart ten opzichte van 2010 dus maar liefst 420 tot 520 uur arbeidsuren. Ondanks de enorme tijdbesparing is de tevredenheid van vrijwilligers juist fors gestegen. Vrijwilligers gaven de planning in 2011 en 2012 maar liefst een 9,5, wat flink hoger is dan de 6+ die de planning in 2010 kreeg.
Informatievoorziening rondom planning
Ondanks dat zelfplanning dus zeer effectief en efficiënt is biedt de aanpak ruimte voor optimalisatie. De informatievoorziening rondom de planning kan naar een hoger niveau worden getild. Het is handig als de organisatie informatie naar de werknemers kan verstrekken. Het is echter nog efficiënter medewerkers in staat te stellen zelf informatie naar de organisatie door te spelen. Vereist een bepaalde functie of taak bijvoorbeeld een specifiek diploma of certificaat? Dan kan de werknemer dit bewijsstuk scannen en op eenvoudige wijze toevoegen aan het hr-systeem. Enterprise content management-oplossingen maken dit mogelijk.
Door medewerkers de mogelijkheid te geven zelf informatie aan het hr-systeem toe te voegen wordt planners ook de laatste taken uit handen genomen. De planning kan hierdoor in nog minder arbeidsuren worden opgesteld, waardoor dus zowel de efficiëntie als de productiviteit van de organisatie verder wordt verbeterd. Tegelijkertijd wordt de complexiteit van plannen teruggedrongen, aangezien medewerker zelf kunnen aangeven wanneer zij willen werken. Planners hoeven hierdoor niet langer rekening te houden met de wensen van individuele werknemers, wat een tijdrovende klus kan zijn.
Meer vrijheid voor werknemers
Werknemers steeds meer vrijheid geven is een duidelijk trend in hr-land. Zelfroosteren is hier een goed voorbeeld dat de voordelen van een vernieuwende planningsaanpak benadrukt. Een dergelijk systeem ontlast de planner, sluit beter aan op zowel de wensen als mogelijkheden van de medewerker en biedt meer flexibiliteit. Het systeem kan hierdoor niet alleen geld, maar ook veel tijd besparen. Op het gebied van planning is dus een duidelijke paradigmaverschuiving zichtbaar.
