De kijk van van Eijk: Gehecht aan ellende

Wat heeft mijn nieuwe keuken met e-mail te maken? Meer dan u nu denkt.

Je raakt gehecht aan de bron van je ellende. Je bent best tevreden met je keuken, totdat je een nieuwe gaat uitzoeken. Dan blijkt plots dat je huidige aanrecht wel erg versleten is, en een wokbrander toch ook best wel tamelijk handig. En nu je er over nadenkt, wat meer opbergruimte zou ook niet gek zijn.

Zo is het met e-mail ook. Het is de toepassing die het langst op je scherm staat en het meeste gebruikt wordt. Als de telefoon het niet doet is het lekker rustig, en desnoods pakken we de mobieltjes. Als de kantine gesloten is, verzinnen we wel iets anders. Maar elke minuut dat e-mail het niet doet, is een ramp.

Je zou dus denken dat e-mail de perfecte computertoepassing is. Maar pas als je over de volgende generatie e-mail gaat nadenken, valt op aan welke ellende je gehecht bent geraakt. Een paar voorbeelden.

Bij vrijwel elke klant die ik tegenkom staat een Microsoft Exchange-installatie. En bij vrijwel elke klant mogen de mailboxen daarom niet groter zijn dan pakweg honderd tot tweehonderd megabyte. Dat is tegenwoordig veel te weinig. Mensen gaan dan mail in .pst-bestanden stoppen, die vervolgens in het ongunstigste geval op de harde schijf van de desktop staan. Hoezo, veilige back-up?

De meeste e-mailsoftware is een enorme tijdvreter. Zoeken in oude mailtjes duurt eeuwig. Fatsoenlijk archiveren is een drama. Verder zorgt de standaard inboxorganisatie ervoor dat je zo weinig mogelijk zicht hebt op wat belangrijk is, en zo veel mogelijk wordt geïnterrumpeerd door kortetermijnacties. Niet echt productief dus.

E-mail kan en moet een stuk beter, en gelukkig zijn daar voorbeelden van.

Nu nog betere e-mail in mijn nieuwe keuken. Ik weet nu al dat ik niet zonder kan.

Peter van Eijk is onafhankelijk adviseur (www.digitalinfrastructures.nl).