Volgens de helft van de ict’ers wordt er te veel gebruik gemaakt van de cc-functionaliteit. Mailquota worden vaak niet gecontroleerd. Aan ontdubbeling wordt weinig waarde gehecht.
Bijna vijftig procent van de ict'ers ergert zich aan collega's die teveel gebruik maken van de cc-functionaliteit. Zeventien procent van hen is het ‘volledig' eens met de stelling dat ‘cc te veel wordt gebruikt'. Tweeëntwintig procent is het er ‘deels' mee eens. Dat blijkt uit onderzoek van MarketCap in samenwerking met Computable onder onder ruim duizend ict'ers.
Desondanks vormt ontdubbeling bijna nooit een reden om mail te archiveren. Slechts zeven procent van de ondervraagden hecht aan dit aspect van mailarchivering waarde.
Mailarchief
Volgens dertien procent van de geênqueteerden worden mailquota nooit gecontroleerd binnen hun bedrijf. Vijftien procent van de ondervraagden heeft de ervaring dat dat binnen hun bedrijf nauwelijks gebeurt. Vierentwintig procent zegt dat hun bedrijf het mailquotum streng in de gaten houdt. Negentien procent ervaart de controle op mailquota binnen hun bedrijf als minder strikt.
Zestien procent van de bedrijven is het ‘deels' eens met de stelling dat ‘mailbeheer te complex en omvangrijk' is. Vijf procent is er het zelfs ‘volledig' mee eens. Vaker zijn geênqueteerden het echter oneens met deze stelling. Elf procent is het ‘volledig' oneens, dertig procent ‘deels'.
Tweeentwintig procent van de ondervraagden bewaart mail langer dan drie jaar, twaalf procent tussen de twee en drie jaar, achttien procent tussen de één en twee jaar en elf procent tussen een half en een heel jaar. Vijf procent van de geênqueteerden zegt dat hun bedrijf mails maximaal zes maanden bewaart.
Meer info
Het volledige onderzoek kost €2000 en is te bestellen door een mail te sturen aan info@marketcap.nl onder vermelding van "ECM-onderzoek Computable".
Seminar over e-mailmanagement
Wet- en regelgeving, zoals de Amerikaanse wet Sarbanes-Oxley, maken informatiebeheer steeds belangrijker. E-mail is de meest gebruikte vorm van communicatie. Welke e-mailgegevens moeten worden bewaard? Hoe zit het met onzichtbare besluitvorming? En hoe zorg je ervoor dat deze data vindbaar is, maar niet dubbel wordt opgeslagen? Met praktijkcases van verschillende sprekers worden deze en andere vragen op het vlak van e-mailmanagement tijdens het Computable seminar beantwoord.
Wat dacht je dan van bijlages soms tot megabytes groot die meegestuurd worden en in de mailbox van ale geaddresseerden tot in den eeuwigheid bewaard worden. Alsof documenten niet ergens op het net eenmalig neergezet kunnen worden.
Goede mail-archief software kan voor de ontdubbeling van o.a. de bijlages zorgen. Er is zelfs software waar de gebruiker helemaal niet merkt dat zijn mail gearchiveerd en ontdubbeld is, omdat hij gewoon met zijn standaard mail-client ook de gearchiveerde mails kan benaderen. Voor Outlook / Exchange is dit bijv exchange@PAM.
Zoals Wazzup al opmerkt, de bijlagen zorgen voor het snel overschrijden van mailquota.
e-mail wordt te pas en te onpas gebruikt als distributiemechanisme voor bestanden.
Een share waarop je het document plaatst, en een verwijzing hiernaartoe scheelt gigantisch veel aan storage en verkeer.
In een grijs verleden hebben we bij mijn toenmalige werkgever ooit een quotum gezet op mail van 500Kb om grote attachments te voorkomen. Het systeem werd sneller, maar omdat managers hun rapporten niet meer konden doorsturen hebben we dit terug moeten draaien.
Ooit was een een tijd dat smtp bedoeld was voor mail en ftp voor bestanden.
De meesten kennen ftp nauwelijks meer, alles gaat via mail attachments.
Af en toe zouden we eens “back to the roots” moeten.
Een mail groter dan 50K zou eigenlijk niet moeten voor komen, 50K aan tekst is behoorlijk wat informatie in platte tekst.
Welke manager wordt er nog serieus genomen als zijn rapporten alleen uit platte tekst bestaan? In deze tijd is de stijl belangrijker dan de inhoud. Inmiddels heb ik dat zelf geleerd door schade en schande…
Het gaat niet om ‘mailquota’, het gaat juist om: publiekelijke inzage van situaties en communicaties van meerdere personen/collega’s in ??n groep (lees: bedrijf)
Maw: de opslag techniek moet in zijn geheel ‘herzien’ worden. Een mail die naar 3 tot 10 personen verstuurd wordt moet niet worden gedupliceerd, maar decentraal opgeslagen (denk aan een soort SQL-database), en kan door die 3 – 10 personen alleen ingezien/bewerkt worden, naar gelang hij/zij daar recht op heeft.
Ze gebruiken gewoon de verkeerder techniek, da’s alles!
Het probleem kan heel makkelijk opgelost worden als netwerkbeheerders betere shares maken voor verschillende gebruikersgroepen. In plaats van een bestand, kan dan een koppeling worden gestuurd.
Ik herken overigens wel de CC-cultuur. Het CC-en gebeurt trouwens vaak om elkaar op de hoogte te houden of laten merken dat bepaalde mensen ook op de hoogte zijn van ontwikkelingen, werkzaamheden.
CC misbruik is een mentaliteitskwestie. Snel af te leren door training in e-mail (zelf-)beheer en aansluitend opstellen van regels en gedragsnormen. CC’en om jezelf in te dekken wordt niet gewaardeerd. Vraag je af: is het ‘Need to Know’ of ‘Nice to Know’? In het laatste geval stuur dan niet!
Besparing na enige workshops bij TNT district Midden-Nederland tot 50%! De meest effectieve manier van productiviteitsverbetering.