Document management leverancier ZyLAB Benelux heeft bij multimediabedrijf Endemol een platform geïmplementeerd voor het beheren, archiveren en doorzoeken van projectinformatie. Met het Information Acces Platform moet informatie snel en eenduidig worden opgeslagen en toegankelijk worden gemaakt via een digitaal archief. De gegevens worden opgeslagen in het Open XML formaat. Het platform is gekoppeld aan Microsoft SharePoint. De looptijd en waarde van het contract zijn niet bekendgemaakt.
Endemol verwacht met het ZyIMAGE Information Acces Platform zijn projectinformatie snel en eenduidig op te slaan en toegankelijk maken via een centraal digitaal archief. In het verleden werden contracten bijvoorbeeld in de archiefkast bewaard. Met scanners worden nu fysieke documenten gedigitaliseerd en bewaard in het systeem.
De documentmanagementleverancier heeft het platform uitgebreid met archiefdiensten en een contractmanagementmodule voor MS SharePoint. MS Sharepoint is een verzameling softwarecomponenten voor bijvoorbeeld het delen van informatie via bedrijfsportals, het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en voor het zoeken binnen bedrijfsgegevens. De software draait op de server.
Checklist
Endemol heeft zijn werkwijze ingesteld op het nieuwe document management platform. Projecten worden binnen SharePoint gecreëerd. Wanneer een project is afgerond en afgeleverd, ontvangt de eigenaar van het project automatisch een checklist van alle documenten die verplicht moeten worden gearchiveerd.
Binnen die omgeving functioneert het informatieplatform als de archiefomgeving van alle documenten. Tijdens de dagelijkse batchverwerking verplaatst de ZyIMAGE connector alle documenten van SharePoint naar de definitieve bewaaromgeving. Alleen links naar ZyLAB’s open archief opslag blijven in de SharePointomgeving bestaan.
Alle informatie wordt opgeslagen in Open XML formaat. Daardoor is het multimediabedrijf niet gebonden aan één leverancier en is de informatie ook in de toekomst toegankelijk.
Big Brother
Endemol ontwikkelt en produceert amusementsprogramma’s voor televisie en interactieve netwerken. Het bedrijf is bekend van programma’s zoals Big Brother, Star Academy en Deal or No Deal.
Document management leverancier ZyLAB levert ZyLAB software voor onder andere document- en recordmanagement, text-mining en workflowmanagement. ZyLAB Benelux is gevestigd in Amsterdam.
