Computable.nl
  • Thema’s
    • Carrière
    • Innovatie & Transformatie
    • Cloud & Infrastructuur
    • Data & AI
    • Governance & Privacy
    • Security & Awareness
    • Software & Development
    • Werkplek & Beheer
  • Sectoren
    • Channel
    • Financiële dienstverlening
    • Logistiek
    • Onderwijs
    • Overheid
    • Zorg
  • Computable Awards
    • Overzicht
    • Nieuws
    • Winnaars
    • Partner worden
  • Vacatures
    • Vacatures bekijken
    • Vacatures plaatsen
  • Bedrijven
    • Profielen
    • Producten & Diensten
  • Kennisbank
  • Nieuwsbrief

Projectbureaucratie

17 maart 2009 - 12:573 minuten leestijdOpinieGovernance & Privacy
Arjan Jonker
Arjan Jonker

Karel is projectmanager bij een financieel concern. Prince2 gecertificeerd en goed thuis in de interne organisatie. Hij is projectmanager geworden van Integratie LevensLoopZakelijk & Particulier (LeLoZaPa). Een belangrijk project. Maar soms…soms lukt het gewoon niet. Om zijn gedachten te ordenen schrijft Karel dan in zijn Daily Log onder het motto Dear dailylog…, can you help me?

Kreeg vanmorgen een emailtje van ene Eugene Socks. Medewerker van de afdeling Corporate Audit. (Intern noemen wij dat de 'projectpolitie'). Door de beursnotering aan Wallstreet zijn we SOX-plichtig. En daarom moeten projecten die impact hebben op de financiële systemen een lijstje met SOX-able documenten produceren. De integratie van twee financiële systeem voldoet aan dat criterium en is dus SOX-plichtig. Of meneer Socks even uiterlijk morgen het door de Project Executive getekende PID mag hebben en ook de door de Enterprise Architect getekende (Project Start Architectuur) PSA. En uiteraard conform de Corporate Audit richtlijnen versie 4.2 zoals te vinden op hun website.

Tja, een Project Initiating Document (PID) heb ik zeker geschreven. En ook laten bespreken in de stuurgroep. De stuurgroep was akkoord. Toen. Maar daarna is er het één en ander gebeurd. En een handtekening heb ik niet gehaald. Dat heb ik ook nog nooit eerder gedaan.

Een PSA. Dat doen we bij de ontwikkeling van een nieuw informatiesysteem of implementatie van een pakket. Maar voor het in elkaar schuiven van twee afdelingen? Waarbij we waarschijnlijk één van de bestaande systemen handhaven en de andere saneren.

Tenslotte, de project documentatie richtlijnen versie 4.2. Oei, die staan niet op de site van onze afdeling. Wij werken nog met versie 3.9. En om nu alle gemaakte projectdocumentatie aan te gaan passen.

Na stevig nadenken ben ik tot een besluit gekomen. Ik ga twee parallelle acties in gang zetten. De eerste actie is richting de SOX-meneer. Hem zijn eigen bureaucratische bos in sturen. Daarvoor heb ik een mooi e-mailtje gedefinieerd. Met een paar leuke vragen: ik ben gestart toen versie 3.9 geldig was, waarom moet ik nu voldoen aan versie 4.2? Of een PSA ook moet bij de integratie cq opheffing van systemen? En waar dat dan staat  En tenslotte: wat er echt fout gaat als ik het een weekje later oplever? De andere actie is richting opdrachtgever. Met hem heb ik een goede band opgebouwd. Ik ga hem bellen en vragen om de PID te tekenen. Met terugwerkende kracht zeg maar. Ben blij dat ik heb geïnvesteerd in een goede relatie met de opdrachtgever.

Arjan Jonker, KWD Resultaatmanagement

Vijf tips voor het omgaan met de formele aspecten van projectmanagement:

1. Procedures zijn een middel, geen doel. Houd dat altijd voor ogen.

2. Maak een kopie van de geldende regels op het moment dat jouw project start. Dat voorkomt dat je later moet voldoen aan tussentijds toegevoegde spelregels.

