Openheid en vertrouwen in offshore relaties

Een aantal maanden geleden heb ik een boek gelezen genaamd ‘100% succesvolle IT-projecten’, geschreven door Klaas Jung en Gerard van de Looi. Ze schrijven over de belangrijkste succesfactoren in it-projecten. Een van de hoofdstukken die er voor mij bovenuit steekt is die over relaties en openheid.

 Klaas Jung en Gerard van de Looi schrijven daar:
‘Hoe opener je bent naar de ander, hoe groter de kans dat je vertrouwen creëert. De tegenstrijdigheid is dat mensen vaak juist meer gesloten worden omdat ze bang zijn dat ze gestraft worden voor openheid. In een omgeving van wederzijds vertrouwen kun je open zijn, problemen bespreken en je lost problemen samen snel op. Maar als we niet open zijn en problemen voor ons zelf houden zal de ander ons wantrouwen. Op zijn beurt zal de ander ook geslotener reageren en creëren we afstand.’ 

In relaties die grenzen, culturen en talen doorkruisen geloof ik dat openheid nog bepalender is om it-projecten te laten slagen dan in lokale projecten. Openheid verschilt tussen culturen. Tenzij we leren hoe open een persoon van een andere cultuur is en welke mate van openheid van ons verwacht word, zal communicatie geblokkeerd worden en is het vertrouwen laag. Het doel in een offshore relatie is comfortabel samen werken en aangezien we al een afstand in cultuur, taal en geografie hebben, zullen we de persoonlijke afstand moeten minimaliseren.

De auteurs beschrijven welke factoren bijdragen aan een gelijke relatie en waar vetrouwen en communicatie kan ontstaan.

1. Respect. Als een persoon minder respect heeft voor de ander zal de relatie afstandelijk worden. Als een persoon onderdanig wordt aan de ander zou er onderdrukking kunnen ontstaan. Dit is vaak gebaseerd op het idee van de klant ‘wij betalen de rekening dus jij moet doen wat wij zeggen’. Als beide zijden respect hebben voor elkaar zal de relatie gelijk zijn en goed werken op de lange termijn. De perceptie van respect varieert sterk tussen culturen en daarom zullen we moeten uitzoeken hoe de ander ons ziet en hoe hij respect voor andere mensen in het algemeen beschouwt.
2. Vergeving. Mensen maken fouten in alle projecten. Om beter te worden zullen we moeten leren van fouten. Als de ene persoon de ander niet vergeeft voor zijn fouten zal de relatie uiteindelijk breken. Cultuur speelt hier een grote rol. De relatie tussen baas en werknemer of klant en leverancier is vaak anders in culturen waar hiërarchie belangrijker is dan in culturen met minder culturele afstand.
3. Onderhoud. In alle menselijke relaties zullen we moeten investeren om de relatie gezond te houden. In een it-project is het belangrijk om niet alleen in de relatie te investeren in de verkoopfase, maar gedurende het hele project. Als de mensen ver van elkaar verwijderd zijn is deze uitdaging nog groter, aangezien er minder face-to-face ontmoetingen zijn.
4. Angst voor conflicten. In een gelijke relatie kunnen alle onderwerpen (zowel positief als negatief) openlijk besproken worden. Mensen kunnen dan openlijk problemen delen zonder bang te zijn voor een conflict. Mensen uit verschillende culturen staan vaak anders tegenover conflicten. Om de relatie sterk te maken zullen we open moeten zijn en vanuit beide ‘kanten’ moeten uitzoeken in hoeverre we wel of niet een conflict aan kunnen gaan met de ander.