De gemeente Utrecht kijkt bij de aanschaf van een nieuw document management systeem (dms) naar de mogelijkheden van open source. De ambtenaren onderzoeken of er opensourcesystemen zijn die voldoen aan de eisen. Daarnaast pluist de gemeente uit wat de gevolgen van de keuze voor open source zijn voor de aanbestedingsprocedure. Voor het dms is 2,2 miljoen euro beschikbaar.
Dat bedrag is beschikbaar voor de aanschaf en implementatie van een document management systeem. Daarnaast wordt het geld gebruikt om binnen de hele gemeentelijke organisatie delen van de papierstroom te digitaliseren. Het gaat bijvoorbeeld om statische archieven en lopende dossiers.
Er wordt een Servicehuis Documentaire Informatievoorzieningen ingericht, waarin papieren archiefstukken worden verwerkt. In totaal gaat het om zo'n twintig strekkende kilometer aan documenten. De gemeente bestudeert ook welke opdrachten binnenshuis worden uitgevoerd en welk werk wordt uitbesteed.
Totaalbedrag
Het totaalbedrag dat voor de middelen voor digitaal documentbeheer beschikbaar is, komt uit op ongeveer 4,5 miljoen euro. Daarbij komen nog variabele kosten voor bijvoorbeeld verandermanagement.
De aanschaf van het dms valt samen met een op stapel staande verhuizing. In 2013 betrekken de ambtenaren een nieuw stadskantoor en dan moet het documentbeheer grotendeels gedigitaliseerd zijn. Waarschijnlijk zal rond de zomer van 2010 de aanbesteding officieel worden uitgeschreven.
NOiV
Utrecht gebruikt bij de keuze voor open source dms-systemen en vragen over de aanbestedingsprocedure de kennis van Nederland open in verbinding (NOiV). Dit programmabureau van de rijksoverheid ondersteunt overheden bij de uitvoering van het kabinetsbeleid voor open standaarden en open source software.
Lezen de mensen hier geen Computable?
Haarlem en meer als 10 nadere gemeenten zetten samen typo3 in, als cms, heb ik uit computable.
FOSS wordt ontwikkelt door . . . grote bedrijven zoals IBM, HP, Oracle/SUN, Google, Red Hat. Er wordt allang aan gewerkt door betaalde programmeurs en is geen hobbyistenhoekje meer. Daarover is al heel veel geschreven.
Invoering van software kost geld, maar als je geen licenties betaalt bespaar je geld, daarvoor moet je slechts tot 10 kunnen tellen.
Waar het regelmatig fout gaat is vaak te wijten aan slecht projektmanagement, onafhankelijk of iets FOSS of proprietary software is, bijvoorbeeld bij SAP, kun je vinden in computable.
Een mening hebben is mooi maar die moet je wel baseren op feiten.
In nogal wat reacties wordt de keuze van Utrecht voor Open Source vergeleken met de keuze van Heereveen. Utrecht is echter, van wat ik uit het artikel haal, een heel andere situatie. Utrecht heeft nog geen document-managementsysteem (alles is nog op papier). Tussen problemen met custom oplossingen die wel geïntegreerd zijn met MS-Office maar niet met OpenOffice zijn geen issue – Utrecht begint ‘from scratch’.
Wat niet wegneemt, dat het erg goed voor gemeenten zou zijn om wat meer van elkaar te leren en samen te werken – en niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden. Zou er geen andere gemeente zijn die al een goedwerkend DMS heeft?
Ron,
Dat je betaalbare computer aan Microsoft toedraagt doet mij hoogst verbazen.
Commodore, Sinclair, Atari, ooit van gehoord? Daarmee is de thuiscomputer begonnen.
De betaalbare computer is ontstaan met betaalbare HARDWARE. Dank daar Intel en consorten maar voor.
Dat je opensource bestempeld met “niveau van hobbyisme” doet vermoeden dat je geen beeld hebt van wie nou allemaal werkt aan de software. Naast vele vrijwilligers zitten bedrijven als Redhat, IBM, Novell, Oracle HP en vele andere mee te ontwikkelen.
De kernel wordt geschat op 70% betaald werk en 30% vrije tijd.
Daarnaast is het zo dat een distributie als Debian (volledig community) wellicht nog wel beter in elkaar steekt dan een commerciële Redhat of Suse.
Waarschijnlijk speelt hierin mee dat deze geen verplichte release cycle of software catalogus heeft. De mentaliteit “Het is af wanneer het af EN GOED is” kunnen nog vele bedrijven wat van leren.
JaapG, je kan je ook afvragen hoe kan het dat Open Source het bij sommige gemeentes wel al jaren goed ingepast is en andere gemeenten dat niet overgenomen hebben? In welke mate worden NOiV en bedrijven met OS expertise betrokken bij de keuzes?
