Uit onderzoeksresultaten van analistenbureau Quocirca blijkt dat Managed Print Services (MPS) ondanks de recessie zeer populair blijft in grote en middelgrote organisaties.
Meer dan negentig procent van de respondenten verklaart de oorspronkelijke plannen om MPS te implementeren door te voeren. Uit de MPS eindgebruikerssurvey, mede gesponsord door Xerox en uitgevoerd door Quocirca, blijkt dat zeventig procent van de organisaties het beheer van hun printinfrastructuur ziet als een strategische noodzaak. Kostenbesparingen zijn de belangrijkste driver voor de invoering van MPS. 25 procent van de respondenten geeft aan dat MPS een kostenbesparing levert die boven verwachting is en nog eens zestig procent zegt tevreden te zijn met de besparingen die zijn bereikt.
Hoewel kostenbesparing de belangrijkste reden is voor de invoering van MPS, is de beveiliging van documenten nog steeds een zorg voor meer dan de helft van de respondenten en wordt dit gezien als een barrière voor MPS. "Dit kan te wijten zijn aan het gebrek van kennis over de mogelijkheden die MPS biedt om de veiligheid van documentprocessen te verbeteren", aldus Louella Fernandes, Principal Analyst bij Quocirca. "Toezicht op afstand wordt bovendien nog gezien als risico. Echter, de bewaking op afstand zelf veroorzaakt geen beveiligingsproblemen. Dit suggereert dus dat er een gebrek aan kennis is over hoe MPS werkt en hoe een veilige omgeving kan worden gehandhaafd."
In een reactie op de resultaten zegt Shaun Pantling, directeur en general manager van Xerox Global Services Europa: "De economische neergang lijkt geen grote impact te hebben op corporate plannen voor Managed Print Services. Wij denken dat dit een direct signaal is dat MPS de beloftes ten opzichte van kostenbesparingen waarmaakt. Unmanaged printomgevingen stellen organisaties bloot aan stijgende printkosten en hogere veiligheidsrisico’s, dus het is niet verrassend dat dit zorgt voor schrikbeelden. De meeste grote organisaties zijn bezorgd over de beveiliging van vertrouwelijke of gevoelige informatie, vooral wanneer er gewerkt wordt op apparaten die worden gedeeld met andere mensen. Dit zijn precies de zorgen die Xerox wegneemt met een assortiment van slimme scan- en beveiligde printoplossingen."
Verdere resultaten
· Organisaties met meer dan 5.000 medewerkers zien printen als een strategisch onderdeel van hun bedrijfsvoering.
· De financiële sector en de overheid hechten aan het beheer van hun printinfrastructuur een hoger strategisch belang dan andere bedrijfstakken.
· De verwachte kostenbesparingen zijn meestal tussen de tien en veertig procent, maar verschillen per verticale sector en grootte.
· De mogelijkheid om kostenbesparingen te garanderen werd gezien als de belangrijkste reden om te kiezen voor MPS. Ongeveer de helft vindt dit zelfs zeer belangrijk. Geconsolideerde facturering en proactief beheer van supplies waren ook zeer gewaardeerd. Bijna tachtig procent vindt multivendor beheer belangrijk tot zeer belangrijk.
· De financiële sector hanteert hogere printkosten, want 65 procent van de respondenten gelooft dat printen meer dan tien procent van hun budget in beslag neemt. Door een grotere afhankelijkheid van printen is het beheersen van printkosten van doorslaggevend belang voor deze sector.
· Kostenbeheersing wordt binnen de overheid en de financiële sector gezien als de belangrijkste uitdaging, terwijl de beveiliging van documenten de grootste zorg is onder farmaceutische respondenten.
· Meer dan negentig procent van de organisaties die MPS hebben uitbesteed, is tevreden met het niveau van de dienst die zij ontvangt.
· Het niveau van tevredenheid is veel hoger voor degenen die MPS volledig hebben uitbesteed ten opzichte van een basis MPS-model.
· Organisaties die gebruik maken van volledig uitbestede MPS ervaren een veel lager aandeel van de IT-ondersteuning met betrekking tot support calls die zijn gerelateerd aan printen.
De enquête is uitgevoerd in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Frankrijk en de Verenigde Staten in 200 organisaties, verspreid over vijf verticale sectoren: financiële dienstverlening, farmaceutische branche, publieke sector, detailhandel en telecommunicatie en IT. De helft van de ondervraagden gebruikt MPS en de andere helft is potentieel gebruiker.
