Door de grote hoeveelheid veranderingen, projecten en werkzaamheden in organisaties en ICT-omgevingen is het een hele kunst om je asset-management goed op orde te krijgen en te houden. Wanneer je hier onvoldoende tijd aan besteedt dan is de kans groot dat je veelkosten maakt.
Applicaties blijken allang niet meer te worden gebruikt terwijl er nog wel voor de licenties en het support betaald wordt. Deze applicaties gebruiken servercapaciteit waarvan de licenties en bijbehorende support ook geld kosten. Daarnaast zijn er natuurlijk nog de kosten van hardware, backup, beheer, etc. Een oorzaak hiervan kan zijn dat niemand het bestaan van deze applicaties meer weet doordat medewerkers zijn vertrokken en hier niets van is overgedragen. Zolang er ook niemand gebruik maakt van deze applicaties is er dus geen haan die er naar kraait.
Door regelmatig je licenties en contracten tegen het licht te houden en binnen je organisatie te verifiëren of deze licenties en contracten nog nodig zijn kunnen de nodige kosten worden bespaard. Ook kunnen de contactgegevens van deze licenties en contracten gevalideerd worden en daar waar nodig worden geupdate.
Ook is het raadzaam om minimaal eens per jaar je licentiestructuur tegen het licht te houden en je te laten adviseren welke licentiestructuur en bijbehorend support voor jouw organisatie de komende periode de meest praktische en wellicht voordeligste is.
Met name bij grotere organisaties waar ICT een belangrijke rol speelt in alle bedrijfsprocessen zijn er vele schatten nog onontdekt. Een zoektocht naar deze schatten zal de moeite waard zijn.
