Bij erp-implementaties onderschatten bedrijven de benodigde menskracht en de noodzaak tot organisatorische aanpassingen. Dat het vaak meer tijd kost, accepteert men. Dat meer eigen medewerkers nodig zijn, vormt wel een struikelblok.
Tevens ontbreekt het aan voldoende opleiding van gebruikers en andere betrokkenen. Dit concludeert Giarte Research uit een onderzoek onder Nederlandse erp-gebruikers.
Onderzoekers Nico Bothof en Bart Götte ontdekten dat organisaties anders functioneren dan in de structuur van het erp-pakket is vastgelegd. "Het totale bedrijfsproces wordt niet geoptimaliseerd." Met de erp-modules optimaliseert een bedrijf functionele gebieden, zoals productie, logistiek, distributie en financiën. Bedrijven gaan vaak voorbij aan de vereiste organisatorisch aanpassingen.
Hoewel erp-systemen integratie beogen van alle functionele gebieden, is vaak slechts sprake van afstemming daartussen. Het erp-pakket is ingericht op de complete integratie, die de functionele gebieden procesmatig aan elkaar knoopt. Na de implementatie valt de organisatie terug in het oude werkpatroon. Daardoor sluiten software en organisatie niet goed op elkaar aan. Het management moet een omgeving creëren waarin medewerkers creatief met de mogelijkheden van het pakket kunnen omgaan. De organisatie moet platter en flexibeler, wil ze de erp-mogelijkheden optimaal gebruiken.
De factoren die een implementatie kunnen maken of breken, zijn eveneens organisatorisch. Interne overeenstemming over het gebruik van de software, steun van het topmanagement en een capabel projectteam zijn onontbeerlijk.
De implementatiepartner speelt volgens Giarte een grote rol in de mate waarin een bedrijf zijn erp-doelstellingen realiseert. Tussen die partners zitten grote verschillen. Deze zijn belangrijk, omdat het onderscheidend vermogen tussen erp-pakketten afneemt en de toegevoegde waarde dus in de implementatie zit. Het blijkt weinig uit te maken of een IT-adviseur dan wel een algemeen organisatie-adviseur als partner optreedt. De combinatie van twee verschillende typen bureaus is echter funest; die gaan elkaar tegenwerken. Wel wordt een tweede partij vaak pas ingeschakeld als er al problemen zijn.
Toch biedt erp enorme mogelijkheden om de bedrijfsprocessen te verbeteren. "Introductie van een erp-systeem zorgt voor een cultuuromslag", aldus Bothof en Götte. "De basiskenmerken van de organisatie wijzigen. De structuur wordt platter, en individuele medewerkers krijgen meer bevoegdheden en een uitgebreider takenpakket. Juist hierom zijn opleidingen van cruciaal belang." Ook de bijdrage die medewerkers leveren aan de bedrijfsdoelstelling wordt duidelijker. Daardoor groeien zowel de motivatie als de acceptatie van de toegepaste IT.
