Vroeger hield de facilitaire afdeling precies bij op de tellers van de copiers hoeveel er werd verbruikt. Iedereen printte er lustig op los zonder om te kijken naar het verbruik. Met de introductie van multifunctionals werd scannen, faxen, kopiëren en printen via slechts één apparaat mogelijk. Hierdoor konden bedrijven het totale documentverwerkende proces goedkoper, efficiënter en productiever maken. Maar toch ontbrak vaak het overzicht op het totale kostenplaatje.
Gelukkig is er nu een kentering gaande. Facilitair management en it werken samen om te komen tot een goede kostenstructuur voor printing. It-personeel heeft natuurlijk de technische kennis, maar voor een mooi kostenplaatje hebben zij advies nodig van hun facilitaire collega's. De afgelopen jaren zijn zowel qua technisch beheer als qua financieel management enorme sprongen voorwaarts gemaakt. Dankzij het aanbieden van slimme portals, kunnen klanten hun park zowel qua gebruik als in de kostensfeer optimaal beheren, inclusief bijvoorbeeld het uitlezen van tellerstanden en het online bestellen van toners. Zo komt langzaam maar zeker het overzicht terug en kan duidelijk worden aangegeven hoeveel de kosten voor printing zullen zijn. Met het beheer van de directe kosten komt het dus goed.
Het volgende gevaar ligt echter op de loer. Door de vergaande digitalisering dreigen de kartonnen archiefmappen te verdwijnen, terwijl er vaak nog niet zorgvuldig genoeg is nagedacht over de vindbaarheid van de gedigitaliseerde informatie. Documenten waar je lang naar moet zoeken, kosten een organisatie doorgaans veel geld en tijd. De volgende uitdaging ligt dus in het beter leren beheren van documenten, waardoor tijd en geld kunnen worden bespaard.
Ben Ammerlaan
Consultant Document Management bij AAC Direct
