Printers zijn op zich goedkoop, maar de benodigde verbruiksartikelen zijn dat niet. Om de toenemende kosten onder controle te houden, heeft een bedrijf behoefte aan software die het afdrukken in het netwerk reguleert. Het pakket Print Manager Plus biedt de helpende hand.
Printers worden ieder jaar goedkoper. Nog even en inkjetprinters worden zelfs gratis weggegeven. Ook kleurenlaserprinters zijn tegenwoordig voor minder dan duizend euro te koop. Dat lijkt mooi, totdat naar de prijzen van de verbruiksartikelen wordt gekeken. Printers zijn zo goedkoop, omdat de fabrikant in feite zijn geld verdient met de zogenaamde ‘consumables‘: bij inkjets de inktcassettes, bij laserprinters de toners, drums, fusers en meer van dat fraais.
In printermassatesten staat normaliter altijd een berekening van de paginakostprijs: hierbij houdt het testteam dus rekening met alle kosten die gemaakt worden bij het afdrukken van één bladzijde. Om meer inzicht in de printkosten te krijgen, hier een voorbeeld.
Omdat kleurenlaserprinters tegenwoordig een aantrekkelijke prijs hebben, heeft een bedrijf voor elke afdeling en elke werkgroep een netwerkkleurenlaser aangeschaft. In totaal twintig stuks. Het personeel maakt daar natuurlijk dankbaar gebruik van en print dat het een lieve lust is. Vastgesteld wordt dat elke printer gemiddeld ongeveer vijfduizend pagina’s per maand afdrukt. Maal twintig printers geeft honderdduizend pagina’s per maand. In de laatste test van kleurenlaserprinters bij Datatestlab is berekend dat de gemiddelde paginakostprijs ligt op 6,3 eurocent. Voor het voorbeeldbedrijf betekent dit dus 6300 euro aan printkosten per maand, en dan nog zonder het papier!
De meeste ondernemingen zullen daar niet echt blij van worden. Tijd voor een printerkostenbeheerpakket zullen ze zeggen. Een van die pakketten is het hier geteste Printer Manager Plus. Dat helpt paal en perk te stellen aan een al te balorig printergebruik en probeert de printkosten te drukken.
Voorwaarden
Printer Manager Plus of kortweg PMP kan op elke Windows machine (zowel werkstation als server) geïnstalleerd worden die een printer onder zijn hoede heeft. Een duidelijke voorwaarde van PMP is, dat het printen vanuit de gebruikers-pc’s moet lopen via een Windows machine en alleen dan kan hij dat gaan beheren. Het kan dus niet werken voor printers die rechtstreeks aangesproken worden via een zogenaamde tcp/ip-poort in Windows.
Productinfo
|
Installatie
PMP maakt gebruik van de Wyse Installation Manager. Helaas vindt die het nodig op het einde van de installatieprocedure de pc te herstarten. Voor een server is dit eigenlijk onaanvaardbaar, voor een werkstation kan het wel, maar ook hier is het geen noodzaak. Het herstarten wordt wellicht aanbevolen om bepaalde vers geïnstalleerde services in Windows te activeren, maar zoiets kan ook zonder herstarten.
Beheer
PMP heeft inspiratie opgedaan bij Outlook XP, want de gebruiksinterface lijkt er erg op met een hoofdmenupaneel uiterst links met uitklapbare submenu’s in een opvallend kleurenpatroon met veel blauw en rechts daarvan het meer gebruikelijke informatie- en instellingenpaneel.
Er zijn vier tabbladen: Gebruikers, Gebruikersgroepenstandaardinstellingen, Printers, Printservers en Rapporten. Onder ‘Gebruikers’ worden alle gebruikers getoond die verbonden zijn met de Windows-pc. Men kan dan gebruikers individuele rechten toekennen of beperkingen opleggen. Meestal zal de beheerder er de voorkeur aan geven om gebruikersgroepen bepaalde printprivileges toe te kennen. In beide gevallen kan men opgeven hoeveel pagina’s er maximaal gedrukt mogen worden, hoe groot een printjob mag zijn en hoe hoog de kosten mogen oplopen en hoe die verrekend worden. In de lijst van printers kan de beheerder nauwkeurig specifiëren hoeveel het printen kost bij die machine. Als de paginakostprijs bekend is, kan men die opgeven. Ook moet er niet vergeten worden rekening te houden met de prijs van het papier! Daarnaast kan men een maximum per printer opgeven.
De printservers zijn de Windows-machines die alle afdruktaken voor een bepaalde printer of voor bepaalde printers aanvaarden en doorsturen naar die printer of printers. Er zijn geen instellingen, wel kan men de PMP-service op die machines stoppen en starten.
Het laatste tabblad, Rapporten, maakt gebruik van Crystal Decisions om fraaie rapporten te genereren. Zo kan men een rapport laten maken van het gebruik in pagina’s of in kostprijs per printer, of per gebruiker, et centera.
Conclusie
Print Manager Plus kan inderdaad al te balorig printergebruik aan banden leggen en geeft de gebruiker de mogelijkheid nauwkeurig de printkosten te beheren en te beheersen. Gezien de kostprijs zal dit pakket zich alleen terugverdienen boven een minimum aantal gebruikers. Bij meer dan vijftigtal printergebruikers biedt dit stukje beheersoftware uitkomst.< BR>
Johan Zwiekhorst, copyright 2004 by DTL BVBA, Belgium
