De gemeente Utrecht kijkt bij de aanschaf van een nieuw document management systeem (dms) naar de mogelijkheden van open source. De ambtenaren onderzoeken of er opensourcesystemen zijn die voldoen aan de eisen. Daarnaast pluist de gemeente uit wat de gevolgen van de keuze voor open source zijn voor de aanbestedingsprocedure. Voor het dms is 2,2 miljoen euro beschikbaar.
Dat bedrag is beschikbaar voor de aanschaf en implementatie van een document management systeem. Daarnaast wordt het geld gebruikt om binnen de hele gemeentelijke organisatie delen van de papierstroom te digitaliseren. Het gaat bijvoorbeeld om statische archieven en lopende dossiers.
Er wordt een Servicehuis Documentaire Informatievoorzieningen ingericht, waarin papieren archiefstukken worden verwerkt. In totaal gaat het om zo'n twintig strekkende kilometer aan documenten. De gemeente bestudeert ook welke opdrachten binnenshuis worden uitgevoerd en welk werk wordt uitbesteed.
Totaalbedrag
Het totaalbedrag dat voor de middelen voor digitaal documentbeheer beschikbaar is, komt uit op ongeveer 4,5 miljoen euro. Daarbij komen nog variabele kosten voor bijvoorbeeld verandermanagement.
De aanschaf van het dms valt samen met een op stapel staande verhuizing. In 2013 betrekken de ambtenaren een nieuw stadskantoor en dan moet het documentbeheer grotendeels gedigitaliseerd zijn. Waarschijnlijk zal rond de zomer van 2010 de aanbesteding officieel worden uitgeschreven.
NOiV
Utrecht gebruikt bij de keuze voor open source dms-systemen en vragen over de aanbestedingsprocedure de kennis van Nederland open in verbinding (NOiV). Dit programmabureau van de rijksoverheid ondersteunt overheden bij de uitvoering van het kabinetsbeleid voor open standaarden en open source software.
Net nadat in Heerenveen het Open Source project op een mislukking is uitgelopen en ook Amsterdam de zaak even op pause heeft gezet, gaat nu weer een gemeente kijken of ze het wiel uit kunnen vinden. Ik begrijp dat niet. Hebben die gemeenten geen onderling contact? Het lijkt me dat een DMS toch ook wel wat koppelingen zal moeten hebben met (Open/MS)Office.
Even voor alle duidelijkheid: ik ben ZEKER geen tegenstander van OS/OO! Ik vind het gevoerde beleid alleen ‘opmerkelijk’.
Goed gekozen titel met de woorden ‘aanschaf’ en OpenSource in één regel 🙂
Ik ben het helemaal met de opmerkingen van Rob Tuijnman eens. Hoe kan het dat Open Source het bij sommige gemeentes in de ijskast wordt gezet of zelfs afgeblazen wordt en dat een andere doodleuk weer belastinggeld gaat uitgeven aan reeds gelopen paden? Het lijkt me dat je als gemeenten in Nederland eens een keer de koppen bij elkaar moet steken om een eenduidig beleid in dit soort zaken te bepalen. Voordeel is dat je dan goedkoper uit bent, eenvoudig zaken (documenten e.d.) kunt uitwisselen en niet zelf hoeft te gaan onderzoeken wat nu het meest bruikbaar is.
Alleen is zoiets in Nederland niet haalbaar, want een dergelijk project kost namelijk miljoenen, duurt 20 jaar en levert uiteindelijk niets op. (ik chargeer natuurlijk, maar het lijkt wel de tendens)
Het kan ook anders: een paar, pakweg 5, gemeenten, met een mix van groot naar klein, zetten samen een dergelijk project op. Door de mix van groot naar klein, plus het voordeel van een klein projectteam, kan er gezocht worden naar oplossingen die voor alle gemeenten aanvaardbaar zijn. De kosten verdien je terug door het uiteindelijke resultaat te verkopen aan de overige gemeenten in Nederland.
En of er dan van Open Source, OpenOffice.org of van Microsoft of Novell (zomaar een paar merken) gebruik gemaakt gaat worden, zal dan duidelijk zijn geworden.
M.i.z. is het niet handig om meteen de insteek Open Source te bepalen, want dan wordt elk ‘commercieel’ product dat zichzelf allang heeft bewezen, uitgesloten.
@Jacco: LOL 😉
Aanschaf van open source…
Ik zoek de open source winkels wel even via Google.
Ik denk wel dat we even reeël moeten zijn en blijven; open source software (OSS) kost wel degelijk geld.
