Aan vergaderingen wordt heel wat tijd verspild. Door daar intelligenter mee om te gaan, is veel winst te boeken. Dat begint met een goede voorbereiding en een goede vastlegging van afspraken in een soort stroomschema. Mindjet claimt dat het het juiste gereedschap daarvoor levert.
Uit een onderzoek in opdracht van de softwareleveranciers Mindjet en NetViewer blijkt dat vergaderen steeds minder productief is. De belangrijkste uitkomst is dat ruim 61 procent van alle vergaderingen niet efficiënt is en weinig bijdraagt aan het delen en doorgeven van informatie. Van de ondervraagde achthonderd leidinggevenden in Europa denkt 71 procent dat de eerste winst te behalen valt door betere voorbereiding. Het niet helder toewijzen en afspreken van taken en verantwoordelijkheden ziet 52 procent als factoren die het resultaat duidelijk negatief beïnvloeden. 45 procent zou direct het aantal fysieke vergaderingen met collega’s met de helft willen terugbrengen of vervangen door telefonische sessies of webvergaderingen.
Met deze studie in de hand poogt oprichter van Mindjet Mike Jetter gesprekspartners tijdens zijn Eurotrip ervan te overtuigen dat zijn product Mind Manager onmisbaar gereedschap is voor mensen die projecten voorbereiden, begeleiden en uitvoeren. Hij claimt dat zijn software een prima alternatief is voor PowerPoint en Project van Microsoft – twee in één, en nog beter ook.
Nieuwe kennis
Jetter begint met te zeggen dat bedrijven als Shell, Vodafone en Nokia met zijn programmatuur werken. “We mikken op de grotere ondernemingen, maar eigenlijk is het geschikt voor iedereen die bepaalde activiteiten plant. We hebben overigens twee versies: voor de thuisgebruiker en voor de professionele gebruiker.”
De wortels van Jetters programmeervrucht liggen in ‘mindmapping’. Hij beweert het fenomeen te hebben opgewaardeerd tot ‘businessmapping’. Hij verwijst naar een artikel van Bill Gates in Newsweek (25 januari 2006) als bewijs voor zijn claim dat mindmapping (in Gates’ woorden) ‘de informatiedemocratie naar de volgende stap brengt’. De Microsoft-topman beschrijft hoe zijn product OneNote kan helpen nieuwe ideeën te genereren en te verspreiden. “Een nieuwe generatie mindmappingsoftware kan worden gebruikt als ‘schone lei’; als middel om ideeën en data samen te voegen, en uiteindelijk nieuwe kennis te scheppen.” Als zelfs een invloedrijk man als Gates dit onderwerp op de agenda zet, leeft het, aldus Jetter.
Informatiedilemma
Jetter vertelt dat mindmappen beide hersenhelften aanspreekt, waardoor rationaliteit en creativiteit gelijk op gaan. Hij zegt dat grote ondernemingen zijn software in eerste instantie gebruiken om projecten te plannen. “Het gaat er daarbij vooral om dat in één plaatje het grote overzicht te zien is; door op onderdelen te klikken kun je dieper graven. Zo zie je wie verantwoordelijk is voor een bepaald onderdeel en hoe het daarmee gaat.”
Via associaties kunnen collega’s op een idee of projectplanning inhaken. Ze kunnen alleen actief meedoen als ze ook een licentie op het programma hebben. Wie een gecreëerde mindmap alleen wil zien, heeft voldoende aan de viewer die Mindjet gratis beschikbaar stelt, zoals Adobe zijn Acrobat-viewer weggeeft.
Jetter ziet zijn geesteskind vooral als middel om het informatiedilemma te doorbreken. “We beschikken over heel veel gegevens, maar die worden pas informatie als ze een bepaalde waarde voor ons hebben.” Binnen de mindmap van Mind Manager is het mogelijk verwijzingen naar bestanden (uit bijvoorbeeld databases of mail) in de map op te nemen, zodat achterliggende, complete documenten zijn te raadplegen. Je kunt zelfs actieve snapshots van spreadsheets opnemen en manipuleren, waarbij elke wijziging automatisch wordt doorgevoerd in de originele spreadsheet, als iemand daartoe bevoegd is. De belangrijkste data (ook van dergelijke documenten) bewaart Mind Manager in cache, zodat een eenmaal gemaakte kaart ook ‘stand alone’ waardevol blijft.
Jetter ziet het product ook worden gebruikt als een aanloop naar kwaliteitsprojecten binnen organisaties. Wie bijvoorbeeld een Six Sigma-project ingaat, raakt alle processen en hun onderlinge verbanden binnen een organisatie. De mindmap maakt het mogelijk de kerndoelen te definiëren, met hun afgeleiden en hun onderlinge relaties, en de bijbehorende medewerkers met hun verantwoordelijkheden.
Webinars
In een mindmap worden tal van symbolen en kleuren gebruikt om de waarde van begrippen en hun onderlinge relaties weer te geven. Dergelijke notaties vind je ook veel in stroomdiagrammen bij het opstellen van bedrijfsprocessen. Jetter zegt dat gebruikers zelf hun voorkeuren voor de symbolen kunnen aanpassen. Dat is een zwak punt: het werkt prettiger als de symbolen wereldwijd zijn gestandaardiseerd. Dan ziet iedereen in één oogopslag wat ermee wordt bedoeld. Kennelijk is dit softwareonderdeel nog niet volwassen genoeg, want er is volgens Jetter (nog) geen organisatie die zich hierover buigt. Wel begint zich in Duitsland een gebruikersvereniging te vormen en biedt Mindjet webinars aan om het gebruik van mindmapping aan te moedigen en te verklaren.
Ook softwareleveranciers tonen zich geïnteresseerd. Er is bijvoorbeeld een actieve koppeling van Salesforce.com om te laten zien hoe de programma’s in elkaar kunnen grijpen. Ook SAP wil graag samenwerken. “Dat laat ik toch liever aan de partners over”, zegt Jetter. “Zij maken verticale applicaties. Er is er bijvoorbeeld al een voor de gezondheidszorg.
