E-mailmanagement is nog niet echt doorgedrongen in het bedrijfsleven. Maar het is wel belangrijk om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. Waar moet je als bedrijf op letten als je een e-mailmanagementsysteem wilt invoeren? De experts van het topic ECM geven tips.
1. Betrek de ondernemingsraad
Bij sommige bedrijven dient de gedragscode van het bedrijf aangepast te worden als er een e-mailmanagementsysteem wordt ingevoerd. In de gedragscode moet komen te staan dat e-mail wordt opgeslagen, wat de bewaartermijn is en wat de bevoegdheden zijn van de compliancy manager. De nieuwe code dient eerst ter instemming aan de ondernemingsraad (or) worden voorgelegd. Hierna kan pas met het project worden gestart.
2. Houd rekening met de privacyregelgeving
Veel gebruikers vinden e-mail iets persoonlijks. Bij het invoeren van een e-mailmanagementsysteem krijg je te maken met privacy. Hans Kaashoek, Strategy Partners: "Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) dienen bij uitdiensttreding een aantal zaken, waaronder ook e-mail, binnen twee jaar te worden verwijderd behalve als de betreffende mail valt onder de administratieplicht." Volgens Kaashoek is het omslachtig om alle e-mail na te lopen en te bepalen wat bewaard dient te worden. Hij geeft daarom de tip om alle e-mail te verwijderen, behalve de gearchiveerde kopieën. "Deze zijn enkel benaderbaar met speciale bevoegdheden, bijvoorbeeld door de compliancymanager." Deze manier van werken dient wel te worden aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
3. Zorg voor een goede zoekfunctie
Met alleen een e-mailopslagsysteem ben je er niet, vindt Victor Cohen, General Manager Noord-Europa bij Autonomy. Het moet ook mogelijk zijn om door de opgeslagen e-mail te zoeken. "In geval van een rechtszaak is het bijvoorbeeld nodig om binnen een bepaalde tijdsperiode alle relevante e-mail aan te kunnen leveren. De Amerikaanse Federal Rules of Civel Procedure (FRCP), waar ook Nederlandse ondernemingen mee te maken hebben, hanteert bijvoorbeeld 99 dagen. Binnen die tijd moet alle voor de juridische casus relevante elektronisch opgeslagen informatie aangeleverd worden, ongeacht formaat of locatie van de informatie", schrijft Cohen.
4. Kies een geïntegreerd systeem
E-mailbeheer moet onderdeel zijn van je informatiebeheer. Richard Zeevat, business consultant bij Acanthis: "E-mail gaat ergens over en hoor ergens bij (dossier/zaak) en moet dan ook in (en met) die context worden opgeslagen." Jonne Joosten, programmamanager bij You Move denkt dat deze manier van archiveren wel wat van de gebruikers vereist. Zij zijn vaak erg gehecht aan hun eigen e-mail- en opslagsysteem. "Dit heilige huisje moet daarbij niet worden onderschat. Maar er zijn redelijk wat bedrijven die e-mail in het e-mailsysteem na een paar maanden automatisch verwijderen." Dan wordt het noodzakelijk om e-mail op te slaan in het documentbeheersysteem.
5. Maak een selectie
Niet alles hoeft bewaard te worden. Cohen: "Privémailtjes of mailtjes aan collega's over bijvoorbeeld het bedrijfsuitje hoeven natuurlijk niet bewaard te worden." Zijn oplossing is een intelligente softwareoplossing die de inhoud van de mail begrijpt en herkent of deze mail bewaard moet worden of aangepast moet worden. Zeevat heeft een simpelere oplossing: "Denk ook aan specifieke onderwerpen waarvoor speciale e-mail postbussen zijn aangemaakt (helpdesk@bvnederland.nl/ klacht@bvnederland.nl/ vergunning@bvnederland.nl etc), die kunnen helpen in het filteren van e-mail."
