De term workflow ofwel werkstroom is bedacht voor technieken waarmee de gewone bedrijfsprocessen in een organisatie te automatiseren zijn. Hopelijk geldt dit ook voor bedrijfsprocessen tussen afzonderlijke, maar onderling samenwerkende organisaties.
Werkstroom-applicaties zijn gespecialiseerde programma’s. Ze worden ontwikkeld door eindgebruikersorganisaties, die daarbij gebruik maken van een breed scala aan softwareprodukten voor het ontwikkelen, draaien en beheren van applicaties. De basis-systeemsoftware kan uit diverse bronnen afkomstig zijn. Meestal is de software ingebed in een applicatiepakket, een gespecialiseerd produkt, een uitbreiding van een groupware-kantoorsysteem of geworteld in specialistische software, met name dip.
Werkstroomautomatisering is niet nieuw, maar de nadruk op specifieke softwareprodukten wel. De oorzaak hiervan ligt vooral in de vele aandacht voor bpr (business process re-engineering). Bpr dwingt organisaties om bedrijfsprocessen gedetailleerder in kaart te brengen en deze vervolgens aan te passen. Daardoor beschikken bedrijven opeens over de luxe van een gedetailleerde definitie van hoe het bedrijf werkt (of zou moeten werken). Om bedrijfsprocessen te kunnen automatiseren, moeten ze eerst minutieus worden gedefinieerd, anders worden de verkeerde processen opgelegd, met desastreuze gevolgen. Een volledige specificatie voordat men het proces automatiseert is cruciaal.
De meeste computertoepassingen zijn tegenwoordig of online (interactief), of batch. Er is momenteel te veel aandacht voor interactieve applicaties. Dit komt door de belangstelling voor PC’s en client/server-architecturen. Systemen voor procesbeheersing en fabricage-automatisering zijn echter zo gedefinieerd dat er ook event-gestuurde concepten onder vallen. Bij het optreden van een onverwachte externe gebeurtenis (event) wordt automatisch een bepaalde functie uitgevoerd. Dit concept is ook toepasbaar op de meeste bedrijfsprocessen, naast online- en batch-systemen.
De meeste commerciële en kantoorapplicaties concentreren zich te veel op interactieve architectuur. Vaak is er één interactieve applicatie om een database aan te maken of te wijzigen. Later verwerkt een andere interactieve applicatie deze gegevens verder. Vaak moeten gegevens van de ene naar de andere database worden verplaatst voordat het volgende proces kan starten. Het event-gestuurde concept voegt toe dat het voltooien van de ene stap automatisch kan leiden tot het initiëren van de volgende etcetera. Zo zijn veel interactieve applicaties kort te sluiten. Bedrijven doen er dan ook goed aan zich meer op werkstroom en minder op PC’s te richten.
De praktijk is ingewikkelder dan een procedure die een bericht doorgeeft aan een andere enzovoort. Integratie en benutting van bestaande systemen zijn noodzakelijk en veelal zijn de locaties gespreid. In het laatste geval zijn vaak store-and-forward-technieken nodig. Die kenden we al van groupware en edi, maar ze zijn nu ook beschikbaar als ‘middleware’ voor transactieberichten, zoals MQ of Pipes.
Vaak moet een aantal processen gereed zijn voor de volgende sequentiële processtap kan beginnen. Als alles goed is, zijn die processen zonder menselijk ingrijpen uitvoerbaar, net als de produktielijn in een fabriek. In commerciële systemen is echter altijd op bepaalde punten menselijke interventie noodzakelijk. Voorafgaande aan sommige stappen is bijvoorbeeld autorisatie nodig. Een order mag niet automatisch leiden tot een produktie-opdracht voor de kredietwaardigheid van de besteller is geverifieerd.
Dip-systemen scannen papieren documenten (met name handgeschreven brieven), comprimeren deze en slaan ze op in een random-access bestandssysteem. Hierbij wordt doorgaans optische disk-technologie gebruikt, om tot de vereiste prijs/capaciteit-verhouding te komen. Elk gescand document wordt geïndiceerd in een aparte disk-georiënteerde relationele database opgeslagen, vaak alleen onder een documentnaam, maar meer en meer met verwijzingen naar de inhoud. Deze kenmerken moeten geïdentificeerd worden als het document wordt opgeslagen. Opvragen gebeurt door het bestand uit de geïndiceerde database te halen, te decomprimeren en op een grafisch beeldscherm te tonen (meestal een PC met een scherm met een hoog oplossend vermogen). Ondanks de naam image processing is dit proces geen echte beeldverwerking, zoals handtekeningen analyseren en vingerafdrukken herkennen. Bij het weergeven zijn echter wel functies als zoom en cut-and-paste te gebruiken.
Veel dip-systemen werden toegepast in applicaties als schadeclaims afhandelen bij verzekeringsmaatschappijen. Daarom is werkstroom-programmatuur ontwikkeld die ervoor zorgt dat bij een claim eerst alle relevante informatie in een ‘dossier’ wordt verzameld voor de claim op het bureau van de beoordelaar belandt. Hierdoor hoeft hij geen oude dossiers meer door te spitten en vermindert de kans op documenten kwijtraken. Merk op dat meerdere gebruikers tegelijkertijd hetzelfde document kunnen zien, in tegenstelling tot het enkelvoudige papieren origineel. Werkstroom valt ook toe te passen om de juiste acties te initiëren na raadpleging van het dossier.
