De Mondriaangroep in Den Haag, Leiden en omstreken is het Regionaal Opleidings Centrum (ROC) in de Haaglanden met vijftig vestigingen, dertigduizend leerlingen en studenten, een begroting van 140 miljoen euro en 2300 medewerkers. Paul van Wegberg, senior beleidsmedewerker van de Dienst Middelen van de Groep, schildert een beeld van “explosieve groei van de verantwoordingsplicht en – vaak ad hoc – informatiebehoefte.”
“Neem alleen al de fraudezaken in het hbo van een tijdje terug. Toen moesten we in heel korte tijd verantwoorden dat we niet meer subsidie ontvingen dan waar we recht op hadden, en niet alleen in het lopende jaar, maar ook in de jaren ervoor.” ‘Lumpsum’ financiering, ‘good governance’ en publieke verantwoording zijn ook bij hem de steekwoorden. “Vroeger maakten we eenmaal per jaar de jaarrekening op en stelden we het jaarverslag samen. Nu leggen we permanent verantwoording af. Het gevaar dreigt dat dit gaat leiden tot ‘verstaffing en bureaucratisering’, tot vergroting van de overhead dus.”
Over overhead gesproken: de Mondriaangroep heeft per 1 augustus vorig jaar zo’n veertig arbeidsplaatsen (fte’s) laten vervallen. Drie stafdiensten werden samengevoegd: ‘ict’, ‘financiën’ en ‘vastgoed en facilitair’. ‘State of the art’ hardware en infrastructuur moest de basis vormen voor de vervulling van de beheertaken. Van Wegberg: “We hebben toen drie beleidslijnen uitgezet: verregaande inzet van ict, ‘outtasking’ (ik vermijd liever het woord ‘outsourcing’) en stappen om te komen tot structureel lagere beheerslasten.”
Tweederde goedkoper
Mondriaan nam het initiatief tot ‘Glaslokaal’, dat voor glasvezelverbindingen heeft gezorgd tussen maar liefst 230 locaties in Den Haag, waaronder veel scholen in het basisonderwijs. “Met een bijdrage van de gemeente Den Haag heeft dat gezorgd voor betaalbare 1 Gb-verbindingen tussen onze gebouwen en scholen. In september gaan we in Delft aan de gang.” Volker Stevin heeft de Europese aanbesteding voor dat project in de wacht gesleept.
Van Wegberg schat dat Mondriaan met de glasvezelverbindingen tweederde goedkoper uit is dan met de 2 Mb-coaxverbindingen van vroeger. “Door de standaardisatie en de ‘outtasking’ naar netwerkbedrijf Imtech zijn de beheerlasten ook fors lager.” Er zit meer in het vat. “We gaan beginnen met ip-telefonie over ons glasnet. Zodra we de vaste lijnen kunnen opzeggen besparen we nog eens dertigduizend euro in de maand.” Het aantal serverparken in het netwerk wordt thans teruggebracht van enkele tientallen tot twee à drie.
De Mondriaangroep gebruikt drie hoofdapplicaties voor de stafgroep: PeopleSoft, 20/20 Vision en Planon. “Alledrie zijn web-gebaseerd of geschikt voor het web, dus hebben geen grote aanpassing van de organisatie nodig.” De Groep maakte voordien gebruik van veel verschillende pakketten op de diverse locaties om de leerlingen en deelnemers te administreren. Al in 2000, vertelt Van Wegberg, is besloten PeopleSoft tot de enige applicatie te maken voor de deelnemersadministratie. “Na een moeizame implementatie” heeft Mondriaan nu een goedlopend systeem voor decentrale invoer van data, en centraal beheer. “We hebben nu voor 100 procent controle op de bekostigingsdoelstelling.”
Weerstand
Het tweede knelpunt betreft de inkoopfacturen. De Mondriaangroep krijgt er veertigduizend per jaar. Negen fte’s waren bezig met de verwerking ervan, maar tot veel overzicht leidde dat niet. 20/20 Vision heeft voor een op internet gebaseerd werkstroomsysteem gezorgd. De facturen worden gescand, gecodeerd en verwerkt. Met het systeem worden vijftig budgethouders gefaciliteerd en er hangen meer dan 150 gebruikers aan. “Het facturensysteem kon al gauw rekenen op brede acceptatie: het is snel en efficiënt”, aldus Van Wegberg.
De derde applicatiepeiler komt binnenkort voor rekening van Planon. “We ontbeerden nog een tool voor geïntegreerd faciliteitenmanagement voor de ict en de gebouwen. Daar zijn we nu mee bezig. We willen toe naar centraal inkopen en decentraal bestellen, en we krijgen veel beter zicht op onze betalingsverplichtingen.” Vanaf mei dit jaar moet ook dat systeem compleet in werking zijn.
Van de werknemers van de Mondriaangroep behoort 78 procent tot de onderwijsgevenden; 22 procent is ondersteunend. “We hebben de ict-coördinatoren van de instellingen dicht bij het hele traject betrokken. Dat ging redelijk goed. Er bleek veel meer weerstand te liggen bij de schooladministraties, maar de maatschappelijke druk is ook hier een succesvolle hefboom gebleken.” Om spottend af te ronden met: “We hebben alles in dit project keurig volgens de regels Europees aanbesteed. Ik moet wel bekennen: er gaat een wereld voor je open…”
