Nederland loopt voorop in het nadenken over grootschalig programme-management. Hierbij gaat het om het in de hand houden van veel tegelijk lopende projecten die zijn effect hebben op de hele organisatie. "Dit is de overtreffende trap van project-management."
Dit zei Kees Geerts zijn voordracht Van project-management naar programme-management, ter gelegenheid van de halve finale van de Computable IT Award 1999, vorige week vrijdag in het Scheveningse Kuhrhaus.
Geerts is vorig jaar tijdens The Project Leadership Conference in Parijs uitgeroepen tot dé projectleider van deze conferentie. Hij kreeg die vermelding op basis van zijn rol bij het integratieproject waarbij de IT-activiteiten van PTT Post en het Australische koeriersbedrijf TNT moesten worden afgestemd. In totaal moest hij 171 deelprojecten coördineren en in goede banen leiden.
Hij vertelde de aanwezige project-managers, deelnemers aan de Computable IT Award, wat de voordelen zijn van programme-management ten opzichte van project-management.
Onontbeerlijk
"Bij projecten als de integratie van PTT Post en TNT is programme-management onontbeerlijk. Hier staan de lange-termijnstrategie, organisatieverandering, definiëren van de zakelijke voordelen (business benefits) en de betrokkenheid van de hoogste managementlaag centraal."
Dit laatste is volgens hem van cruciaal belang aangezien de hele organisatie merkt dat er wat gaat veranderen. Omdat het om de lange-termijnstrategie gaat, willen doelstellingen nogal eens veranderen. Vandaar dat de discussie hierover op het niveau van de Raad van Bestuur plaatsvindt.
Geerts: "Met goed programme-management willen we een rustpunt creëren binnen organisaties waar veel bedrijfsprocessen en werkwijzen tegelijkertijd op de schop gaan. Het programma-bureau houdt zicht op de beoogde veranderingen en draagt zorg voor de communicatie over de gehele operatie en de consequenties hiervan voor de deelprojecten." De onrust als het gevolg van deze veranderingen, wordt binnen het programma-bureau gekanaliseerd. Wanneer bedrijven kiezen voor programme-management, formuleert men release definitions: de afspraken over wat er wanneer moet worden opgeleverd. Deze vormen het uitgangspunt van alle handelingen.
Tastbare producten
Om project-management scherp te onderscheiden van programme-management, benadrukt Geerts dat het bij projecten draait om de korte termijn en dat er gefixeerde doelen zijn. Verder wordt er bij project-management gefocust op onderdelen van de organisatie en de oplevering van tastbare producten. Bij programme-management staan niet de producten centraal maar de processen langs welke deze moeten worden opgeleverd. De hele organisatie staat centraal en niet losse afdelingen. Vandaar ook dat programme-management een lange adem heeft. "Looptijden van drie tot vijf jaar zijn normaal," aldus Geerts. "En er moet sprake zijn van meer dan één project."
Het is volgens Geerts van groot belang dat de zakelijke voordelen, de business benefits, binnen het programma-domein zijn gedefinieerd. Redenerend vanuit de business benefits blijft het programma-bureau met beide benen op de grond staan en is bureaucratisering te voorkomen.
Geerts, verbonden aan Cap Gemini, meent dat Nederland een voorlopers is op het gebied van programme-management. Met name de hele grote aanbieders van IT-oplossingen manifesteren zich op dit terrein. Er zijn op dit moment, volgens Geerts, in Nederland niet meer dan een hand vol projecten waar programme-management wordt ingezet.