Voor een bedrijfskritisch systeem als een DMS wil je niet alleen een product ‘aanschaffen’ (kopen) maar zul je wel degelijk ook beheer(s)ondersteuning willen, en dan komen supportkosten wel degelijk weer terug. Dat de initiele aanschaf niets kost, wil dus niet zeggen dat OSS niets kost!
En daarnaast kost een implementatie nu eenmaal geld; zonder dat ik nu wil zeggen dat closed source software (CSS) per definitie eenvoudiger (en dus goedkoper) te implementeren is dan open source software (OSS) moeten de totale kosten (TCO) in kaart worden gebracht om een keuze te maken voor de beste oplossing voor de klant.
De geloofsdiscussies over het beter, goedkoper, flexibeler e.d. zijn van open source software, is mijns inziens tegenwoordig uit de tijd. Open source software is een middel om een (bedrijfs)doel te bereiken, geen doel op zich.
@Jaap en Jacco:
Hoe je het wendt of keert: het is en blijft een aanschaf – of je er nou voor betaalt of niet.
Verder kan je rustig stellen dat een dergelijk project nimmer ‘gratis’ verloopt. Of je nou voor de software of voor de expertise die je inhuurt betaalt, je zult toch in de buidel moeten tasten voor het project op de rit staat.
Tenslotte: hoe gratis is bijvoorbeeld MySQL? Op MYSQL.COM kom ik eigenlijk alleen de betaalde versies tegen (duizenden dollars per jaar per server!) en als ik me goed herinner (maar dat weet ik niet zeker) is MySQL enige tijd geleden opgekocht door Oracle. Dus hoe ‘open’ is die source dan nog? Hoeveel ondersteuning krijg je er straks nog op? Wat zijn de verdere ontwikkelingen? Is de ‘gratis’ versie straks niet zover uitgekleed dat je wel de betaalde versie MOET kopen voor projecten die iets meer power vereisen?
Nogmaals: ben zeker een voorstander van OS/OO, maar heb er wel enkele kritische kanttekeningen bij.
@ Ron & Jaap,
Laten we jou redenering even volgen:
Voor het gemak gooien we ook nog even alle open source software pakketten op een hoop. Want openoffice is tenslotten vergelijkbaar met b.v. Alfresco (ahum) want die hebben allebei “koppelingen”.
Nu gaan we die redenering consequent doorvoeren: als ergens een project faalt van software bedrijf x in een gemeente (of dit nou door technische problemen, onkunde of politiek komt) dan wordt software bedrijf x nergens ingevoerd.
Het voeren van alleen “bewezen” producten en gebaande paden volgen stagneert elke vorm van innovatie en
dan durf ik te beweren dat als we dit met terugwerkende kracht zouden doorvoeren we nu nog op een typemachine zaten te typen.
1. Grappig dat de discussie telkens gaat over dan OS niet goedkoper zou zijn. OS is natuurlijk altijd goedkoper als je kijkt naar TCO. Daarnaast was de Vendor Locking binnen gemeentes rond Pinkroccade en Centric natuurlijk niet goed voor de marktwerking.
2. Verder wordt belasting geld goed uitgegeven omdat de behaalde lessen en specifieke aangepaste zaken naar de community kunnen terugvloeien en hergebruikt. Prima dus dat dit overheidsgeld dan weer terugstroomt.
3. Veel OS projecten ‘mislukken’ binnen gemeenten omdat er enorme weerstand is van externe consultants en internen die als MSC-ers etc. hun positie bedreigt zien.
4. Jammer dat we ook niet eens meer kijken naar ontwikkelingen in Duitsland, Spanje, China, rond gebruik van OS door de overheden daar. We moeten als klein kikkerlandje niet altijd proberen het wiel opnieuw uit te vinden.
@Robert,
Tja, en als er nooit oorlog was geweest, dan zou er nooit penicilline zijn uitgevonden. Maar moet je daarom oorlog willen? Zonder Microsoft zou de computer voor thusigebruik nu nog steeds een onbetaalbare utopie zijn.
Verder moeten we ons ook realiseren dat niemand van de lucht kan leven. Arbeid moet nou eenmaal betaald worden wil het het niveau van hobbyisme kunnen ontstijgen. De vele staaltjes opmerkelijk goede freeware ten spijt.
@Ron,
FYI:
Mysql is GPL met een clausule:
Gebruik het met applicaties die ook GPL zijn geen probleem.
Gebruik het met closed source software dan kan je de GPL “afkopen” door de commerciële variant af te nemen.
Mocht Oracle geheel stoppen met Mysql dan is Mysql nog niet dood. Kort door de bocht gezegd kan je op de GPL variant doorontwikkelen. Zo zie je meteen een voordeel voor de eindgebruiker van opensource software.
Als er maar genoeg belang hebbende zijn blijven opensource projecten doorgaan.