Het is tegenwoordig eerder regel dan uitzondering: bedrijven slaan al hun documenten elektronisch op. De emailcorrespondentie viert hoogtij. Brieven en facturen worden in de postkamer gescand. Medewerkers werken wereldwijd samen, soms zelfs tegelijkertijd aan hetzelfde document. En om de klant nog beter van dienst te kunnen zijn, maken we steeds vaker gebruik van verschillende applicaties. De technologie mag daarbij niet beperkend zijn. We verwachten alsmaar meer van onze systemen.
Ik zie het regelmatig in mijn werk. Bedrijven zien hun document management-systeem niet meer los van andere applicaties. Juist nu relatienetwerken zich zo sterk ontwikkelen, wordt het verbinden van communicatiestromen steeds belangrijker. Bedrijven koppelen hun documentbeheer aan hun crm-oplossing om relatiebeheer effectiever te organiseren en de performance van de organisatie te verbeteren. In het bedrijfsleven is het bijna vanzelfsprekend geworden om documenten vanuit één en dezelfde applicatie snel en eenvoudig te kunnen opslaan, zoeken en raadplegen. In de nieuwe netwerkeconomie kennen we geen beperkingen meer: documenten moeten te allen tijde beschikbaar zijn, ongeacht het type document, ongeacht de manier van werken, ongeacht de plaats waar het opgeslagen is.
Het mag dan voor de hand liggen dat het koppelen van het document management-systeem met de crm-applicatie netwerkorganisaties helpt. Toch zijn sommige bedrijven terughoudend. Zelfs de reële efficiencyverbetering van tenminste tien procent kan hen niet overtuigen. De ontwikkeling van de netwerkeconomie is echter onomkeerbaar. Wellicht dat die juist deze bedrijven over de streep helpt. Want het verbeteren van het relatiebeheer en de beheerstructuur is noodzakelijk gebleken om in deze tijd succesvol zaken te doen.
Serge Leclercq
Sales Manager VDD IQware
