In het Nederlandse midden- en kleinbedrijf (MKB) beschikt 65 procent van de bedrijven over een multifunctionele laserprinter, maar slechts 45 procent van deze bedrijven gebruikt de printer voor faxen en scannen. Dit kwam naar voren uit een onderzoek in opdracht van Lexmark, uitgevoerd door Ipsos. Het MKB mist hierdoor kansen op het gebied van productiviteit, zegt Lexmark.
In totaal werden 1400 bedrijven ondervraagd met maximaal 250 medewerkers in zeven landen. Het onderzoek toont aan dat veel MKB-bedrijven hebben geïnvesteerd in een hoge technologische standaard in kantoorartikelen. Sterker nog, in grotere bedrijven binnen het MKB met 151 tot 250 medewerkers is het deel van de respondenten dat beschikt over een multifunctionele printer gestegen naar 65 procent.
Verbeteringen zijn niet gefocust op productiviteit
Als we kijken naar de redenen voor bedrijven om hun printomgeving te verbeteren, blijkt vaak dat het om een kostenoverweging gaat en niet om een tactische en strategische visie voor de langere termijn.
Een voorbeeld van een tactische maatregel die het MKB toepast is de toename in het gebruik van elektronische communicatie. 52 procent van de bedrijven gebruikt dit als maatregel voor het reduceren van de kosten. Steeds meer documenten worden digitaal opgeslagen en het aantal papieren dossiers neemt af. Dergelijke maatregelen worden vaker genomen dan strategische maatregelen, zoals het toepassen van business unit codes en printanalyses. In Nederland past slechts 2 procent deze maatregel toe om printkosten blijvend te kunnen verminderen.
Grote bedrijven zijn vaker strategisch ingesteld
Grotere organisaties zijn beter in strategische en op productiviteit gefocuste maatregelen. De bedrijven met 151 tot 250 medewerkers hebben bijvoorbeeld minder vaak toegang tot kleurenprinters om het milieu te ontlasten, namelijk 34 procent. Dit geldt voor bedrijven met 51 tot 150 medewerkers slechts voor 20 procent en in de bedrijven met 10 tot 50 medewerkers voor 12 procent. Veel van de kleine bedrijven hebben vaak helemaal geen printstrategie, dit geldt voor 35 procent. In de bedrijven met 151 tot 250 medewerkers is dat 17 procent. De landen die het meest gefocust zijn op strategische en op productiviteit gedreven verbeteringen zijn Italië en Spanje, zij doen regelmatig print reviews. Nederland en de Verenigde Staten doen daarentegen de minste reviews.
Concurrentie als drijfveer voor productiviteit
Het onderzoek laat zien dat een gezond concurrentieklimaat voor MKB’s zal leiden tot een kritische kijk op nieuwe technologische investeringen met als doel om uiteindelijk meer winst te kunnen behalen. Maar hun benadering moet nog wel worden ontwikkeld om ook verbetering van productiviteit op de lange termijn te bewerkstelligen. Maatregelen die nu worden genomen zijn alleen toegespitst op de korte termijn.
"Het MKB gaat op zoek naar groei van productiviteit door bijvoorbeeld hun printers op efficiënte wijze te gebruiken", zegt Danny Molhoek, Country Manager Benelux. "Het gat tussen de capaciteiten van individuele apparaten en het dagelijks gebruik suggereert dat er significante productiviteitsverbeteringen mogelijk zijn. Bij Lexmark voelen we ons verantwoordelijk voor het bieden van een oplossing die niet alleen gericht is op technologie, maar ook leidt tot een verbetering van de productiviteit en past in de individuele wensen van de organisatie. De integratie van technologie en productiviteit is hier de sleutel."
