Stel: u hebt net een mooie nieuwe auto gekocht, met alle denkbare accessoires. Zou u die auto uitlenen aan iemand die zijn rijbewijs in een skelter heeft gehaald? Precies. Waarom laten we dan medewerkers met complexe en bedrijfskritische applicaties werken, terwijl ze daar niet voor getraind zijn? Acht tips voor een gerichte applicatietraining.
- Aansluiting: doe vooronderzoek in het bedrijf, stel vragen. Wat kunnen de medewerkers al? Wat moeten ze kunnen? En wat moeten ze dan nog leren om zichzelf te kunnen redden?
- Focus: veel bedrijven geven vlak voor de live-gang van hun applicatie een intensieve training. Daarna is er niets meer en dus is die training weggegooid geld. Want waar kun je terecht als het fout gaat? Het wegzakken van kennis dwingt iedereen om een wiel opnieuw uit te vinden. Van consistent gebruik van de applicatie is dan geen sprake meer. Een gemiddelde investering in een applicatie-opleiding en nazorg zou tussen de 10 en 20 procent van de totale implementatiekosten moeten liggen volgens onderzoek van IDC. Voor veel bedrijven is het echter een sluitpost, waarvoor ze vaak minder dan 5 procent beschikbaar maken. Sterker nog, veel bedrijven zeggen dat ze de opleiding zelf wel gaan doen. Hierdoor wordt je investering in de applicatie vanzelf minder waard. Beschouw trainen en het ontwikkelen van trainingen als een specialisme. Probeer het er niet zelf bij te doen in de drukste periode van het project. Al is het maar om je investering te beschermen.
- Mindset: vraag het bedrijf om de medewerkers voor te bereiden op een training en op wat er van ze wordt verwacht. Trainen kost een hoop geld, dus het is geen dagje uit. De mindset moet goed zijn. Bereid je medewerkers dus voor op wat je voor ze uit de training wil halen, op basis van hun eigen individuele verantwoordelijkheden.
- Op maat: een standaard applicatietraining komt niet tegemoet aan de vele verschillende gebruiksmogelijkheden. Zeker niet een SAP-softwaretraining. Ga daarom uit van wat de medewerkers ermee doen. Iemand van de financiële administratie denkt conceptueler, een magazijnmedewerker denkt praktischer. Laat de training zo nauw mogelijk aansluiten bij het dagelijkse werk van mensen. Daarmee stimuleer je de intrinsieke motivatie.
- Persoonlijk: ieder mens heeft een eigen leerstijl en leercurve. Dat leerden we al van Kolb en Honey & Mumford. Het is vergelijkbaar met het in elkaar zetten van een Ikea-kast. Sommigen beginnen gewoon, zonder de handleiding te lezen; een andere laat het voordoen door een meer geoefende persoon en een derde spreidt alle moertjes en boutjes uit op de grond, leest de handleiding en begint pas na een grondige studie. Laat je training daarom aansluiten bij de verschillende leerstijlen.
- Klassikaal: eLearning wordt steeds populairder. Dit kan zowel synchroon (iedereen tegelijk) als asynchroon (zelfstudie). Het voordeel van klassikaal onderwijs is de mogelijkheid van non-verbale communicatie. Toch zo’n 80 procent van de totale communicatie. Het rendement is hoger, en dus verdient deze vorm van onderwijs de voorkeur.
- Wel of niet examineren?: wij examineren niet. Want wat doe je met mensen die niet slagen? Mogen ze niet aan de applicatie komen? Krijgen ze een herkansing met dezelfde vragen? Een onhoudbare situatie. Beter is het om met nazorg de plooien glad te strijken en vooraf een risicoanalyse te maken om na te gaan waar problemen te verwachten zijn.
- Trial & error: je kunt bij een applicatietraining op het digibord alle knoppen en iconen aanwijzen en vertellen wat ze doen. Alleen, dan is iedereen thuis alles alweer vergeten. Beter is het om een taak te geven die aansluit bij de functie van de cursist. Een realistische oefening, er zelf mee aan de slag gaan, vragen als je er niet uitkomt en feedback krijgen; dan beklijft het pas echt. Trial & error. Zo werken wij bij SAP-trainingen bijvoorbeeld altijd in een kopie van het echte SAP-systeem van het bedrijf. Realistischer kan het niet. Want wie vertrouw je meer op de weg: iemand die rijles heeft gehad in een skelter of in een echte auto?
Ik kan mij helemaal vinden in de genoemde punten. Wat ik wil toevoegen is het betrekken van medewerkers van de gebruikersorganisatie bij het samenstellen van het trainingsmateriaal en het geven van de trainingen. Dit vergroot het realiteitsgehalte van de oefeningen en helpt ook bij het beantwoorden van vragen over de praktijksituatie tijdens een training.
Met betrekken bedoel ik niet het grotendeels uit handen geven van de trainingen aan de medewerkers of ze na een train-the-trainer het helemaal zelf laten doen.
Je kunt het vergelijken met het betrekken van gebruikers tijdens de ontwikkeling van een systeem.