De KNLTB heeft circa 150 medewerkers in dienst. Daarnaast worden veel inspanningen verricht door circa 500 vrijwilligers op landelijk, regionaal- en districtsniveau. Onder deze vrijwilligers is een onderzoek gehouden naar de behoefte aan een intranet als ondersteunend middel voor effectieve communicatie. Van de respondenten vond 74% het een goed initiatief om een intranet op te zetten.
Keuze voor Smartsite
Ivo Wildeman, coördinator Internet/Intranet binnen de KNLTB, legt uit waarom gekozen is voor Smartsite. "Ten opzichte van de andere systemen die wij gezien hebben, is Smartsite veruit het meest doorontwikkelde content management systeem met veel standaardfunctionaliteit en goede uitbreidingsmodules. Daarbij bood het ook de door ons gewenste flexibiliteit. Van belang voor ons was ten slotte dat ons Smartsite-project zou worden uitgevoerd door een Value Added Reseller van Smartsite, namelijk LECTRIC. Door scheiding van de leverancier van het pakket die zich volledig concentreert op de doorontwikkeling van het pakket en het bedrijf dat de implementatie begeleidt, is de continuïteit gewaarborgd."
Rechten en rollen
De KNLTB is een redelijk complexe organisatie: "Door de grote verscheidenheid aan commissies, werkgroepen, projectgroepen etc. is het van belang dat straks alle bezoekers op maat bediend worden en niet omkomen in de enorme hoeveelheid informatie. Smartsite biedt hiervoor een uitgebreid systeem van rechten- en rollenbeheer", vertelt Ivo Wildeman. Ook dat heeft meegespeeld bij de keuze voor Smartsite.
Publicatie vanuit Word
Ten slotte sprak de KNLTB de laagdrempeligheid van Smartsite enorm aan. Binnen het systeem is een brede variëteit aan gebruiksvriendelijke redactietools beschikbaar die eenvoudig publiceren mogelijk maken. "Zo kunnen redacteuren bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit Word publiceren", vertelt Ivo Wildeman. "Op deze manier ontstaat er ook een draagvlak bij de redacteuren die slechts incidenteel iets willen toevoegen aan het intranet en in dit geval dus niet hun huidige werkproces hoeven aan te passen." Het nieuwe intranet zorgt ervoor dat alle
belanghebbenden snel de voor hen relevante informatie kunnen terugvinden. De KNLTB ziet Smartsite dan ook als een belangrijk middel om zijn communicatiedoelstellingen te verwezenlijken.
