“Wij hadden erg veel last van de zogenaamde webmasterbottleneck. Als iemand van onze communicatieafdeling iets op de website wilde hebben, moest hij of zij naar de IT afdeling om dat gepubliceerd te krijgen. De IT-specialist was dus vooral bezig met het uploaden van content en niet met zijn echte taken als het ontwikkelen en onderhouden van softwareapplicaties. Dankzij het contentmanagementsysteem van Smartsite is dit probleem nu opgelost”, vertelt Jan van Calster, hoofd van de IT-afdeling van de Europese Hogeschool Brussel, EHSAL.
Met Smartsite zelf een intranet bouwen
EHSAL wilde een nieuwe website en een nieuw intranet. De Hogeschool moest besluiten wie de implementatie en alle verdere ontwikkelingen hiervan zou doen. Jan van Calster legt uit: "Typisch voor onze IT-afdeling is dat wij graag zelf controle hebben over nieuwe ontwikkelingen. Wij willen voldoende invloed hebben op de eindresultaten. Wij kiezen er bij een 'make-or-buy'-beslissing dan ook vaak voor om onze eigen ontwikkelingsmogelijkheden te gebruiken."
Zo ook nu. EHSAL koos voor selfservice, omdat het optimaliseren van de website en het intranet een aanhoudend proces zou zijn. "We hebben een dynamisch projectteam, waarin een grafisch ontwerper, een webdeveloper, een communicatiespecialist en een kwaliteitsexpert zitten. Zij bouwen het nieuwe intranet zonder steun van een externe partij. Wel besloten we het contentmanagementsysteem van Smartsite aan te kopen als basis voor het intranet en de website. Smartsite is helemaal role-based en zeer gebruiksvriendelijk voor niet technische redacteurs. Zo komen de juiste verantwoordelijkheden bij de juiste personen te liggen. We krijgen bovendien de nodige training en technische steun van Smartsite."
Veel voordelen én een aantrekkelijke prijs
Smartsite past uitstekend in deze selfservicestrategie. Smartsite ondersteunt namelijk open industriestandaarden zoals XML, XSLT, SOAP/ Webservices, W3C, WEBDAV, Web 2.0, etc. "Het is gunstig, dat onze ontwikkelaars heel vertrouwd zijn met Microsofttechnologie: alle nieuwe ontwikkelingen moeten op .NET gebaseerd zijn", aldus Jan van Calster. Van Calster en zijn IT-collega's houden ook van het flexibele-channelprincipe. Hiermee kun je afzonderlijke Cascading Style Sheets (CSS) toevoegen aan verschillende zogenaamde kanalen. "Dit concept past perfect in onze multi-siteomgeving."
Het contentmanagementsysteem van Smartsite biedt bovendien veel mogelijkheden om de functionele behoeftes van EHSAL te vervullen. "Zoals de mogelijkheid van Document Management. Dat is echt een vereiste wil je allerlei soorten documenten als agenda's en rapporten op het intranet kunnen publiceren. Ook de workflow en de versioningmogelijkheid waren belangrijk voor ons. Ons ISO 9000 Kwaliteitshandboek maken we bijvoorbeeld gedecentraliseerd in Word, maar het moet, nadat het is nagekeken door een kwaliteitscontroleur, in html op een juiste manier worden gepresenteerd. Door metadata te gebruiken kunnen we de verschillende hoofdstukken van het handboek voor de juiste personen op relevante plaatsen publiceren."
Nog een reden voor de EHSAL om voor Smartsite te kiezen, was de prijs. Jan van Calster legt uit: "Het Smartsite prijsmodel is zeer aantrekkelijk. Het omvat namelijk een onbeperkt aantal redacteurenlicenties. Andere producten gaan vaak uit van een prijs per gebruiker. Dat zou voor ons heel duur worden, omdat wij in de toekomst graag alle 450 werknemers redacteur van het intranet willen maken."
De website www.ehsal.be is ondertussen naar Smartsite omgezet. Het intranet zal steeds meer een centrale plek worden waar werknemers alle informatie en applicaties kunnen vinden die zij dagelijkse nodig hebben. Jan van Calster concludeert: "Het enthousiasme binnen ons projectteam groeit en groeit. Het werken met Smartsite geeft ons voortdurend nieuwe ideeën! Dit sluit goed aan bij onze visie om het optimaliseren van onze websites en intranet als een doorlopend proces te zien!"
