Printfabrikanten spelen handig in op de marktvraag naar efficiëntere it door kostenbesparende printers te ontwikkelen voor kleine en middelgrote kantooromgevingen. Dit kan bijdragen aan het oplossen van het probleem, maar als bedrijven echt kosten willen besparen op printgebruik, dan is ook een gedragsverandering nodig.
Een tijdje geleden hebben we in samenwerking met Ipsos een onderzoek gedaan om te peilen hoe het Nederlandse mkb omgaat met printers. Enkele vragen die gesteld werden aan in totaal 1.400 bedrijven met maximaal 250 medewerkers in zeven landen: Is er een printbeleid? Wat doen bedrijven om de printkosten te drukken? Hoeveel wordt er daadwerkelijk geprint? Worden multifunctionele printers efficiënt gebruikt?
Uit het onderzoek blijkt dat het mkb geld en papier verspilt door een gebrek aan printbeleid. Het aantal prints is gek genoeg juist toegenomen. Slechts de helft van het mkb heeft plannen gemaakt om de printkosten te reduceren. Kostenreductie en een groen beleid zijn voor veel bedrijven van belang. Juist daarom is het op zijn minst opmerkelijk te noemen dat een groot deel van bedrijven in het mkb geen enkel zicht heeft op hun printinfrastructuur. Meer dan een kwart van het Nederlandse mkb voert geen evaluatie van de printinfrastructuur uit.
Het probleem blijkt uit het feit dat 47 procent van de Nederlandse bedrijven nooit actie heeft ondernomen om de printkosten te verminderen. Aan de andere kant beweert 67 procent dat hun bedrijf op dit moment nog meer print dan twee jaar geleden.
Focus op traditioneel gebruik
Het onderzoek laat ook zien dat 65 procent van het Nederlandse mkb is uitgerust met een multifunctionele printer. Bij 10 procent van de ondervraagden is één printer per medewerker aanwezig, 56 procent beschikt per 2 tot 4 medewerkers over een printer en bij 24 procent wordt de printer gedeeld met 5 tot 10 werknemers. Uit een analyse van het gebruik van de multifunctional blijkt dat ze voornamelijk worden ingezet om te printen, kopiëren en faxen en slechts voor 7 procent worden andere functies als fotoprinten en archiveren gebruikt.
Uit deze statistieken blijkt dat middelgrote en kleine bedrijven een traditionele benadering hebben als het gaat om printen. Dit leidt tot overconsumptie van papier doordat de focus ligt op printen en kopiëren in plaats van op de toegevoegde waarde die een multifunctionele printer kan hebben voor informatiemanagement, zoals de mogelijkheden op het vlak van archivering. De technologie die bedrijven inzetten zou eigenlijk overeen moeten komen met de behoeftes van bedrijven, anders wordt geld en papier onnodig verspild.
Op printgebied heeft het mkb nog voldoende uitdaging. Willen zij daadwerkelijk kosten besparen, dan zal er ook beleid moeten komen. Een beleid wat ertoe leidt dat er minder papier en daarmee energie wordt verbruikt. Ook het optimaal gebruiken van de beschikbare multifunctionals draagt bij in het drukken van de kosten.
Danny Molhoek
Country Manager Benelux bij Lexmark
