Wat zou het soms toch heerlijk zijn als je net als Carol Beer van het tv-programma Little Britain je computer gebruikt om antwoord te geven op vragen van medewerkers. Maar dan wel antwoorden die medewerkers motiveren waardoor ze goed blijven presteren. Helaas steekt het motiveren van mensen lastiger in elkaar. Je moet er tijd in investeren.
Human resources management gaat over de optimale inzet van mensen in een organisatie, met dien verstande dat het een win-win situatie is. Veel HRM'ers vinden dit zelfs al een kille en transactionele benadering.
De voordelen van eHRM zijn evident, maar laten we eerlijk zijn: automatiseren wordt nog weleens tot een doel verheven. In mijn loopbaan ben ik nog nooit een medewerker tegengekomen die het meest gemotiveerd werd door contact met zijn/haar leidinggevende via een computer. Iedereen wil weleens een aai over de bol en een compliment ontvangen.
Out of the box
De huidige markt vraagt om efficiency, transparantie en weten waar je je geld aan uitgeeft. Maar ook om creativiteit, innovatief vermogen en ondernemerschap. Hoe krijg je dat voor elkaar? Door medewerkers uit te nodigen met ideeën te komen en samen doelen te stellen. Door commitment van medewerkers te krijgen alsof het hun eigen bedrijf is.
Creativiteit, innovatie en ondernemerschap stimuleer je dus niet vanachter een computerscherm. Daarvoor moet je een omgeving creëren die aanmoedigt tot out of the box-denken. Ict-bedrijven waar veel beeldschermwerk wordt verricht, hebben niet voor niets inspirerende kantines, loungeplekken, pooltafels en tafelvoetbalspellen om interactie tussen mensen te bevorderen.
Beoordelingsritueel
Veel eHRM-systemen voorzien in administratie, van payroll tot competentiemanagement en succession planning (opvolging). Nadat je als HR-manager zorgvuldig een beoordelingscyclus hebt voorbereid en samen met management teamleden de ontwikkelbehoefte, successors, salarissen en/of bonussen hebt bepaald, dan moet dat worden vastgelegd in het eHRM-systeem. Vervolgens gaan de managers aan de slag met het invoeren van de input voor beoordelingsgesprekken. Dit mailen ze naar hun medewerkers, die daar dan weer digitaal op reageren. En zo heeft het jaarlijkse beoordelingsritueel zich weer voltrokken.
Of er een kwalitatief goed gesprek is gevoerd waarin commitment voor de nieuwe doelen is verkregen, is van ondergeschikt belang. Als alles maar juist in het systeem staat. En daar gaat het mis. Dat is naar mijn idee een van de redenen waarom eHRM niet de grote vlucht neemt die het zou kunnen nemen.
Leuke voorbeelden
eHRM zou meer aandacht moeten besteden aan het faciliteren van een performance management cycle en juist minder aan het overnemen of volledig automatiseren van die performance management cycle.
Organisatiestructuur is belangrijk bij de implementatie van eHRM, maar kun je als eHRM-aanbieder niet leuke voorbeelden geven of situatieschetsen maken, samen bedacht met HRM? Bijvoorbeeld op welke wijze het management de beoordelinggesprekken voert, met medewerkers de targetsetting voor het nieuwe jaar bepaalt, successors aanwijst of opleidingen plant. Dan krijgt eHRM een begeleidende rol. Een rol die de individuele manager de benodigde ruimte biedt waarin hij zijn medewerkers kan motiveren, stimuleren en enthousiasmeren.
Anders is het voor deze managers wel heel gemakkelijk om zich als Carol Beer te gedragen: 'Wil je een salarisverhoging? Computer says NO.'
eHRM is prima, maar alleen in handen van competente managers.
Een geautomatiseerd beoordelingssysteem bijvoorbeeld kan alleen omgaan met meetbare grootheden. Ik denk dat je je medewerkers daarmee vreselijk tekort doet. Een mens en zijn werk bestaat uit meer dan een verzameling meetbare feiten.
Ik herinner me mijn eerste beoordelingsgesprek nog bij een grote IT-boer (waar ik nu gelukkig weg ben): de manager klapte zijn laptop open en las mijn scores voor vanuit een krakkemikkige spreadsheet. Einduitslag: “redelijk”. Toen ik hem erop wees dat in de scores enkele belangrijke prestaties ontbraken (hij bleek geen flauw idee te hebben van hetgeen ik zoal gedaan had) vulde hij enkele gegevens aan voor zover het programma dat toestond, drukte op de knop en las het oordeel van de computer voor: nog steeds “redelijk”.
Bij dat bedrijf heb ik geleerd dat het voor een goede beoordeling geen zin heeft om je werk naar eer en geweten zo goed mogelijk te doen, maar wel om je druk te maken over de afgesproken beoordelingscriteria.
De H van HRM staat voor Human, menselijk dus.
En dat is precies waar het om draait bij (e)HRM: tooling ter ondersteuning, prima, maar de factore “menselijk” blijft van groot belang bij beoordelingen en functioneringsgesprekken.
En zoals Jos W al aangeeft: de afgesproken beoordelingscriteria, targets, KPI’s of hoe ze dan ook genoemd worden zijn bij sommige managers heilig.
Helaas wordt er door dat soort managers vooral gekeken naar wat je niet gedaan hebt. Als je 10 andere dingen gedaan hebt in plaats van, telt dat niet mee.