3. Akkoord op documenten? Zelf bevestigen met emails naar de betrokkenen.

4. Een goede projectmanager beheerst de 'bureaucratie' en past deze beheerst toe.

5. Formele momenten (projectteam meetings, stuurgroepen, review sessies) blijven belangrijk. Dus inplannen!

Vierde aflevering

Dit is de vierde aflevering van een serie van tien artikelen over de perikelen van een projectmanager bij een ict-project. Volgende week de aflevering over Scope-griep creep.

Eerdere delen zijn:

  • Bakkeleiende techneuten
  • Het projectteam LeLoZaPa  
  • De start van een project  

Meer over

Prince2Projectmanagement

Deel

    Inschrijven nieuwsbrief Computable

    Door te klikken op inschrijven geef je toestemming aan Jaarbeurs B.V. om je naam en e-mailadres te verwerken voor het verzenden van een of meer mailings namens Computable. Je kunt je toestemming te allen tijde intrekken via de af­meld­func­tie in de nieuwsbrief.
    Wil je weten hoe Jaarbeurs B.V. omgaat met jouw per­soons­ge­ge­vens? Klik dan hier voor ons privacy statement.

    Whitepapers

    Computable.nl

    Bouw de AI-organisatie niet op los zand

    Wat is de afweging tussen zelf bouwen of het benutten van cloud?

    Computable.nl

    Beveiliging en IT samen sterk tegen bedreigingen

    Deze paper geeft concrete strategieën en handvatten om IT en Security effectiever te integreren.

    Computable.nl

    Slimme toegang vs. onzichtbare cyberrisico’s in de Zorg

    In zorginstellingen is een constante stroom van personeel, patiënten en bezoekers. Maar hoe zorg je ervoor dat gevoelige gebieden beschermd blijven zonder de dagelijkse gang van zaken te verstoren? Hoe herken je eventuele zwakke plekken in het netwerk?

    Meer lezen

    OpinieGovernance & Privacy

    Bakkeleiende techneuten

    OpinieGovernance & Privacy

    Het projectteam LeLoZaPa

    OpinieGovernance & Privacy

    De start van een project

    OpinieGovernance & Privacy

    Hoera?! Project afgerond

    OpinieGovernance & Privacy

    Wel of niet in beheer?

    OpinieGovernance & Privacy

    Bila’s met de opdrachtgever

    Eén reactie op “Projectbureaucratie”

    1. Nico schreef:
      24 maart 2009 om 21:17

      Leuke serie om te lezen.
      Ik begrijp de initiele reactie wel van de techneuten.
      “weer een project wat mijn beheerbelang buiten de scope gaat plaatsen, en mijn beheer manager pakt het signaal dat er iets moet gebeuren niet op.”
      Hopelijk weet karel de mensen positief (zeg maar uit hun slachtoffer rol te halen)te motiveren, ben benieuwd.

      Login om te reageren

    Geef een reactie Reactie annuleren

    Je moet ingelogd zijn op om een reactie te plaatsen.

    Populaire berichten

    Meer artikelen

    Footer

    Direct naar

    • Carrièretests
    • Kennisbank
    • Planning
    • Computable Awards
    • Magazine
    • Abonneren Magazine
    • Cybersec e-Magazine

    Producten

    • Adverteren en meer…
    • Jouw Producten en Bedrijfsprofiel
    • Whitepapers & Leads
    • Vacatures & Employer Branding
    • Persberichten

    Contact

    • Colofon
    • Computable en de AVG
    • Service & contact
    • Inschrijven nieuwsbrief
    • Inlog

    Social

    • Facebook
    • X
    • LinkedIn
    • YouTube
    • Instagram
    © 2025 Jaarbeurs
    • Disclaimer
    • Gebruikersvoorwaarden
    • Privacy statement
    Computable.nl is een product van Jaarbeurs