In de strijd om de beste business cases van 2009 heeft ook Kender Thijssen Solutions een inzending gedaan. Met het project 'Uitbesteden van ict-beheer om groei van Notox te realiseren' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over Het professioneler maken van de ict bij Notox zodat de primaire bedrijfsprocessen beter ondersteund zouden worden.
Notox groeide van twaalf medewerkers in 1983 naar driehonderd in 2008. De ict-afdeling van Notox (vier personen) was niet op deze groei berekend. De risico's in deze situatie werden te groot. Notox kon zich niet veroorloven om door één dag uit de lucht te zijn een manjaar aan onderzoeksuren te verliezen. Kender Thijssen is daarom gevraagd om een 'First Scan' uit te voeren. Daar kwam uit naar voren dat de waarborging van ict naar een professioneler plan getild moest worden om de primaire bedrijfsprocessen beter te ondersteunen. Omdat de eigen ict-afdeling de capaciteit hiervoor niet in huis had, stond Notox voor de keuze: óf extra mensen in dienst nemen óf ict uitbesteden.
Bedrijfscontinuïteit
Maarten van Breemen, hoofd information technology bij Notox: 'Onze klanten eisen bedrijfszekerheid van ons. Ze willen alleen zaken doen met een stabiel en betrouwbaar bedrijf. We voeren duur onderzoek voor ze uit en worden dan ook regelmatig door instanties geïnspecteerd. De zekerheid van gewaarborgde continuïteit van onze ict is dus essentieel voor de bedrijfscontinuïteit van Notox.'
In samenwerking met Kender Thijssen is een gedetailleerd plan opgesteld voor de overstap van een onderhoudscontract naar een beheercontract. De infrastructuur is waar nodig aangepast en een groot deel van het serverpark is gevirtualiseerd. Kender Thijssen bewaakt op afstand volautomatisch de beschikbaarheid van servers en netwerk en grijpt in als het misgaat. De nieuwe helpdesk (Kender Thijssen) is van start gegaan. 'Bovendien is Notox door dit beheercontract klaar voor de toekomst', meent Ton van den Berg van Kender Thijssen Solutions. 'Uitbreiding van werkplekken is geen probleem, de continuïteit is en blijft gewaarborgd. Kender Thijssen onderhoudt ook de contacten met derden zoals applicatie- en netwerkleveranciers, zodat Notox ook hiermee niet meer belast wordt.'
Geen omkijken meer
Voor Notox werd tijdens de First Scan duidelijk, dat de organisatie vooral behoefte heeft aan werkende functionaliteit. Door het meer routinematige deel van het beheer en grotere aanpassingen bij Kender Thijssen onder te brengen, kreeg de ict-afdeling ruimte om zich met functionaliteit voor gebruikers bezig te houden. Doordat ook documentatie- en capaciteitsbewaking tot de dienstverlening behoort, heeft Notox geen omkijken meer naar de infrastructuur. Vragen van gebruikers gaan voornamelijk over nieuwe of bestaande functionaliteit.
'In de business case zijn een drietal stakeholders benoemd', aldus Van den Berg. 'Dit zijn het Notox-management, de ict-afdeling en de onderzoeksafdelingen. Voor het management wordt de organisatie niet langer door ict belemmerd in haar groei. Ict was al stabiel en is dat gebleven. Voor de ict-afdeling is in goed overleg is het beheer van infrastructuur overgedragen aan Kender Thijssen. Specifieke koppelingen met onderzoeksapparatuur worden vaak door de eigen ict-afdeling onderzocht en daarna in productie genomen. Het werk is interessanter geworden. Er is ruimte voor vernieuwing en uitbreiding. Daarnaast is er meer aandacht voor specifieke onderzoeks-ict, die door eigen mensen, met veel affiniteit voor onderzoek, worden behandeld. Door deze opzet krijgen de medewerkers van Kender Thijssen minder met aanvragen te maken en kan het oplossen van sommige specifieke vragen wat langer duren.'
Relatief eenvoudig
Voor Notox is het uitbesteden van ict op deze schaal vernieuwend. De start met een First Scan bracht duidelijkheid over het te volgen traject en zorgde tegelijkertijd voor betrokkenheid in de organisatie. Het project voor vernieuwing en overname van het beheer verliep volgens plan, waarbij de ict-manager van Notox het relatief eenvoudig had.
Het hrm-doel van Notox was de ict-medewerkers in te zetten voor functionaliteit en niet voor beheer en techniek. 'Dit is voor 90 procent gelukt', meent Van den Berg. 'De organisatie heeft de veranderingen snel opgepakt en was snel gewend aan nieuwe servicedeskmedewerkers. De veranderingen zijn projectmatig doorgevoerd op basis van een door Kender Thijssen gedefinieerd en geleid project. De methodiek is PrinceII. De competenties projectmanagement, architectuur- en technisch ontwerp, technische consultancy en servicemanagement zijn toegepast.'
Inleven in problematiek
Van den Berg: 'De ict-manager van Notox heeft de business case gemanaged. De doelstellingen op basis van de First Scan en de opgestelde begrotingen waren hierbij uitgangspunt. De doelstellingen zijn gehaald op basis van de afgesproken begrotingen. Bepalend voor het succes van het project zijn, naast voldoende technische kennis, het vermogen van de overnemende partij zich in te leven in de specifieke problematiek van een organisatie en een goede oplossing te vinden voor samenwerking op dit gebied. In de First Scan en de ontwerpfase is hieraan in het bijzonder aandacht besteed.'
Er waren gebruikers die verwachtten dat een aantal eerder besproken onderwerpen in dit project behandeld zou worden. Omdat er een aantal maanden verstreek tussen het onderzoek en de realisatie leken deze tussen wal en schip te vallen. De capaciteit van de ict-afdeling was nog niet beschikbaar voor dit soort vraagstukken. 'Omdat het hierbij om bedrijfsspecifieke vraagstukken gaat, is inzet van externen niet altijd de oplossing, misschien zelfs niet gewenst', besluit Van den Berg. 'In een volgend traject wordt nog duidelijker aangegeven welke capaciteit nodig is voor de 'leverende' ict-organisatie.
Beste business case van 2009
Ook meedoen aan deze competitie? Zorg dan dat je ook je business case uitwerkt en indient bij de redactie van Computable. Een vakkundige jury buigt zich over voorgedragen cases en kiest de uiteindelijke winnaar. Uiteraard zijn business cases van afgeronde projecten welkom, maar ook de business cases van nog lopende of nog te starten projecten zijn welkom. Zolang de business case of het project maar linkt aan het jaar 2009.
Het aanmelden van business cases kan tot en met 20 januari 2010. In april 2010 worden de beste business cases van 2009 bekendgemaakt, mede in de jaargids Computable Business Cases 2010.