Maar goed, bij bedrijven zie je zoiets ook, en dan gaat het meestal om closed source. Veel ERP, CRM en financiële pakketten zijn al vervangen voordat de laatste geplande module is ingevoerd.
Ik vind de gemeente Utrecht dapper.
Reagerend op Willem
Toen ik mijn Amiga kocht had die een muis, kleur, geluid en was met een halve MB (echt waar) mutlitasking. Ik kon 4 programma’s tegelijkertijd laten lopen, met ieder een eigen scherm en daarop eigen vensters. MS had maar 2 kleuren, alleen toesenbord bediening, geen enkele vorm van GUI, kortom, liep hopeloos achter. Mijn machine was net zo duur als een intel-machine. Hij was net zo geschikt voor gaming als voor tekstverwerking als voor ……. (noem maar op). Door wurgcontracten met PC-leveranciers mochten die echter alleen maar PC’s met MS-producten verkopen. Was dat niet zo geweest, dan was de computerindustrie door echte concurrentie waarschijnlijker al een stuk verder geweest…..
Een overweging om DMS op Open Source te laten wil nog niet zeggen dat de gemeente het ook gaat doen.
Verder zal de gemeente Utrecht NOiV hierbij betrekken. Vraag die we dienen te stellen of via NOiV reeds bekende valkuilen (eerdere overheid-open source pogingen) voor deze gemeente bespaard zullen blijven?
Open Source is NIET synoniem met gratis!
De contractwaarde voor de DMS infrastructuur komen ruim boven het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen uit. De meeste overheidsorganisaties kiezen voor Meest Economische Voordelinge Inschrijving (MEVI). Dit past ook het beste bij de verantwoording richting burger, waarbij uit te leggen is dat de goedkoopste oplossing niet altijd de beste is vanuit besdrijfsvoering.
De gemeente dient op basis van haar behoefte een Programma van Eisen op te stellen en gunningscriteria vast te stellen voor de beoordeling van de inschrijvingen.
De belangrijkste uitgangspunten daarbij zijn dat het hele proces transparant, objectief, niet-discriminerend en proportioneel moet verlopen. Een lastige opgave blijkt steeds weer.
De pre-keuze voor open source zou discriminerend kunnen zijn ten opzichte van niet-open source oplossingen en leidt tegenwoordig onherroepelijk tot een rechtzaak. Open Source is ansich geen goede reden. Het zal moeten worden verwoord in economische, maatschappelijke en functionele behoeften en dan zou een open source oplossing de MEVI kunnen zijn.
In de huidige fase dient de gemeente haar behoefte vast te stellen en een marktverkenning uit te voeren naar de beschikbare mogelijkheden op de markt. Eventueel kan ook een marktconsultatie worden uitgevoerd. Uit alles samen volgt dan het PVE en de gunningscriteria.
Veel aanbestedingsplichtige organisaties hebben moeite om MEVI uitgangspunten om te zetten in een kwalitaief goede PVE en gunningscriteria die recht doen aan alle aspecten. Het vraagt een bepaalde denkwijze en uitwerkingsmethodiek. Hiervan zijn goede voorbeelden van beschikbaar.
Zo hanteren wij een transparante MEVI methode voor aanbestedingen op het gebied van de documentinfrastructuur, multifunctionals, archief postverzending en outsourcing. Deze methode is ook toepasbaar op andere aanbestedingsvraagstukken.
Johan Kosters
Docplus
@Robert
[Dat je betaalbare computer aan Microsoft toedraagt doet mij hoogst verbazen.
Commodore, Sinclair, Atari, ooit van gehoord?]
Uiteraard. Kom op zeg, ik neem jou ook serieus! Het is de combinatie van de IBM XT met het MS-DOS operating system die de grote doorbraak van de computer voor privegebruik betekende en de PC bereikbaar maakte voor de ‘gewone man’. De 64, ZX en Atari waren razend populair, maar nauwelijks serieus te nemen als PC.
Nou geloof ik niet zo in Sinterklaas en dat soort altruisten, sterker nog: ik heb er een gezond wantrouwen tegen. Een bedrijf kan alleen maar salarissen blijven uitbetalen als het ook ergens verdient. Ergens moet er dus een catch zitten als OpenSource ‘gratis’ wordt verstrekt.
Maar nogmaals, ik sta slechts ‘kritisch’ en niet negatief tegenover OpenSource. Vooralsnog zie ik in mijn concrete situatie (IT in een Accountancy omgeving) geen directe voordelen in de overstap naar een Open Source platform.
@Ron: Juist in accountancy zie ik voordelen. Met open source kun je (laten) aantonen dat een programma betrouwbaar is en dat deze correct is. Het is geen black box waarvan je geen flauw idee hebt/kunt hebben wat er intern gebeurt.
Verder draaien vele (open/gesloten source) databases waar je in de accountancy mee te maken hebt, op Linux en dus op open source. Het wordt al gebruikt 😉