Onderzoeksbureau Gartner heeft het nog niet in een magisch kwadrant weten te vangen. "Maar business transformation, software om bedrijfsprocessen aan te passen, gaat het helemaal maken".
Dit zegt Tim Willems, directeur van Bwise. Het bedrijf heeft net een contract getekend met de gemeente Den Bosch. De Brabantse overheidsinstelling zet het Cubed-product van Bwise in bij de optimalisering en digitalisering van gemeentelijke procedures die het de komende jaren onder de naam Digiplu wil doorvoeren. Als eerste is de wet onroerende zaakbelasting aan de beurt. Nu neemt de afhandeling van een bezwaarschrift twee jaar in beslag. Een procedurestap als het inschakelen van een externe taxateur voor het bepalen van de waarde rekt de procedure soms onnodig lang op. Optimalisatie moet de hele procedure met een jaar verkorten.
"Het accent in het veranderingsproces van organisaties is verschoven van systeemintegratie naar de menselijke factor", zegt Willems. "Veranderingen stagneren tijdens of vlak na het afronden van een implementatietraject. Een belangrijke oorzaak voor deze stagnatie is dat de toewijding om anders te werken bij de betrokkenen ontbreekt. Daarnaast is essentiële procesinformatie niet op de werkvloer aanwezig. De werknemers die de veranderingen moeten dragen hebben niets om op terug te vallen."
"Er zijn goede hulpmiddelen voor projectmanagement en voor het beheren van de IT-infrastructuur", vervolgt Willems, "maar tussen deze twee oplossingen zit vaak een gat. Hierdoor communiceren ontwerpteam en de gebruikers slecht met elkaar. Een consulent leest geen UML-datamodel (unified modeling language). Die zal denken: wat is dat nou voor geneuzel? Dat is jammer. Want met de feedback, die werknemers op een nieuw in te richten werkproces kunnen geven, wordt niets gedaan. Neem je dit commentaar wel mee, dan zullen mensen eerder geneigd zijn om zich naar het nieuwe proces te richten. Het is tenslotte ook hun bijdrage die zij in hun dagelijks werk in de praktijk kunnen brengen."
Het Cubed-product is zo ingericht dat procesinrichters via een portal het nieuwe proces door de organisatie verspreiden. Werknemers participeren in de verandering door via het intranet hun commentaar op de gedefinieerde procedures te geven. De informatie is afgestemd op de achtergrond van de gebruiker. Een programmeur krijgt inzicht in de programmacode en datadiagrammen. Een procesverantwoordelijke ziet een procedurebeschrijving. Daarnaast heeft deze ook tot taak om het effect van de procesverandering aan de hand van gedefinieerde meetpunten te beoordelen. Dit is te gebruiken bij verdere optimalisatie van het proces. Op deze manier ontstaat er een cyclus die de organisatieverandering voortstuwt ook al is de projectfase allang afgesloten.
Belangrijke componenten in de Bwise-software zijn de mogelijkheden om de impact van procesveranderingen door te rekenen en om processen te koppelen aan systemen voor werkstroombeheer. "In het Bosche project implementeert Getronics een koppeling met de werkstroombeheeroplossing van Filenet. Wij kunnen ook koppelen met Staffware-software", vult Willems aan.
De directeur constateert tevreden dat veel gemeenten de activiteiten van hun Brabantse collega met warme belangstelling volgen. Een gedeelte van de procedures, die in het project Digiplu op de schop gaan, valt onder Loket 2000. Dit project van de rijksoverheid dwingt Nederlandse gemeenten tot het digitaal ontsluiten van hun bestuurlijke informatie en ambtelijke handelingen. Een ware goudmijn voor softwareleveranciers en ICT-dienstverleners als Bwise.
Behalve in Nederland en een aantal andere Europese landen is het bedrijf sinds een jaar ook in de VS actief. De bedrijfsvestiging in Silicon Valley, waar Willems de scepter zwaait, heeft het eerste jaar op water en brood moeten leven. "In het begin kregen we geen voet aan de grond in de States. Bedrijven vonden het machtig interessant wat we doen. Maar niemand kocht het, omdat de toegevoegde waarde over afdelingen heen ging en iedereen op afdelingsresultaat wordt afgerekend. Een eerste stap was om ons te concentreren op één verticale markt, namelijk de banksector."
"Om deze cirkel te doorbreken", vervolgt Willems, "hebben we niet de directie, maar zogenaamdecompliance officersuit het bankwezen bijgepraat over de mogelijkheden van onze software. In de VS zijn deze functionarissen verantwoordelijk voor de verwerking van wettelijke bepalingen in de bankprocedures. Daarnaast adviseren zij de bankdirectie vaak over de te nemen IT-investeringen.Fair landing is een voorbeeld van een regeling waar deze functionarissen hun bank op moeten controleren. Deze Amerikaanse wetsbepaling schrijft bij leningen de registratie van de bevolkingsgroep voor. Dit soort regels, waar elke bank zich aan moet houden, verandert nogal eens.
Bwise draaide op basis van input van de bankmanagers een standaardoplossing voor deze groep in elkaar. Die werd de deelnemers de volgende dag voorgehouden. "Het bleek ineens een stuk interessanter om met onze producten te gaan werken", vertelt Willems. Een aantal banken, waaronder de Huntington Bank en Community Bank of Selanas, zijn met de regelingen in het Cubed-product vervat een pilot gaan draaien. "Nu heeft de bankdirectie er wel oren naar", besluit Willems.
