Organisaties kunnen vaste werkplekken, flexibele werkplekken, externe mobiele en thuiswerkplekken. Welke vorm werkplekken ook hebben, ze moeten wel beheerd worden.
De verhouding tussen vaste en flexibele werkplekken verschilt per branche. Bij overheidsorganisaties is het aandeel vaste werkplekken veruit het grootst (100-499, tegen 0-49 bij een groot aantal branches). Het is geen nieuws dat overheidsbedrijven vaak omvangrijke instellingen zijn en dat de werknemers weinig buiten de deur zijn.
Organisaties kunnen werknemers hebben die voor hun werk meer buiten de deur werken dan op het kantoor van de onderneming, zoals accountmanagers, consultants en onderhoudspersoneel. Als de organisatie voor deze werknemers vaste werkplekken inricht, kost dat meer ruimte en zijn de kosten met betrekking tot inrichting en onderhoud hoger. Door deze werknemers werkplekken te laten delen, de zogenaamde flexplekken, kan de organisatie besparen op bedrijfsruimte, inrichting en onderhoud. Overall is het aandeel flexplekken eerder klein dan groot, maar naarmate de omvang van de organisatie groter is, is het aantal flexplekken ook groter.
Externe mobiele werkplekken zijn te omschrijven als werkplekken in het veld, in de auto of op vaartuigen, waarbij de werknemer met behulp van it-middelen (vaak een laptop) toegang heeft tot de systemen van de organisatie en daardoor in staat is om zijn werk uit te voeren. Het aantal externe mobiele werkplekken hangt samen met de omvang van de organisatie. Branches waar veel werknemers op de weg zitten, zoals de zakelijke, maar ook de financiële dienstverlening (vooral de adviesbedrijven), hebben meer voorzieningen getroffen voor mobiele werkplekken.
Thuiswerken doet wonderen voor de productiviteit van medewerkers. En dankzij e-mail en internet is de afstand met collega’s niet langer een bezwaar. Door de werkgever ingerichte werkplekken in de thuissituatie zijn echter ondanks subsidiëring en promotie van de overheid niet erg in trek. Een op de vijf bedrijven en instellingen heeft geen thuiswerkplekken ingericht en veertig procent houdt het op een beperkt aantal van maximaal 24 werkplekken.
Het beheer van werkplekken
Het is interessant om te weten wie dit beheer van de werkplekken uitvoert. Een organisatie kan ervoor kiezen om het beheer in eigen huis te houden, met alle kosten die daarmee gemoeid zijn, of het door een externe leverancier uit te laten voeren. Uit MarketCap-onderzoek blijkt dat ruim 60 procent van de organisaties in Nederland (50+ fte) het beheer van de ict-faciliteiten op de (vaste) werkplekken laat uitvoeren door de eigen interne ict-afdeling. Bijna één op de vijf bedrijven en instellingen laat het beheer verzorgen door derden, maar dan wel vanuit de eigen locatie. Deze ‘derden’ kunnen zowel medewerkers zijn van het eigen bedrijf, maar dan van een ander onderdeel, als externe ict-dienstverleners. Bij ruim 5 procent is sprake van ‘remote’ werkplekbeheer (of dat nu gebeurt door een externe dienstverlener of door een andere vestiging, zoals het hoofdkantoor).
