Het goed beheren van contracten is voor iedere organisatie van groot belang. Eenvoudig is dat niet, want ondernemingen werken vaak met veel verschillende leveranciers samen en de looptijd van contracten varieert sterk. In de praktijk gaat er dan ook veel mis op het gebied van contractbeheer en dit kost organisaties handenvol met geld.
Decos heeft op basis van praktijkervaring een top 5 samengesteld van de meest voorkomende problemen op het gebied van contractbeheer:
1. Contracten worden ongewild verlengd
De looptijd van contracten varieert. Veel contracten bevatten een clausule waardoor de overeenkomst automatisch wordt verlengd, tenzij het contract binnen de gestelde termijn wordt opgezegd. Dit kan betekenen dat een contract ongewild/onbewust wordt verlengd en de organisatie met onvoorziene kosten worden geconfronteerd.
2. Contractgegevens zijn onvoldoende toegankelijk voor medewerkers
Een veel voorkomend probleem is dat contractgegevens decentraal worden opgeslagen op een server en dat iedere afdeling een eigen werkwijze heeft voor het archiveren van contracten. Gegevens zijn hierdoor vaak niet goed beschikbaar voor andere afdelingen. Hier komt bij dat wanneer een medewerker het bedrijf verlaat de kans bestaat dat waardevolle informatie verloren gaat wanneer er geen gestructureerde werkwijze is.
3. Afdelingen profiteren onvoldoende van schaalvoordelen
Wanneer afdelingen niet van elkaar weten welke afspraken er zijn gemaakt met leveranciers, profiteren zij ook niet van eventuele schaalvoordelen. Door gegevens onderling te delen, verbeteren afdelingen hun onderhandelingspositie en maken zij het inkoopproces efficiënter.
4. Management heeft onvoldoende inzicht in processen
Van organisaties wordt steeds vaker verwacht dat zij kunnen aantonen dat zij er alles aan doen om bedrijfsprocessen te verbeteren. Wanneer ze hun contractgegevens centraal opslaan, kunnen ze eenvoudiger rapportages genereren ten behoeve van het management. Zo kan het management inkoopbeslissingen beter onderbouwen.
5. Te veel papier
Er is nog altijd te veel papier binnen de meeste organisaties. Afdelingen archiveren contracten zowel digitaal als fysiek. Dit is niet alleen inefficiënt, maar ook zeer kostbaar. Het is verstandiger om documenten digitaal te archiveren en ze alleen fysiek te bewaren als dit echt noodzakelijk is.
"Het efficiënt beheren van contracten vereist een kritische houding van de organisatie en de juiste instrumenten om contractgegevens te kunnen archiveren en analyseren", zegt Alrik van Kuijk, marketing manager bij Decos. "Door documenten met behulp van de juiste software digitaal op te slaan in een centraal archief, kunnen organisaties een enorme kostenbesparing realiseren. Het is dan ook niet verwonderlijk dat steeds meer organisaties willen weten welke mogelijkheden er op dit gebied zijn."
