Een business case uitwerken voor unified communications is geen sinecure, zo beschreef Pierre Ottenheim onlangs in een opinieartikel. Daar heeft hij gelijk in: om een goed beeld te krijgen van de opbrengsten moet gekeken worden naar de huidige manier van communiceren in de totale organisatie om zo te kunnen bepalen waar de voordelen te behalen zijn.
De business case behelst dus een bedrijfsbrede invalshoek en dat was anders met mobiele telefonie. Hierbij werd uitgegaan van gefaseerde implementatie voor specifieke afdelingen om een efficiencyslag te maken. Unified communications is een oplossing die vereist dat de hele organisatie moet omschakelen naar een nieuwe manier van werken en communiceren. Omdat dit een verandering is, moet hier ook draagvlak voor zijn.
Een business case bestaat altijd uit een kosten- en opbrengstenzijde. Meerdere afdelingen zijn erbij betrokken en dat maakt het lastig om een goed beeld te krijgen. De kosten zijn snel inzichtelijk te maken. De opbrengsten zijn wel degelijk te onderbouwen, maar vallen bijna altijd buiten het gezichtsveld van de ict-afdeling. Opbrengsten zitten bijvoorbeeld in minder reistijd en brandstofkosten. Een ander voordeel is meer contactmomenten met collega's en klanten, want unified communications draagt bij aan een effectievere manier van communiceren en de ‘globale' winst kan berekend worden.
Een business case uitrekenen heeft altijd zin en valt vaak positief uit voor bedrijven met kenniswerkers, informatiewerkers, servicewerkers, die mobiel zijn en geen 9-tot-5-mentaliteit hebben. Het uitrekenen van de opbrengsten van unified communications is dus met name een lastige opgave omdat de voordelen overal in de organisatie worden ervaren. Het overzicht van de opbrengsten is hierdoor moeilijk uit te rekenen. Dat geldt voor het management, maar nog meer voor de ict-afdeling.
Wie een goede business case wil maken voor unified communications, zal dus een brug moeten slaan tussen ict en de business. Maar dat is eigenlijk een vereiste voor alle investeringen: als management er de voordelen niet van inziet, is het lastig om een nieuwe technologie te introduceren. Pas als de koppen bij elkaar worden gestoken, kan unified communications een succes worden.
